Как правильно указать в служебной записке сумму премирования без налогов

Служебная записка о покупке обычно составляется от лица, ответственного за административно-хозяйственные вопросы компании или это может быть сотрудник отдела закупок, руководитель структурного подразделения, главный инженер или другой сотрудник, который нуждается в приобретении оборудования.Записка направляется на имя руководителя компании. Если руководитель сочтет покупку необходимой, он может издать приказ о выдаче денег на покупку ответственному лицу или поручить бухгалтерии произвести оплату покупки безналичным расчетом.

Как правило, оформление служебной записки на приобретение оборудования не отличается от оформления других служебных записок. В ней должны быть указаны следующие данные:

• название и реквизиты организации;

• дата и номер служебной записки;

• заголовок документа, например “Служебная записка на приобретение оборудования”;

• текст записки с указанием наименования оборудования, его характеристик и количества;

• обоснование необходимости приобретения оборудования;

• подпись составителя записки.

Психологические аспекты премирования сотрудников

При премировании важно учитывать психологию:

• Обоснование премии должно быть понятно сотруднику
• Недопустимо фаворитизм при премировании
• Премия должна следовать сразу за достижением
• Нужно избегать зависти других сотрудников

Иначе вместо стимулирования премия может демотивировать коллектив.

14. Последствия нарушения требований к письмам в ИФНС

Нарушение требований к порядку представления пояснений влечет следующие последствия:

• Штрафы за непредставление или несвоевременное представление.
• Повторное требование с разъяснениями.
• Внеплановая налоговая проверка.
• Доначисление налогов по результатам проверки.

Поэтому очень важно грамотно готовить ответы на требования инспекции, чтобы избежать негативных последствий.

Для чего составляется служебная записка

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

• запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
• обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
• предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Наряду со служебными записками на предприятии также могут составляться докладные записки, узнайте больше о специфике их применения.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Ознакомиться с экспертным определением понятия служебной записки вы можете в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите к нему бесплатный пробный доступ.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. По центру следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку. Однако это необязательно.
3. После этого следует коротко озаглавить документ, т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен.
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно с указанием причастных должностных лиц. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Кто может написать служебную записку на премирование

Служебную записку на премирование сотрудника обычно пишет:

• Начальник того подразделения, где работает сотрудник
• Руководитель функционального направления
• Сотрудник отдела кадров

В исключительных случаях служебную записку может написать сам работник.

Скачать образец служебной записки о премировании

Служебная записка о премировании не имеет установленной законом формы, поэтому иногда при ее составлении возникают затруднения. Рекомендуем скачать наши бланк и образец:

Бланк по теме:Бланк и образец служебной записки на премиюПосмотретьСкачать

4. Особенности письма в налоговую по НДС

Пояснения по НДС с 2021 года подаются только в электронной форме. Установлен строгий формат представления разъяснений в виде XML-документа.

В требовании ИФНС приводятся коды ошибок – цифровые обозначения для каждого вида расхождения. Например:

• Код 1 – противоречия с книгой продаж контрагента.
• Код 2 – занижение суммы налога.
• Код 5 – несоответствие показателей в налоговом и бухгалтерском учете.

Каждый код ошибки нужно проанализировать и дать пояснения. Если данные декларации верны, то указать на отсутствие нарушений и ошибок.

Какие основания для премирования можно указать в служебной записке

В качестве оснований для премирования в служебной записке можно указать:

• Выполнение плана по продажам, прибыли
• Достижение установленных КПЭ
• Внедрение рацпредложений
• Юбилей работника
• Профессиональный праздник

Если премия не связана напрямую с результатами, желательно подробно обосновать причины премирования в служебной записке.

Например, выделить особые заслуги сотрудника перед организацией или его вклад в общее дело.

Срок хранения служебной записки о закупке оборудования

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённому Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет.

При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения.

Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определён уставом компании.

Итак, служебная записка является важным инструментом для обмена информацией в рамках работы организации. Знание видов служебных записок, их назначения и правил оформления поможет сотрудникам более эффективно использовать этот инструмент для решения текущих задач и вопросов. Другими словами – для большей эффективности продолжайте читать статьи на нашем сайте.

6. Рекомендации по написанию письма в налоговую

Письмо в налоговую должно быть максимально конкретным и лаконичным. Рекомендуется использовать официально-деловой стиль без эмоциональных выражений.

При составлении письма следует:

• Четко сформулировать суть пояснений по каждому факту.
• Обосновать позицию компании со ссылкой на нормы законодательства.
• Подробно расписать все расчеты.
• Ссылаться на конкретные первичные документы.
• Избегать двусмысленных формулировок.

