Прошу рассмотреть вопрос о премировании с учетом отработанного времени больничный

Средний заработок для целей расчета отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, командировок и иных случаев сохранения среднего заработка рассчитывается исходя из выплат работнику за последние 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого сохраняется средний заработок (это так называемый расчетный период) (ст. 139 ТК РФ).

При этом в указанных выплатах премии учитываются в особом порядке (п. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922):

• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода. Иными словами, квартальную, ежемесячную и полугодовую премии, начисленные в расчетном периоде, включайте в расчет только по одной за каждый показатель премирования;
• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения.

Поясним порядок учета годовых премий на примере. Работнику 15 января выплачивается премия за прошедший год. Тогда, если работник идет в отпуск с 20 января 2024 г., то при расчете среднего заработка нужно учесть годовую премию за 2023 г. (хотя дата ее выплаты и не входит в расчетный период) и не нужно учитывать годовую премию за 2022 г. (хотя она и выплачена в расчётном периоде).

Разовые премии, начисленные в расчетном периоде, нужно учитывать, только если они предусмотрены локальным нормативным актом организации. А вот премии к праздникам в расчет среднего заработка включать не нужно (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или в расчетном периоде были исключаемые дни, то премии учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение – это премии, которые начислены уже с учетом фактически отработанного времени в расчетном периоде.

Есть еще одно правило. Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

Особенности премирования руководителя организации

Как правило, решение о выплате премии руководителю организации принимается общим собранием участников ООО или советом директоров, то есть соответствующим органом управления организации. Порядок принятия такого решения лучше всего прописать в Уставе ООО (подп. 3 п. 2.1 ст. 32 Закона от 08.02.98№ 14-ФЗ).

Если руководитель примет решение о выплате премии самому себе без согласования с участниками общества, то участники ООО впоследствии могут взыскать с него выплаченные суммы в качестве убытков, причиненных организации (ст. 277 ТК РФ).

Пример расчета квартальной премии, определенной в фиксированном размере с учетом отработанного времени

Работнику установлена квартальная премия в размере должностного оклада с учетом фактически отработанного времени. Оклад работника – 85 500 руб.

Работник болел и в III квартале 2020 г. пропустил 8 рабочих дней.

Квартальная премия составит 75 136,36 руб. (85 500 руб. / 66 р. дн. x 58 отр. дн. (66 р. дн. – 8 р. дн.)).

Труд работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями, оплачивается в повышенном размере (ч. 2 ст. 146 ТК РФ).

В частности, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов (ст. 315 ТК РФ).

Следовательно, начисление премии работникам, выполняющим свои трудовые обязанности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должно производиться с применением районного коэффициента.

Документальное оформление премий

Для начисления премии достаточно издать приказ:

• или по форме Т-11, если премируется один работник;
• или по форме Т-11а, если премируются несколько сотрудников;
• или в произвольной форме с соблюдением всех требований к первичному документу (в частности – наличие необходимых обязательных реквизитов первичного документа).

Можно ознакомить работников с этим приказом, хотя это и необязательно.

Скачать образец приказа о премировании работников можно в разделе «Формы».

О том, как составить служебную записку о премировании работников, вы можете прочитать здесь.

Устанавливаем правила начисления премии за квартал

Премии, выплачиваемые ежеквартально, характеризуют следующие моменты:

• включение в систему оплаты труда, применяемую у работодателя, т. е. приравнивание тем самым квартальных премий к зарплате (ст. 129 ТК РФ);
• наличие несомненной связи с результатами трудовой деятельности каждого конкретного работника за период премирования;
• системность (регулярность) начисления;
• отношение ко всем членам трудового коллектива или к подавляющему их большинству;
• зависимость возможности начисления от общих итогов финансово-экономической деятельности работодателя за период премирования;
• обязательность начисления работнику, если оказываются выполненными все условия, дающие ему право на получение премиальных.

Читайте в специальном материале о том, из чего может состоять зарплата на предприятии.

Включение премий в систему оплаты за труд и необходимость разработки общих для всего коллектива правил премирования требуют от работодателя создания внутренних нормативных актов (ст. 135 ТК РФ), устанавливающих:

• структуру системы оплаты за труд, для чего создают такие документы, как положение об оплате труда или коллективный договор;
• систему поощрения работников, которая может быть освещена как в документах, посвященных системе оплаты за труд, так и в отдельном документе, носящем название положения о стимулирующих выплатах (о стимулировании, о премировании).

