При смерти родственника в какой срок можно выплатить материальную помощь

Выплата матпомощи производится на основании приказа работодателя. Его форма законодательно не закреплена. В то же время она может быть определена положениями локального акта или коллективного договора.

Приказ может быть оформлен по следующему образцу:

ООО «Ирис»

Москва

ПРИКАЗ

О выплате материальной помощи

12.07.2022 № 124-лс

В связи с заболеванием главного менеджера операционного отдела ООО «Ирис» Иракова Р. В., подтвержденным представленными им документами (копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2022 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2022 № 129571),

ПРИКАЗЫВАЮ:

Выплатить Иракову Р. В. материальную помощь в размере 5 000 руб.

Выплату матпомощи произвести вместе с выплатой очередной заработной платы за август 2022 года.

Основание: заявление Иракова Р. В. от 12.07.2022, копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2022 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2022 № 129571

Директор ООО «Ирис» Васильев О. В. /Васильев/

Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления

Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.

Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.

Материальная помощь работнику в связи со смертью близкого родственника

Работодатель вправе оказать материальную помощь работнику, потерявшему близкого родственника. Возможность предоставления такой помощи нужно прописать в коллективном договоре или ЛНА.

Подробнее об оформлении материальной помощи работнику в связи со смертью его родственника можно прочитать в Готовом решении “Как оформить предоставление работнику материальной помощи в связи со смертью члена семьи (родственника)”, получив бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.

В какой срок работник должен подать заявление

Срок, в который работник может обратиться за оказанием ему материальной помощи в связи со смертью родственника, имеет смысл прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, можно установить, что такое заявление работник должен подать в двухнедельный срок со дня смерти близкого родственника.

Материальная помощь при смерти родственника и страховые взносы

В отношении страховых взносов действует то же правило, что и по НДФЛ: если материальная помощь выплачивается в связи со смертью члена семьи работника, то она полностью освобождена от взносов (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ), в противном случае — облагается с учетом 4000-ного лимита (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Причем, в ситуации со взносами не стоит рисковать и руководствоваться вышеназванным письмом Минфина. Ведь Минтруд в свое время сказал, что понятие «член семьи» расширению не подлежит (Письмо Минтруда от 09.11.2015 № 17-3/В-538), а Минфин отмечал, что разъяснения Минтруда относительно страховых взносов актуальны и сейчас (Письмо Минфина от 16.11.2016 N 03-04-12/67082).

Материальная помощь родственникам умершего сотрудника: НДФЛ и страховые взносы

Подоходный налог с сумм единоразовой материальной помощи не удерживается, если получателями средств выступают близкие родственники умершего физического лица (нормами СК РФ в эту категорию причисляются супруги, родители и дети). Такой подход подтверждается п. 8 ст. 217 НК РФ и разъяснениями Минфина. Если выплата производится лицу, которое не является членом семьи умершего, налог надо удержать и перечислить в бюджет (Письмо Минфина от 26.10.2017 г. № 03-04-05/70419).

Как выдать материальную помощь родственникам умершего сотрудника и корректно отразить страховые отчисления? Взносы на социальное страхование на суммы такой матпомощи не начисляются, в т.ч., если заявителем выступает человек, не являющийся членом семьи умершего, поскольку эти выплаты не относятся к объекту обложения страхвзносами (ст. 420 НК РФ). Если средства выделяются близким родственникам, взносы также не начисляются и не платятся в бюджет (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Применительно к НДФЛ для освобождения выплат от них необходимо соблюсти два условия:

• документальное удостоверение близкого родства между умершим и заявителем;

• единовременный характер оказываемой помощи.

Читайте также: Как получить пособие на погребение

Образец заявления на отпуск, предоставляемого с согласия работодателя

Если отпуск в связи с похоронами предоставляется не в силу законодательства, то указывать основание в заявлении необязательно. Работник может написать такое заявление.

На основании чего предоставляется отпуск в связи с похоронами

Отпуск в связи с похоронами предоставляется на основании соответствующего заявления работника.

В каких случаях матпомощь может выплачиваться?

Выделяют следующие виды материальной помощи:

• единовременная (разовая) или периодическая;
• выраженная в денежной форме (рублях) либо в натуральной форме, в частности лекарствами, вещами и т. д.
• связанная с определенными событиями в текущей деятельности служащего (например, выход в очередной оплачиваемый отпуск), с негативно характеризующимися событиями (например, болезнь родственника трудящегося) либо с позитивно характеризующимися обстоятельствами (например, рождением у сотрудника ребенка).

