Выписка из приказа о приеме как правильно указать дату выписки

Во-первых, выписка – это краткое изложение какого-либо текста, которое делает удобнее его чтение. Она выдерживает в форме краткой сводки основную информацию, необходимую для понимания содержания документа. В отличие от выписки, копия является полным дубликатом исходного документа, включая все текстовые и графические данные.

Во-вторых, выписка нередко применяется в качестве приказа, распорядительного документа или договора для оформления определенного процесса или решения. Копия, в свою очередь, просто дублирует уже выполненные действия, и никаких конкретных мероприятий она не требует.

В-третьих, выписки делаются для кого-либо, кто просит о них. Например, в судебных процессах может потребоваться выписка из определенного акта или документа для обоснования и понимания решений суда. В таких случаях копии будут бесполезны, так как содержат всю информацию целиком и полностью, а нужно только то, что кажется необходимым.

И наконец, выписка нужна для того, чтобы удобнее и быстрее понять, что написано в документе. Она делается для тех, кто по какой-то причине не имеет возможности или желания читать документ целиком. Она выделяет основные положения и делает их предложения более доходчивыми. Выписка помогает облегчить процесс осмысления информации, а копии – это рабочий образец документа, на который можно сослаться при необходимости.

Таким образом, выписка отличается от копии тем, что оформляется для понимания и удобства чтения документа и может служить основой для решений и процессов. Копия же является точной копией исходного документа, сохраняющей все его содержание.

No related posts.

Ответственность организации за выдачу выписок из приказов

Организация несет ответственность за достоверность сведений, указанных в выписках из приказов. Если выписка не соответствует оригиналу приказа, ее можно обжаловать.

Кроме того, за необоснованный отказ в выдаче выписки организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому компаниям следует уделять пристальное внимание правильному оформлению выписок в соответствии с нормативными требованиями.

Разновидности выписок из приказов

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

1. О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
2. Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
3. О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
4. О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
5. Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
6. О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
7. Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
8. По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения – совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

Чем отличается выписка от копии приказа?

Выписка из приказа и копия последнего ─ это два разных документа. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. В то же время с юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Образцы выписок из различных приказов

Выписка из приказа о приеме на работу:

ПРИКАЗ No 145 от 03.05.2022 О приеме на работу Иванова Ивана Ивановича ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Принять ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность менеджера отдела продаж с 03 мая 2022 года.

Директор ООО “Рога и копыта” И.И. Иванов

Верно:

И далее примеры выписок из других видов приказов с разными форматами контента – списки, таблицы, цитаты.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, равно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Поэтому оформлять ее можно в свободном виде. Часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании, которые необходимо заверить в учетной политике организации.

Независимо от того, какой вариант будет выбран, важным условием является наличие названия фирмы, даты и места выдачи выписки. В конце документ должны подписать все ответственные сотрудники, которые тем или иным образом причастны к составлению документа. При этом заверять выписку надо согласно п. 1 Указа Президиума ВС СССР № 9779-Х:

1. После подписи руководителя указать слово «Верно». Оно может быть в виде оттиска или написано вручную.
2. Далее следует указать должность заверителя, так как им может быть как владелец компании, так и его зам либо руководитель подразделения. Кроме того, допустимы и иные работники, имеющие соответствующие полномочия на основании доверенности.
3. Ниже указывают дату заверения выписки и место ее составления. Чаще это офис, где хранится приказ, хотя иногда таким местом является подразделение, где трудится заявитель. В таком случае местный руководитель использует электронную базу данных.
4. В конце необходимо подтвердить, что подлинник выписки находится по месту ее формирования. Для этого необходимо написать «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Обычно это заверение требуется при подаче документа в стороннюю компанию. Причем ее надо дополнительно проштамповать печатью предприятия, подразделения или отдела, в котором составили выписку.

Сам текст выписки должен в точности соответствовать содержанию приказа, никакие изменения и корректировки в нем недопустимы.