В положении о стимулировании применительно к премиям должны найти отражение:

• перечисление всех применяемых работодателем видов премии;
• периодичность выплаты премии каждого вида;
• круг работников, имеющих право на получение каждого из видов премии;
• условия, при выполнении которых начисление премии становится возможным;
• система оценки трудового участия каждого из работников в общем трудовом процессе и перевода ее в конкретные суммы премиальных;
• описание процедуры рассмотрения результатов оценки трудового участия каждого из работников;
• критерии, при которых происходит лишение работника премии (депремирование);
• процедура, позволяющая работнику оспорить оценку результата его работы.

Работодатель может установить возможность одновременного начисления нескольких видов квартальной премии. Но они должны различаться поводом (основанием) для премирования. При этом каждый из видов премии может иметь свой круг поощряемых работников, свои условия для начисления, свою систему оценки и свои основания для депремирования.

О том, как можно оформить документ, объединяющий описание системы оплаты за труд и системы стимулирования, читайте в материале «Положение об оплате труда работников — образец-2023 » .

Налогообложение НДФЛ квартальных премий

Как и зарплата, квартальные премии подлежат налогообложению НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Датой получения квартальной премии является день выплаты премии (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.07.2019 N 03-04-06/53227; Письмо Минфина России от 03.09.2018 N 03-04-06/62848; Письмо Минфина России от 30.05.2018 N 03-04-06/36761).

НДФЛ должен быть исчислен и удержан из премии в день выплаты премии работнику, а уплачен – не позднее дня, следующего за выплатой (п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Как устанавливается премия работникам

Согласно ТК системы доплат и надбавок стимулирующего характера, а также системы премирования устанавливаются (ст. 135 ТК РФ):

• коллективными договорами;
• соглашениями;
• локальными нормативными актами (ЛНА).

При этом установленная система премирования не может противоречить трудовому законодательству. Вместе с тем, ТК никак не регулирует порядок премирования. То есть он полностью отдан на откуп работодателям.

Самый простой вариант – это прописать в локальном нормативном акте, например в Положении о премировании или в Положении об оплате труда:

• виды выплачиваемых премий;
• категории работников, которым начисляются премии;
• размер премий;
• показатели премирования;
• сроки выплаты премий.

При этом никаких жестких условий в отношении перечисленных критериев ТК не устанавливает.

Утвердить такое Положение должен руководитель своим приказом.

Скачать образец Положения об оплате труда можно в разделе «Формы».

Дополнительно вы можете посмотреть образец Положения о премировании работников.

Далее нужно сделать отсылку на этот ЛНА из трудового договора с работником. И ознакомить работников с ЛНА под роспись.

Неудобный вариант – это установить условия и порядок премирования непосредственно в трудовых договорах с работниками. Ведь если работодатель решит изменить условия премирования, то ему придется согласовывать их с работниками (получать их согласие) или вводить изменения с предупреждением за 2 месяца как изменение организационных или технологических условий труда (ст. 72, 74 ТК РФ).

Когда выплата премии – право, а когда обязанность работодателя

Это работодатель устанавливает самостоятельно и фиксирует свое решение в ЛНА.

Если в ЛНА написано, что премия – негарантированная выплата, зависящая от оценки результатов труда работника, от финансово-хозяйственных результатов деятельности организации и от каких-то других факторов, а также зафиксировано, что премия выплачивается по решению руководителя, то выплата премии – право работодателя.

А вот если в ЛНА зафиксировано, что премия – часть заработной платы, премия ежемесячно (или ежеквартально) начисляется работнику в определённом размере, значит, выплата такой премии – обязанность работодателя (ст. 22, 129, 191 ТК РФ).

Поэтому работодателям следует быть внимательнее при формулировании условий о премиях в ЛНА и трудовых договорах с работниками. Нужно четко фиксировать, всем ли работникам выплачивается премия или лишь части, предусмотреть конкретные показатели, при достижении которых положена выплата премии.

Если премия вводится как разовое поощрение работника, то именно так и надо прописать в ЛНА, чтобы такая премия не стала систематической выплатой.

Вместе с тем, даже если выплата разовых премий не будет предусмотрена ЛНА, работодатель все равно может их выплачивать на основании приказов руководителей. Это право работодателя. Но есть риски, что такую премию не получится учесть для целей налогообложения (см. ниже).

Скачать образец приказа о выплате премии к празднику вы можете здесь.

Пример расчета квартальной премии, установленной в процентах от месячного оклада

Работнику трудовым договором установлен оклад 87 000 руб., а также ежеквартальная премия в размере 10% от оклада. Работник полностью отработал III квартал 2020 г.

Квартальная премия составит 8 700 руб. (87 000 руб. x 10%).

