На основании каких документов можно списывать гсм на балансовый автомобиль

Статья по теме:Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция«Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция» – довольно частый запрос в свете недавних нововведений в правила оформления путевых листов. Рассмотрим, где найти путевые листы в 1С, как их создать, а также изучим порядок отображения покупки топлива и распечатки созданного документа.Подробнее

С 2013 года ведение документооборота осуществляется без применения унифицированных форм и предприятия вправе разрабатывать собственные формы документов, которые должны содержать перечень обязательных реквизитов. Образцы форм необходимо приложить к Учетной политике предприятия.

С 01.01.2022 новыми ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» утверждены реквизиты и формы электронного документооборота.

В 2023 году документ «Путевой лист» также получил ряд дополнительных возможностей и расширил функционал использования. Так, Приказом Минтранса № 390 от 28.09.2022 с 01.03.2023 утвержден перечень реквизитов и сведений, которые должен содержать путевой лист.

Поле сведений о собственнике ТС заменено на сведения о лице, которое оформило путевой лист, то есть фактически эксплуатирует ТС, так как часто за рулем авто находится просто водитель компании или арендованный исполнитель. ТС может быть взято в аренду вместе с экипажем.

С 01.03.2023 применяются электронные путевые листы, подтвержденные усиленными квалифицированными и неквалифицированными (через портал «Госуслуги») электронными подписями (УКЭП и УНЭП). Утвержден порядок заверения электронных путевых листов медработниками, ответственными за техническое состояние ТС и материально-ответственными лицами, если за одним ТС закреплено несколько водителей.

С 01.09.2023 приказом Минтранса № 159 от 05.05.2023 внесены поправки в сведения о водителе, которые теперь содержат информацию о водительском удостоверении и СНИЛС водителя.

Появились также дополнительные возможности для оформления путевых листов (ПЛ). Теперь можно оформлять:

• один ПЛ на один рейс, если его длительность превышает одну рабочую смену;
• несколько ПЛ на нескольких водителей на одно ТС, если они сменяют друга в течение нескольких рабочих смен;
• несколько ПЛ на одно ТС и одного водителя, если он совершает несколько рейсов за смену;
• в электронные ПЛ на одно ТС можно вносить изменения о водителях, если они меняются, а также о смене прицепов и полуприцепов.

Возможности оформления на одно ТС нескольких ПЛ на несколько рейсов или нескольких водителей не предусмотрено.

Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета

Организации, которые не финансируются из бюджета, и предприниматели могут установить лимиты компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля по своему усмотрению, в любых размерах. А могут вообще не устанавливать их и выплачивать сотруднику компенсацию ГСМ (бензина, топлива) без учета каких-либо предельных размеров, в соответствии с реальными тратами.

Однако здесь есть тонкость с налогообложением, а именно – с уплатой работодателем налога на прибыль организаций (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Работодатель может заплатить сотруднику в счет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях любую согласованную сумму, основанную на расходных документах – чеках, квитанциях и т.п. Но при расчете налога на прибыль компания сможет учесть расходы на компенсацию только в пределах норм, которые обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Эти нормы совсем небольшие:

• 1 200 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
• 1 500 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
• 600 рублей в месяц – для мотоциклов.

Важно, что в размерах указанных компенсаций учитывается возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей – износ, горюче-смазочные материалы, ремонт. Так что работодатель не сможет повторно включить в состав расходов стоимость ГСМ и ремонта, которую возместит сотруднику с личным автомобилем. Этот момент прояснял Минфин России (письма от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502, от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).

В связи с этим многие работодатели стремятся выгадать при налогообложении прибыли. И для этого предлагают сотрудникам, которые ездят на личном автомобиле, компенсацию за его использование (включая компенсацию за ГСМ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?

Если при приеме на работу, которая носит разъездной характер, стороны сразу договорились, что сотрудник будет ездить на собственном автомобиле, соответствующие положения надо включить в трудовой договор.

Бланк по теме:Трудовой договор с водителем-экспедиторомПосмотретьСкачать

Однако иногда необходимость использовать личный автомобиль возникает уже после его заключения. Тогда с сотрудником можно оформить:

1. дополнительное соглашение к трудовому договору,
2. соглашение об использовании своего автомобиля для служебных целей.