Перед отправкой рекомендуется еще раз проверить письмо, чтобы убедиться в соблюдении всех требований ИФНС.

8. Как избежать требования представить пояснения

Чтобы снизить риски получения требования из ИФНС, рекомендуется:

• Вести учет и сдавать отчетность без ошибок.
• Проводить внутренний аудит перед сдачей отчетности.
• Сверять данные налогового и бухгалтерского учета.
• Взаимодействовать с налоговыми органами в рабочем порядке.
• Оперативно исправлять выявленные инспекцией ошибки.

Такая проактивная позиция позволит свести к минимуму необходимость пояснений по требованию ИФНС.

Что происходит после утверждения служебной записки

Дальнейшие действия после получения утвержденной служебки на премирование:

1. Издается приказ о премировании
2. Служебка передается в бухгалтерию для начисления премии
3. Делается запись о премии в трудовую книжку сотрудника
4. Работник уведомляется о премии
5. Премия выплачивается в установленный срок

Таким образом, утвержденная служебка запускает процесс премирования сотрудника.

Служебная записка на замену оборудования

Служебная записка на замену оборудования – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары. Обычно оформляется с пояснением, почему необходимо заменить оборудование.

В записке необходимо указать:

• наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;

• данные автора записки – ФИО, должность, подразделение;

• заголовок (опционально, например, «О замене компьютера»);

• причину выхода старого компьютера из строя;

• просьбу о замене компьютера;

• дату составления записки;

• подпись.

Унифицированной формы служебной записки о замене оборудование не существует. В организации, как правило, существуют свои правила составления записок, закреплённые на уровне локального нормативного акта – инструкции по делопроизводству.

HR-брендинг и премирование персонала

Грамотная система премирования помогает укреплению HR-бренда компании:

• Показывает заботу о сотрудниках
• Демонстрирует возможности профессионального и карьерного роста
• Формирует имидж компании как хорошего работодателя
• Повышает лояльность и вовлеченность персонала

Поэтому премирование – не только инструмент мотивации, но и элемент HR-брендинга.

Обязательно ли писать служебную записку о премировании сотрудника

Это зависит от вида премии. Так:

• если речь идет о регулярной премии, предусмотренной системой оплаты труда в организации (например, квартальная премия) — служебная записка не нужна;
• в случае разового премирования — подача служебной записки обязательна.

В приказе Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 № 236 служебная записка определяется, как дополнение к приказу (распоряжению).

При проведении проверок трудовой инспекцией и другими компетентными органами именно наличие служебной записки является подтверждением законности и обоснованности приказа о премировании.

Где можно скачать пример служебной записки

Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами, по ссылке ниже:

Скачать образец служебной записки

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Читать дальше

Куда передают служебную записку на рассмотрение

После написания служебная записка на премирование передается на рассмотрение:

• Руководителю организации
• В специальную комиссию по премированию (если она создана)
• Главному бухгалтеру
• Может оставаться в отделе кадров без передачи руководству

Служебка на премирование сотрудника образец передается тому, кто наделен полномочиями утверждать выплаты в организации.

Для чего нужна служебная записка

Что касается видов служебных записок, то они разделяются в зависимости от типа проблемы. Например, документ может носить такой характер:

• аналитический, когда сотрудник анализирует текущую обстановку, уведомляя о результатах;
• докладная, когда работник уведомляет, например, о результатах предыдущего мероприятия;
• пояснительный, когда сотрудник кратко или подробно излагает ситуацию, происходящую внутри организации;
• объяснительный, когда сотрудник описывает причины происшедшего;
• материальный, когда работник запрашивает средства на решение проблемы.

Таким образом, служебная записка нужна для подтверждения того, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение. Вместе с тем, этот же сотрудник перекладывает ответственность за решение вопроса на уполномоченных специалистов. И если возникнут спорные ситуации, то документ поможет быстро урегулировать спор.

Служебная записка может содержать не только описание проблемы, но и список мероприятий, которые могут помочь в урегулировании вопроса.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием расходов, произведенные на нужды предприятия, например, при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после написания необходимо хранить также долго, как любые другие первичные документы.

Что такое служебная записка и для чего она нужна

Служебная записка ― это инструмент деловой переписки между сотрудниками одной организации.

Она пишется по разному поводу: о ненадлежащем выполнении служебных обязанности кем-то из работников, о необходимости премирования отличившегося сотрудника, об увеличении заработной платы, о направлении работника в командировку, о необходимости предоставления различных материалов и техники для работы и т.д.

Правила написания служебной записки

«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.

1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.