Начисляем премию от фактического заработка

Наиболее понятным, достаточно простым и не требующим дополнительной обработки данных начисления при последующем применении является расчет премии в процентах от фактического заработка. Он позволяет непосредственно при начислении премиальных учесть фактически отработанное работником за период премирования время (поскольку фактический заработок зависит от отработанного времени), что впоследствии окажется важным для учета этих начислений в расчете величины среднего заработка.

Премия также может исчисляться исходя из фактически отработанного времени — например, если она выплачивается за счет экономии фонда оплаты труда по итогам квартала (определение ВС РФ от 11.06.2020 № 310-ЭС20-9583 по делу № А62-12098/2018).

О том, когда требуется делать расчет величины среднего заработка и как этот расчет осуществляется, читайте в статье «Как рассчитать среднемесячную заработную плату (формула)» .

Для этого способа оценки величины премиальных положением о стимулирующих выплатах могут устанавливаться два варианта определения фактического заработка:

• как весь объем фактической зарплаты, начисленной за период премирования;
• как средняя за месяц заработная плата, рассчитанная по данным квартала премирования.

Для осуществления расчета премии по первому варианту необходимо просуммировать всю заработную плату работника, фактически начисленную ему за все месяцы расчетного квартала, включив в эту зарплату также и суммы ежемесячных премий. А затем умножить получившуюся величину на тот процент, который указан в положении о стимулировании как применяемый к квартальной премии соответствующего вида.

Для расчета по второму варианту процент, относящийся к соответствующей премии, нужно будет применить к расчетной величине средней месячной заработной платы за квартал премирования. Значение средней зарплаты за месяц в таком случае получают путем деления на 3 общей суммы заработной платы работника, фактически начисленной ему за все месяцы расчетного квартала, с включением в общую сумму и ежемесячных премий.

Практическая ситуация от «КонсультантПлюс»: Можно ли не выплачивать работнику премию в период испытательного срока? Ответ на этот вопрос зависит от того, какая система оплаты труда принята у работодателя. Узнать подробности вы можете в КонсультантПлюс, получив пробный демодоступ к правовой системе бесплатно.

Учет премии за квартал в расчете среднего заработка

Правила расчета среднего заработка установлены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

Ст. 139 ТК РФ указывает на необходимость учета в этом расчете всех выплат, образующих применяемую систему оплаты за труд, вне зависимости от их источников и определяет период, за который берут данные для исчисления.

Положение более предметно описывает порядок включения в расчет доходов каждого вида и правила осуществления расчетных процедур для ситуаций:

• не целиком отработанного периода исчисления;
• отсутствия доходов в периоде исчисления;
• суммированного учета времени работы;
• повышения окладов (тарифных ставок).

Отдельно указано на особенности принятия в расчет премий. В качестве общего для премий установлено правило (п. 15 Положения) о включении в определение среднего заработка их сумм с учетом времени фактической отработки за период исчисления, если последний отработан не весь или в нем есть периоды, исключаемые из расчета. Если в момент начисления премии время фактической отработки было учтено, то это правило не применяют. Если время фактической отработки при начислении премии не учитывали, то придется расчетным путем установить ту часть премии, которую возможно принять в расчет. Делают это умножением суммы премии на отношение времени фактической отработки за расчетный период в рабочих днях к общему числу рабочих дней в этом периоде (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17).

Ознакомьтесь с правилами практического расчета среднего заработка для отпускных.

Непосредственно к премиям за квартал имеет отношение еще одно правило (п. 15 Положения), предписывающее премиальные, начисленные за период больше месяца, учитывать в расчете:

• в их реальном размере по каждому из оснований премирования, если период начисления премиальных не больше периода исчисления среднего заработка;
• в размере части премии, приходящейся на каждый из месяцев периода расчета, если период начисления премии оказывается больше периода исчисления среднего заработка.

Таким образом, премию за квартал учитывают при исчислении среднего заработка, когда эта премия:

• представляет собой составную часть системы заработной платы;
• имеет установленные внутренним нормативным актом правила исчисления;
• начислена в периоде исчисления среднего заработка;
• не является дублирующей выплату такой же периодичности по аналогичному основанию в одном и том же периоде;
• начислена с учетом доли времени фактической отработки или пересчитана пропорционально такой доле за период исчисления среднего заработка.

Вопрос принятия в расчет полной или неполной суммы премии будет зависеть от того:

• в полном объеме или нет отработан период исчисления среднего заработка;
• целиком или нет период начисления премии попадает в период расчета;
• учтена ли доля времени фактической отработки при начислении премии.