Рекомендации по составлению выписки для совместителей

Совместителям часто требуются выписки из приказов, подтверждающие работу по внутреннему или внешнему совместительству. При их составлении стоит учесть:

• Указать, что работник принят по совместительству
• Внести данные об основном месте работы совместителя
• Отразить объем рабочего времени по совместительству
• Указать размер оплаты труда

Такая выписка будет содержать всю необходимую информацию для подтверждения трудовой деятельности по совместительству.

Нормативное регулирование оформления выписки из приказа

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан по запросу работника не позднее 3 дней выдать выписку из приказа (ст.62).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления выписки:

• Указывается, что это выписка из конкретного документа
• Проставляется дата и место составления выписки
• Ставится подпись ответственного лица и печать организации

Выписку может заверять руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Подпись скрепляется печатью, если она предусмотрена уставом организации.

Особые случаи выдачи выписок из приказов

Рассмотрим некоторые особенности выдачи выписок:

• Уволенным сотрудникам выдают выписки из приказов для подтверждения стажа
• Для госорганов готовят выписки по специальным запросам
• Совместителям нужны выписки о работе по совместительству
• Для архива выписывают кадровые приказы

В каждом случае есть свои нюансы оформления.

Выдача выписок уволенным сотрудникам

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в день увольнения. Но на практике часто выдают выписки из соответствующих приказов:

• О приеме на работу
• О переводах на другие должности
• О предоставлении отпусков
• О поощрениях
• Об увольнении

Такие выписки позволяют уволенному сотруднику подтвердить свой стаж в этой организации.

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

1. Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
3. Дата – так же, как и в приказе.
4. Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
5. Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Чем выписка отличается от копии

Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.

Оформление выписок для нужд архива организации

В архив организации передаются выписки из кадровых приказов, касающихся приема, переводов и увольнения работников. Это необходимо для подтверждения трудового стажа сотрудников.

При подготовке выписок для архива важно:

• Включить все кадровые изменения за период работы сотрудника
• Указать полные реквизиты приказов
• Оформить выписки надлежащим образом с подписью и печатью

Выписки для архива готовятся в момент увольнения сотрудника и помещаются в его личное дело.

Выписка из приказа о приеме на работу: для чего составляется

Выписка из приказа о приеме на работу является одним из документов, которые подтверждают трудоустройство человека на определенном месте. Оформляется она, как правило, для сотрудников.

Например, выписку из приказа о приеме от работника могут требовать различные организации: банки при оформлении кредита, госорганы для получения различных социальных и тому подобных услуг.

Бывает, что выписки нужны совместителям: справка с места работы по совместительству может понадобиться, чтобы внести запись о нем в трудовую книжку, а с основного места работы — для оформления отпуска на неосновном (напомним, согласно ст. 268 ТК РФ отпуска внешним совместителям предоставляются одновременно с отпуском на основной работе).

Подробнее об этом читайте в статье «Отпуск по совместительству и основному месту работы» .

Почему бы не выдать работнику просто копию приказа? В принципе, в некоторых случаях так и поступают. Если человеку нужно подтвердить не только место работы и дату трудоустройства, но и размер зарплаты, заверенная копия очень даже подойдет (для представления в банк, например). Но если информация о заработке организации-адресату не требуется или приказ о приеме составлен не на одного работника, а на группу, то остается только вариант с выпиской.

ВАЖНО! В 2021 году в ТК РФ федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ были внесены изменения. Они коснулись в том числе ст. 68. Теперь при трудоустройстве допустимо не оформлять приказ о приеме на работу. Работодатель может по собственной инициативе составить такой документ, но это уже его право, а не обязанность. Оформление нового сотрудника на сегодняшний момент ограничивается лишь составлением трудового договора. Соответственно, теперь не всегда будет возможным получить выписку из приказа о приеме на работу. Поскольку этого акта может и не существовать.

Подробнее об отмене приказа о приеме читайте здесь .

Проверьте, правильно ли вы оформляете прием на работу с помощью материалов от «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе К+ и бесплатно переходите в подборку форм.

Давайте посмотрим, как ее правильно оформить.