2. Какое должно быть содержание письма в налоговую

Структура пояснительного письма в ИФНС включает:

1. Наименование документа.
2. Реквизиты организации.
3. Ссылку на полученный запрос с его реквизитами.
4. Текст пояснений.
5. Перечень прилагаемых документов.
6. Подпись и печать.

Ключевые элементы содержания:

• Объяснение причин выявленных инспекцией расхождений.
• Указание правильных данных, если в декларации допущены ошибки.
• Ссылки на подтверждающие документы и материалы.
• Доказательства отсутствия нарушений, если данные отчетности верны.

Например, в пояснениях по НДС нужно будет разъяснить каждый код ошибки, указанный инспекцией. По налогу на прибыль – обосновать объективные причины снижения налоговой нагрузки или убытков.

Письмо должно содержать конкретные факты. Например, если работникам выплачивали премии, которые не облагаются страховыми взносами, но учитываются при налоге на доходы физлиц, нужно перечислить этих сотрудников с суммами.

12. Типичные ошибки при составлении писем в налоговую

Чтобы письмо с пояснениями соответствовало требованиям ИФНС, следует избегать типичных ошибок:

• Нарушение сроков представления.
• Неполнота или нечеткость пояснений.
• Отсутствие ссылок на документы и нормы законодательства.
• Арифметические ошибки в расчетах.
• Неправильное оформление документа.

Тщательная проверка письма позволит минимизировать риск получения замечаний от инспекторов.

Автоматизация процесса премирования в компании

Для упрощения процесса премирования можно использовать специальные ИТ-решения:

• Модули в 1С, SAP, Oracle HCM
• Онлайн-сервисы для HR
• Мобильные приложения

Это позволяет сократить ручной труд по заполнению служебок и расчету премий.

Служебная записка о премировании: что это за документ и для чего он нужен

Служебная записка о премировании — это внутренний документ организации, который является основанием для начисления и выплаты премии сотруднику в соответствии с Положением о премировании и Положением об оплате труда, принятыми на предприятии.

Форма служебной записки о премировании законодательством РФ не утверждена. Поэтому требования к ее содержанию могут устанавливаться как ведомствами в форме ведомственного локального документа, так и непосредственно руководителем организации.

Служебная записка о премировании составляется:

• для выплаты ежемесячного материального поощрения, квартальной премии, премии по итогам года, премии за счет экономии фонда оплаты труда — согласно Положению о премировании и Положению об оплате труда, принятым на предприятии;
• за особые достижения при выполнении трудовых обязанностей;
• по ходатайству сторонних организаций или государственных органов;
• в связи с юбилейной датой предприятия или сотрудника;
• в связи с профессиональным праздником;
• в иных случаях, предусмотренных коллективным договором предприятия, Положением о премировании, Положением об оплате труда.

Служебная записка является документом, подтверждающим законность и обоснованность материального вознаграждения сотрудников организации. Она является основанием для издания руководителем организации приказа о премировании сотрудников, начисления и последующей выплаты премии работниками бухгалтерии.

В приказ о премировании включаются все структурные подразделения организации, а также, сотрудники, которые премируются за индивидуальные достижения.

Бланк по теме:Приказ о премировании работниковПосмотретьСкачать

Важно! В бюджетных организациях выплачивается стимулирующая надбавка, которая не является премией, хотя может выплачиваться ежемесячно. Данная выплата имеет предельный размер и устанавливается для каждого конкретного работника в определенном размере. Оформляется также служебной запиской.

Рекомендуем полезный материал от “КонсультантПлюс” о том, как правильно премировать сотрудников. Если у вас еще нет доступа к системе, то вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Особенности написания служебной записки в бухгалтерии

При написании служебки премировании сотрудников бухгалтерии, используя образец 2017, следует учитывать:

• Наличие показателей премирования для бухгалтеров в положении об оплате труда
• Сроки сдачи отчетности
• Качество ведения учета
• Внедрение новых методов учета

Премирование бухгалтеров лучше приурочивать к сдаче квартальной или годовой отчетности.

Где и сколько хранятся служебные записки о премировании

Служебная записка о материальном поощрении — это документ информационно-справочного характера. В соответствии с п. 275 Перечня документов, утвержденного приказом Роструда от 15.03.2024 № 61, срок хранения данного вида документа составляет 5 лет. Место хранения — это отдел кадров или бухгалтерия предприятия.

Налоги при премировании по служебной записке

При выплате премий по служебным запискам необходимо правильно рассчитать налоги:

• НДФЛ – 13% от суммы премии
• Страховые взносы – 30% на сумму премии, превышающую предельную базу

Если премия выплачивается за счет прибыли, эти суммы налогов можно учесть как расходы при расчете налога на прибыль.