Полную сумму премии за квартал можно взять в расчет в таких ситуациях:

• Период исчисления отработан весь целиком. При этом оказываются не играющими роли ни период, за который начислялась премия, ни факт учета или неучета доли времени отработки при ее начислении.
• Период расчета отработан не весь, но квартал, к которому относится премия, полностью попал в него, и при начислении премиальных учитывалась доля времени отработки.

Придется пересчитывать сумму премиальных в пропорции к доле времени фактической отработки в периоде расчета, когда последний оказывается отработанным не целиком, а квартал, за который исчислена премия:

• весь входит в расчетный период, но премиальные начислялись без учета времени фактической отработки;
• не входит в период расчета или попадает в него только частично. При этом не будет играть роли факт учета или неучета доли времени фактической отработки при исчислении премии.

О том, как в среднем заработке будут учитываться иные премии, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?» .

Как рассчитать квартальную премию от оклада

Квартальная премия, начисляемая от оклада, определяется как процентная доля величины оклада работника и, на первый взгляд, мало чем отличается от премии, установленной в фиксированной сумме. Однако у нее есть особенности:

• база начисления (оклад) может изменяться;
• для регионов, где действует районный коэффициент к зарплате, этот коэффициент придется применять и к сумме премии, начисляемой от оклада.

Так же, как и премия, начисляемая в фиксированной сумме, премия, рассчитываемая от оклада, условиями, внесенными в положение о стимулировании, может увязываться с фактически отработанным временем или не начисляться за не полностью отработанный месяц и в этих случаях будет рассчитываться, соответственно:

• с учетом доли фактически отработанного работником времени в общей продолжительности рабочего времени, приходящегося на квартал премирования;
• путем деления полной расчетной суммы премии на 3 и умножения на 2.

Ознакомьтесь с порядком расчета зарплаты по окладу.

Основания для составления приказа

Основания для премирования с последующим составлением распоряжения определяются руководителем. Рассмотрим самые популярные:

• Работа сверх нормы.
• Выполнение заданий особой сложности.
• Перевыполнение плана.
• Праздники, юбилеи.
• Добросовестная работа на протяжении определенного времени.

Как правило, с инициативой премирования сначала выступает руководитель отдела. Он направляет служебную записку в адрес директора. В ней указывается просьба о премировании, основание для выплат.

Что писать в табеле учета времени

Если бухгалтер примет лист с первоначально указанной датой, возникнут проблемы с заполнением табеля. В частности, сведения из него и данные из листа нетрудоспособности не будут соответствовать друг другу. В табеле дата будет считаться рабочей, но на основании листа эта же дата признается началом больничного.

Требуется ли изменять сведения из табеля? В большинстве случаев делать этого не нужно, так как работодатель должен учитывать действительно выработанное время. Основание – статья 91 ТК РФ. Информация из табеля должна соответствовать действительности. То есть день, в который сотрудник работал, и должен фигурировать в табеле как рабочий. В обратном случае ТК РФ будет нарушен.

Пример расчета квартальной премии при сдельно-премиальной оплате труда

Работнику цеха установлена сдельно-премиальная система оплаты труда.

Сдельная расценка за одну деталь – 1 000 руб., ежеквартальная премия – 10% от сдельной заработной платы за квартал при отсутствии брака. Работник в III квартале 2020 г. изготовил 132 детали без брака. Премия за III квартал составит 13 200 руб. ((132 ед. x 1 000 руб.) x 10%).

Работнику может быть установлена почасовая оплата труда, при которой заработная плата рассчитывается исходя из количества отработанных часов, а расценка установлена за час работы.

Особенности начисления денег по больничному

Начисления пособий по листу нетрудоспособности можно делать со второго дня. К примеру, больничный был получен вечером 2 февраля. Этот день был рабочим для сотрудника. Пособие начисляется с 3 февраля. Для предупреждения разногласий с контролирующими органами нужно задокументировать свое решение. В качестве подтверждения может использоваться распоряжение, приказ. В бумаге должны содержаться все детали дела. В качестве дополнительной меры защиты можно запросить у трудящегося заявление. Предмет заявления – согласие сотрудника на указанный порядок выплат.

При совершении выплат возможны проблемы с ПО.

В частности, обеспечение может не пропустить выплату зарплаты, начисляемой в день начала больничного.

Для устранения этой проблемы нужно указать в программе днем начала нетрудоспособности день, следующий за последним рабочим днем.

Месячная премия, квартальная премия и т.д.

В зависимости от периодичности выплаты премии могут быть:

• разовые;
• ежемесячные;
• ежеквартальные;
• по итогам года.

Работодатели самостоятельно определяют периодичность выплаты премий и фиксируют свое решение в ЛНА.