В какой срок работодатель должен отдать трудовую книжку при увольнении

При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки. В такой ситуации этот факт должен быть оформлен письменно в виде акта. Обязательным является присутствие и подпись на документе третьих лиц, в частности представителей профсоюзных организаций.

Сроки увольнения по собственному желанию

По общему правилу, закрепленному в Трудовом кодексе, работник должен предупредить работодателя о предстоящем увольнении не позднее чем за две недели. Течение этого срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления об увольнении.

Однако так называемый двухнедельный срок отработки может быть сокращен по соглашению между работником и работодателем. К тому же, закон не обязывает работника в течение срока предупреждения об увольнении находиться на рабочем месте. Он может уйти в отпуск, на больничный и т.п., при этом сроки увольнения не изменятся.

Из общего правила о двухнедельной отработке есть законодательно закрепленные исключения. Так, при увольнении в период испытания срок предупреждения об увольнении составляет три дня, а при увольнении руководителя организации – один месяц.

Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности

По данному поводу мнения экспертов разделились. Минтруд в своем письме 16.11.2022 г. № 14-2/ООГ-7143 поясняет, что действия работодателя при увольнении регламентированы ст. 84.1 ТК и дополнительных действий эта статья не предполагает. Однако юристы полагают, что раз прямого запрета нет, то выдача трудовой1 по надлежаще оформленной доверенности, где четко изложена однозначно понимаемая воля доверителя, допустима.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

1. Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
2. Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
3. Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
4. Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
5. Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
6. Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Влияет ли основание увольнения на сроки выдачи трудовой книжки

По общему правилу законодательно установленный срок выдачи трудовой книжки не зависит от основания увольнения.

Однако в ст. 84.1 ТК прямо указано, что работодатель не несет юридической ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления информации о трудовой деятельности при несовпадении последнего рабочего дня с моментом прекращения трудовых правоотношений при расторжении трудовых договоров по правовым основаниям из пп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, период действия трудового соглашения с которой был продлен до окончания беременности или до завершения декретного отпуска по ч. 2 ст. 261 ТК .

Статья по теме:Запись в трудовой книжке об увольненииЗапись в трудовой книжке об увольнении нередко становится поводом для обращения работника в суд из-за некорректной формулировки. С ошибочной записью ему сложно устроиться на новую работу, а потенциальному работодателю − принять решение по соискателю. Разберемся на примерах, как сформулировать запись об увольнении в разных ситуациях, чтобы обе стороны трудовых отношений были довольны.Подробнее

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника

Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.

Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г., если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом. В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:

• ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
• серия и номер трудовой книжки;
• право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
• срок действия документа;
• образец подписи доверенного лица;
• подпись доверителя.

Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г. N 558, работодатель обязан хранить документы 75 лет.

Увольнение по собственному желанию в период отпуска

Уволиться по собственному желанию в период отпуска закон не запрещает. Такой запрет предусмотрен лишь для увольнения по инициативе работодателя. Работник же вправе написать заявление об увольнении, будучи в отпуске, или отнести на период отпуска дату предполагаемого увольнения.

Если работник хочет подать заявление об увольнении, находясь в отпуске, отзывать его из отпуска не требуется

Также сотрудник может уволиться по собственному желанию после использования отпуска. Отметим, что предоставление отпуска с последующим увольнением – это право, а не обязанность работодателя. В случае предоставления такого отпуска днем увольнения считается последний день отпуска. Однако для целей расчетов с работником последним днем работы в этом случае является день, предшествующий началу отпуска. В этот день следует выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также произвести все необходимые выплаты. Это своеобразное исключение из общего правила, приведенного выше, подтверждаемое судебной практикой.

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

• Должностным лицам — 1000-5000 руб.
• Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

• каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
• на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются в установленной законом форме;
• последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
• если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Ответственность за нарушение сроков выдачи трудовой книжки при увольнении

При нарушении предприятием-работодателем трудового законодательства виновные лица подлежат привлечению к административной ответственности по нормам ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Наказание здесь следующих видов:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб.;
• для ИП — штраф 1-5 тыс. руб.;
• для юрлиц — 30-50 тыс. руб.

При совершении повторного проступка лицом, уже подвергнутым административному наказанию за схожее деяние, санкции будут строже.

В какой срок выдать документы при нестандартном увольнении

Срок выдачи документов — последний рабочий день (день увольнения). Что считать таким днем и когда выдавать документы в нестандартных ситуациях — смотрите в таблице.

Что делать, если сотрудник не вышел на работу в день увольнения

Составьте акт об отсутствии на рабочем месте. Пусть документ подпишут минимум два свидетеля.

Отметьте отсутствие в табеле учета рабочего времени. Например, проставьте обозначение «ПР» — прогул.

Внесите в приказ об увольнении и личную карточку (если ведете) запись о невозможности ознакомить работника. Например: «С приказом не ознакомлен по причине отсутствия на рабочем месте в день увольнения». Укажите реквизиты акта об отсутствии, проставьте дату (дату увольнения) и подпись ответственного сотрудника. Как только сотрудник появится на работе — ознакомьте его под подпись, но уже текущей датой.

Составьте уведомление о необходимости получить бумажную трудовую книжку или дать письменное согласие на ее отправку почтой. Такое уведомление отправьте сотруднику почтой в день увольнения ценным письмом с описью и уведомлением о вручении. Безопаснее отправить не только по адресу прописки, но и по другим адресам, где может находиться сотрудник, если они вам известны.

Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой снимет с вас ответственность за несвоевременную выдачу (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без письменного согласия работника запрещено отправлять его бумажную трудовую книжку по почте.

Если вы не ведете бумажную трудовую книжку на сотрудника, то в день увольнения направьте ему сведения СТД-Р в бумажном виде ценным письмом с описью и уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Это ваша прямая обязанность, согласие на их отправку от сотрудника не требуется.

Как поступить с остальными документами, которые обязаны выдать работнику при увольнении, ТК РФ не разъясняет. Безопаснее в день увольнения выслать работнику уведомление о необходимости явиться за документами. Эту информацию можно включить в уведомление о получении бумажной трудовой или отправить одним письмом с СТД-Р. Такое уведомление подтвердит, что на день увольнения вы подготовили необходимые документы и были готовы их выдать.

Перечислите окончательный расчет в день увольнения. Если зарплату выдаете через кассу, то выдайте ее на следующий день после того, как сотрудник обратится за расчетом.

Отправьте работнику подготовленные документы. Сделайте это после того, как получите письменное согласие от работника на отправку трудовой и других документов по почте. Подтверждением будет опись, почтовый чек, информация об отслеживании почтового отправления с сайта «Почты России». Если сотрудник не получит письмо и оно вернется к вам, храните его в запечатанном виде.

До тех пор пока не получите согласие от работника, документы остаются у вас. Как только работник обратится с заявлением на выдачу книжки и документов, выдайте их в течение 3 рабочих дней со дня обращения.

Работник в последний день не получил трудовую книжку

На практике возможна ситуация, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении работнику, но он отказывается от ее получения или отсутствует на предприятии.

Если такое событие имеет место, то работодатель обязан в последний рабочий день направить сотруднику уведомление. В данном сообщении необходимо указать на факт нахождения документа у организации и предложить физическому лицу получить его лично или же письменно согласиться на высылку документа почтой. Данное уведомление следует отправлять с описью вложения заказным регистрируемым отправлением.

Действующие в России правила выдачи трудовой книжки при увольнении запрещают отправку документа почтой без соответствующего согласия сотрудника.

Данные предписания содержатся в статье 84.1 Трудового кодекса России, а также в пункте 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

С момента направления сотруднику вышеуказанного уведомления работодатель освобождается от любых негативных последствий, связанных с невыдачей документа.

Если же организация проигнорирует данное требование законодательства Российской Федерации, то она обязана будет компенсировать бывшему работнику весь не полученный последним заработок с момента увольнения до даты получения трудовой книжки.

В указанном случае дата, когда должны отдать трудовую книжку бывшему сотруднику при увольнении, будет определяться днем фактического получения документа и подтверждения данного события собственноручной подписью работника в необходимых формах.

Если же гражданин согласен на почтовый способ доставки документации, связанной с работой, то в указанном случае расписываться в личной карточке и книге учета не нужно. Достаточно лишь самого факта направления документов ценным регистрируемым почтовым отправлением.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Запись в трудовой книжке о прекращении отношений между работником и работодателем

Прежде чем отдавать кадровую документацию о стаже на руки работнику, ее следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно указывается статья, по которой уволен работник, и ее часть.

Кроме содержания, существуют общие правила оформления книжек о стаже:

• записи пронумерованы;
• указан документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
• информация заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности и круглой печатью (если организация ее использует).

Из правил ведения и хранения ТК, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 следует, необходимо ли знакомить сотрудника с трудовой книжкой при увольнении — это обязательно. Сотрудник подписывается под записью, что он с ней ознакомлен. О том, что книжка получена, работник расписывается отдельно.

Требования о том, через сколько дается расчет и трудовая книжка при увольнении, не изменились, но увеличился срок, в течение которого работодатель выдает бумажную ТК сотруднику, который написал заявление о переводе документации о стаже в электронный формат. На это дается 3 рабочих дня, начиная с даты написания заявления.

Тем работникам, которые перевели данные о стаже в электронный формат, при уходе с работы выдают выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Это происходит тоже в последний рабочий день.

Актуально: правила перехода на электронные трудовые книжки

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении: как зафиксировать выдачу

По ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудовых правоотношений работодатель обязан отдать увольняемому работнику бумажную трудовую книжкуили предоставить информацию о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК) у него с занесением в электронную трудовую книжку. Когда сотрудник в последний рабочий день пребывает на работе, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую. Факт ее получения ввиду увольнения подтверждает подпись увольняемого в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Статья по теме:Как выглядит электронная трудовая книжкаС 2020 года предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде. Работник вправе оставить ведение бумажного варианта документа или отказаться от него, перейдя на электронную ТК. Независимо от выбора сотрудника в базу СФР (ранее – ПФР) поступают сведения, формирующие его электронную трудовую книжку с 2020 г. Как выглядит документ, где его можно увидеть и получить – расскажем об этом в нашем материале.Подробнее

Если увольняемый работник не хочет или по какой-то причине не может забрать трудовую, кадровику следует составить акт о невозможности ее вручения и письменно оповестить гражданина о необходимости явки в целях получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее почтовую отправку.

Если за документом так никто и не явится, а письменное предложение проигнорируют, трудовую придется хранить на предприятии.

Держать ее надлежит отдельно от трудовых книжек действующего персонала: максимально в пределах последующих 50 лет (п. 449 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019).

При этом, работодатель обязан передать хранящуюся у него трудовую уволенному сотруднику не позже трех рабочих дней с момента получения соответствующего заявления.

Еще больше информации о порядке выдачи трудовой книжки – в “;КонсультантПлюс”. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.