К основаниям для выплат можно отнести:

• уход трудящегося на пенсию по возрасту;
• рождение детей;
• свадьбу работника;
• заболевание сотрудника;
• заболевание членов его семьи;
• смерть родственника;
• очередной оплачиваемый отпуск.

Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.

Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре

В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).

Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.

Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.

В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.

Обязан ли работодатель оказывать матпомощь родственникам умершего сотрудника?

Законодательством установлен только один случай, когда работодатель должен безусловно выплатить родным умершего сотрудника некоторую сумму в качестве матпомощи. Речь идет о случае смерти лиц, направленных работать в российские дипломатические представительства за границей. Члены семьи умершего вправе рассчитывать на сумму в 50% оклада посла РФ (подп. «д» п. 5 Правил предоставления гарантий…, утв. постановлением Правительства РФ от 20.12.2002 № 911).

В остальном работодатели обязаны оказывать матпомощь в рассматриваемой ситуации, только если это закреплено в одном из следующих документов:

• трудовой договор;
• коллективное соглашение;
• локальный акт.

При этом допускается установление условий для осуществления выплат: определенный стаж работы сотрудника на предприятии, наличие у работодателя свободных денежных средств и т. д.

Соответствующие обязательства компания может на себя официально и не брать. Но это не значит, что члены семьи ее умершего сотрудника не могут рассчитывать на матпомощь в столь трудной ситуации: при согласии на то работодателя это возможно.

Важно! Рекомендация от “КонсультантПлюс” Оформляя прекращение трудового договора в связи со смертью работника, учтите следующие особенности. Рекомендуем оформить все документы (приказ, трудовую книжку в случае ее ведения и др.), а также заполнить сведения о трудовой деятельности днем, когда…(все подробности — в Готовом решении от КонсультантПлюс). Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Если умерший человек вообще не является родственником работника

В этом случае работодатель вовсе не обязан отпускать в отпуск работника, но он может пойти работнику навстречу и предоставить отпуск в связи с похоронами.

Сколько раз может быть предоставлен «скорбный» отпуск

Отпуск в связи похоронами, предоставляемый работнику в силу законодательства, положен при каждом трагическом случае.

Если же речь идет об отпуске в связи со смертью родственника, не являющегося близким, то все зависит от решения работодателя.

Размер мат.помощи работнику и порядок ее оказания

Пределы и ограничения по выплате материальной помощи в связи со смертью не определены на уровне законодательства.

Ее размер фиксируется в локальных актах фирмы (положение об оплате труда, учетной политике) и напрямую зависит от финансовой стабильности хозяйствующего субъекта.

Допускается определять предельные границы на текущий календарный год отдельным распоряжением.

Рассмотрение каждого заявления осуществляется руководителем компании.

Если на предприятии один учредитель, то материальная помощь выделяется из части прибыли посредством решения единственного учредителя.

Когда учредителей несколько, то необходимо составить протокол их общего собрания. На основании вынесенного решения управляющим компанией накладывается соответствующая резолюция с учетом текущих обстоятельств.

Денежное поощрение от работодателя не подлежит обложению НДФЛ в полном объеме. Но это правило распространяется только при выдаче помощи в связи со смертью близкого родственника (п.8 статья 217 НК РФ).

Даже если в трудовом контракте работника не оговаривается возможность выплаты финансовой помощи, то даже в такой ситуации можно обговорить с директором предприятия или всем коллективом сумму денежного поощрения.

Порядок оказания материальной помощи, если умер сотрудник.

Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)

Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.

Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.

Образец такого документа может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Ирис»

Петрову Т. Н.

От старшего менеджера

Карпова Т. Г.

Заявление

Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.

Приложение: копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2022 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2022 № 129571, выданного врачом Анисимовой Р. В.

12.07.2022 Карпов Т. Г. /Карпов/

Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.

Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.

Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Ирис»

Петрову Т. Н.

От начальника отдела продаж

Игнатьева Т. В.

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2022 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.

Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2022

Заработная плата и компенсация за отпуск

Заработная плата умершего сотрудника за те дни, которые он фактически отработал до ухода из жизни, выплачивает предприятие. В эту сумму входят как премии, так и различные доплаты. Если у сотрудника остались дни отпуска, которые он не успел использовать, они также оплачиваются – в виде компенсации.

Кто получает выплаты

Выплата зарплаты умершего работника родственникам, а также других сумм, осуществляется предприятием по заявлению, которое подают имеющие соответствующее право лица.

Заявитель

Примечания

Член семьи

Вдова (вдовец), родители (усыновители), дети (усыновленные)

Иждивенец умершего

Может быть или не быть членом семьи умершего

Факт совместного проживания с умершим в данном случае не будет иметь значения.

Если сотрудник, ушедший из жизни, взял отпуск в качестве аванса, а отработать его фактически так и не успел, выплаченные за неотработанные дни отпускные не вычитаются из его последней заработной платы.

Документы

Член семьи или любой другой гражданин, имеющий право на получение выплат за умершего сотрудника, должен предоставить для получения средств комплект документов:

• копию свидетельства о смерти;
• паспорт (удостоверение личности);
• документ, который подтверждает тот факт, что получатель действительно член семьи умершего сотрудника или его иждивенец – свидетельство о браке, о рождении, судебное решение об установлении нахождения на иждивении.

Также потребуется подать и заявление на выдачу финансовых средств, которые положены законом при смерти. Именно заявление станет фактическим подтверждением обращения за получением выплат в случае, если уже постфактум за выплатами решать обратиться другие члены семьи умершего.

Образец заявления на получение зарплаты за умершего родственника, составленный нашими специалистами, можно скачать ниже.

Перечисление

Зарплата умершего сотрудника на его карту не перечисляется – по той причине, что смерть считается основанием для прекращения трудового договора, это регламентировано в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Таким образом, принцип начисления заработной платы, который зафиксирован в договоре, коллективном или трудовом, уже не действует, равно как и в случае с увольнением уже умершего сотрудника незадолго до его ухода из жизни.

Однако предприятие обязано осуществить окончательный расчет и выплатить средства родственникам умершего сотрудника. К их числу относятся, согласно ст. 2 СК РФ, супруги, усыновители или родители, родные и усыновленные дети, иждивенцы, если у них есть соответствующие документы – это прописано в ст. 141 ТК РФ.

Положенные суммы перечисляются на счет, который указал заявитель, или передаются заявителям лично в течение недели с даты, когда работодатель получил все необходимые документы.

34683/7c8d2fe49f0c8b8d13723803f2e82228f99b6d7e/”>ст. 236 ТК РФ, предприятию начислят проценты на задержанную сумму – 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки. Наши специалисты готовы помочь в составлении жалобы в трудовую инспекцию на компанию, задерживающую выплаты в связи со смертью сотрудника.

Уплата страховых взносов с сумм помощи в связи со смертью работника

Страховые взносы уплачиваются работодателем в отношении подлежащих страхованию физлиц. Он не выступает страхователем лиц, получающих матпомощь в связи со смертью работника (как правило, это члены семьи последнего). Таким образом, страховые взносы с сумм помощи родным умершего работника платить не нужно, так как отсутствует объект обложения (ст. 420 НК РФ).

С другой стороны, возможна ситуация, когда родные умершего трудятся у того же работодателя. В этом случае также отсутствует объект обложения взносами, так как выплаты производятся не в рамках трудовых отношений.

А вот помощь работнику в связи со смертью его родственников не будет облагаться страховыми взносами только при соблюдении следующих условий:

1. Единовременность. Единовременной является матпомощь, выплачиваемая не более 1 раза в течение отчетного периода. Таким образом, с выплачиваемой частями (к примеру, ежемесячно) помощи нужно платить страховые взносы.
2. Умершим является член семьи работника, к которым относят супруга, детей и родителей. Суммы помощи в связи со смертью иных родственников взносами облагаются.

Приказ на отпуск в связи со смертью близкого родственника

Получив заявление от работника, работодатель должен издать приказ об отпуске. В этом случае оформляется стандартный приказ на предоставление отпуска без сохранения зарплаты, т. е. в приказе не фиксируется конкретная причина предоставления отпуска.

Можно разработать собственную форму приказа на отпуск, но проще воспользоваться унифицированной формой № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Образец приказа на отпуск в связи с похоронами приведем ниже.

Кстати, если же вы все-таки решите разработать собственную форму приказа на отпуск, не забудьте закрепить в качестве приложения к учетной политике.

Кого считать близким родственником

Трудовой кодекс не уточняет, кого из членов семьи можно отнести к близким родственникам в целях предоставления неоплачиваемого «скорбного» отпуска работнику. Поэтому можно обратиться к Семейному кодексу. Так вот, согласно этому документу к членам семьи и близким родственникам относятся (ст. 2, ст. 14 Семейного кодекса):

• супруг/супруга;
• родители (в т.ч. приемные);
• дети (в т.ч. усыновленные);
• дедушки и бабушки;
• внуки;
• полнородные братья и сестры (братья/сестры, имеющие общих родителей);
• неполнородные братья и сестры (братья/сестры, имеющие общего отца или общую мать).

Выплаты, которые полагаются родным при смерти работника

К выплатам, которые в связи со смертью работника нужно выдать родственникам умершего работника, относятся:

• заработная плата, которую работник не успел получить ко дню прекращения трудового договора;
• компенсация за «неотгулянные» отпуска;
• пособия, которые работник не успел получить ко дню смерти (например, в случае болезни – пособие по временной нетрудоспособности);
• иные денежные средства, которые не являются заработной платой, но полагаются работнику согласно трудовому договору (например, премиальные, компенсации и т.д.).

Отражение отпуска в связи со смертью близкого родственника в графике отпусков

В графике отпусков не нужно отражать отпуск за свой счет, предоставляемый работнику в связи с похоронами.

Судебная практика: отказ в выплатах за умершего сотрудника

Дмитрий Иванов, руководитель и акционер АО «Альфа», состоявший в браке с Анной Ивановой, умер. Спустя два месяца Анна Иванова обратилась в АО «Альфа» с просьбой выплатить ей доход, который не успел получить ее супруг, а именно – заработную плату за май, компенсацию за неиспользованный отпуск умершего родственника. Средства Ивановой не поступили, она обратилась с исковым заявлением в суд.

В заявлении истица ссылалась на ст. 141 ТК РФ, согласно которой все, что было заработано умершим, выплачивается членам его семьи. Анна Иванова отмечала, что с умершим Дмитрием Ивановым она состояла в браке, поэтому имеет соответствующее право. Кроме того, Иванова потребовала выплатить материальную помощь в виде пособия от компании на погребение.

Районный суд, рассмотрев дело, отказал Ивановой в требованиях, ориентируясь на ст. 1183 ГК РФ, и, в частности, на то, что заработная плата и другие доходы, которые приравниваются к ней, которые наследодатель не успел получить при жизни, выплачиваются членам его семьи при условии факта совместного проживания.

Ивановы в течение нескольких лет проживали по отдельности, что подтвердили на суде и сотрудники АО «Альфа» и свидетели. Спорную сумму, посчитал суд, нужно распределить между всеми наследниками Иванова.

В первой инстанции Анна Иванова также получила отказ. Удалось установить, что АО «Альфа» выплатило ей компенсацию по смерти ее родственника, а именно – на погребение супруга, однако затем попросило вернуть средства, отметив, что у Иванова имелся перед компанией долг за аренду машины в размере 700 млн рублей. Анна Иванова вернула компенсацию, и, как посчитал суд, распорядилась этими средствами по своему усмотрению.

Анна Иванова приняла решение обратиться в Верховный суд РФ. На заседании она заявила, что она и ее супруг жили вместе, вели совместное хозяйство, что подтверждалось показаниями знакомых, и не было учтено предыдущими инстанциями. И даже тот факт, что Иванов некоторое время жил отдельно, по мнению истицы, не повод отказывать ей в выплатах, так как СК РФ понимает под семейными отношениями совокупность обязательств. Верховный суд отменил решения предыдущих инстанций и направил дело на пересмотр.

Материальная помощь, оказываемая в связи с похоронами, и НДФЛ

Единовременная материальная помощь, выплачиваемая работнику в связи со смертью члена семьи, не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ).

Здесь важно обратить внимание, что речь идет об освобождении от налогообложения помощи, оказываемой в связи со смертью именно членов семьи, а не близких родственников. При этом Налоговый кодекс не раскрывает понятия «члены семьи». Поэтому можно опять обратиться к Семейному кодексу, в котором под членами семьи понимаются (ст. 2 Семейного кодекса):

• супруги;
• родители (в т.ч. приемные);
• дети (в т.ч. усыновленные).

Соответственно, не удерживая НДФЛ с суммы материальной помощи, выплачиваемой в связи со смертью кого-либо из вышеперечисленных родственников, можно не опасаться претензий со стороны налоговиков.

Что же касается материальной помощи в связи со смертью других родственников, то здесь все не так однозначно. В одних письмах Минфин говорил, что ее можно не облагать НДФЛ при условии, что работник проживал вместе с умершим (см., например, Письмо Минфина России от 02.12.2016 N 03-04-05/71785). В других указывал, что НДФЛ не нужно начислять только с матпомощи, оказанной именно членам семьи работника в соответствии с Семейным кодексом. А матпомощь, выплаченная другим родственникам, облагается налогом в общем порядке (Письмо Минфина России от 03.10.2022 N 03-04-05/95148, Письмо Минфина России от 24.07.2017 N 03-04-05/46847). Поэтому с сумм, перечисленных не членам семьи, безопаснее НДФЛ исчислить и удержать (с учетом необлагаемого лимита (п.28 ст.217 НК РФ)), в противном случае – быть готовым к вопросам от проверяющих