В этих документах обычно указывают:

• автомобиль с идентифицирующими признаками (марка, модель, год изготовления, государственный регистрационный знак, идентификационный номер – VIN, цвет, рабочий объем двигателя),
• право работника на автомобиль – право собственности или другое право (например, право пользования),
• документ – основание, по которому работник владеет автомобилем – например, ПТС (паспорт транспортного средства), СРТС (свидетельство о регистрации транспортного средства),
• виды и размер компенсаций, которые положены работнику за использование личного авто и за несение расходов по нему – чаще всего это компенсация за использование, износ (амортизацию) в фиксированной сумме и расходы на приобретение ГСМ в размере, который определяют на основании подтверждающих документов,
• обязанность работника представлять работодателю документы, подтверждающие соответствующие расходы за ГСМ, виды таких документов, сроки и условия их представления,
• порядок и срок выплаты компенсации.

Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику

В компании или у индивидуального предпринимателя может действовать локальный нормативный акт, в котором фиксируются:

• размеры компенсации расходов сотруднику за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, за приобретенные ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,
• условия, порядок и сроки выплаты такой компенсации.

В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.

В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.

Размер и срок выплаты компенсации ГСМ (бензина, топлива) сотруднику

Согласно ст. 188 ТК РФ работник, который использует личный автомобиль в служебных целях, может рассчитывать на получение следующих денежных сумм:

1. компенсации за использование и износ (амортизацию) автомобиля – ее, как правило, устанавливают в фиксированном размере за определенный период (чаще всего – месяц) и выплачивают вместе с зарплатой – обычно в конце месяца,
2. компенсации расходов, которые сотрудник произвел для приобретения ГСМ, включая топливо. Их размер определяют согласно подтверждающим документам, которые работник представляет работодателю – чекам, квитанциям, путевым листам, отчетам, заявлениям и пр.

Потраченные на ГСМ деньги работник получает, как правило, после рассмотрения и утверждения (если оно требуется) документов работодателем. Конкретные сроки выплаты указывают в документе, заключенном с работником (например, в дополнительном соглашении к трудовому договору), или в локальном нормативном акте.

Однако работодатель может договориться с работником на другой способ и порядок выплаты компенсаций за использование личного авто. Например:

• выплачивать компенсацию за использование автомобиля в виде фиксированной суммы за месяц,
• возмещать расходы на приобретение ГСМ в сумме, которую определяют на основании подтверждающих документов,
• возмещать расходы на техобслуживание и текущий ремонт автомобиля – в сумме, которую устанавливают на основании подтверждающих документов, или в сумме, которую прописывают в дополнительном соглашении в каждом конкретном случае.

Максимальный размер компенсации ГСМ (бензина, топлива)

Многих интересует, существует ли предельный размер компенсации бензина работнику с личным автомобилем, а также лимит по возмещению расходов на ГСМ.

Сразу оговорим, что в ТК РФ такие максимальные величины отсутствуют.

Однако они могут быть определены другими нормативными правовыми актами для некоторых категорий работников, которые финансируются за счет бюджета. Тогда при выплате компенсации бензина работнику и компенсации за другие ГСМ работодатель не может превышать установленный лимит.

Что надо знать о Методических рекомендациях № АМ-23-р?

Методические рекомендации № АМ-23-р предназначены для любых компаний и предпринимателей, которые эксплуатируют автомобильную технику. В них приведены, в частности:

• значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автотранспорта,
• порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации,
• справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов и специальных жидкостей, значения зимних надбавок.

Методические рекомендации N АМ-23-р разделяют топлива и смазочные материалы. Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.

Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов – в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.

Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р. Но расчет с работником все равно производят по документам, которые подтверждают реальные расходы на топливо и другие ГСМ – чекам АЗС, квитанциям, счетам, путевым листам и т.д.

Учет ГСМ в бухгалтерии: проводки и документы

Расходные материалы проходят определенный цикл:

• покупка;
• списание в затраты.

Не исключение – учет ГСМ в бухгалтерии. Для учета топлива применяется счет бухгалтерского учета 10.3. Поступление оформляется проводкой: Д 10.3 К 60. Если налогоплательщик применяет общую систему налогообложения, то выделяет из суммы закупки НДС проводкой Д 19 К 60.

Если на закупку топлива водителю выдаются деньги в подотчет и он самостоятельно заправляет автомобиль, то основанием для постановки ГСМ на учет является авансовый отчет с приложенными чеками с автозаправки. В этом случае участвует счет 71. Формируются бухгалтерские проводки:

• Д 10.3 К 71;
• Д 19 К 71.

При безналичном расчете поставщик выписывает накладную и счет-фактуру. Первый документ позволяет принять топливо к учету, второй – принять к вычету НДС.

Списание происходит на основании путевых листов. При этом делается бухгалтерская проводка с учетом подразделения и целей, для которых использовался бензин.

Если транспорт работает в основном цехе, то расходы списываются на счет 20, для нужд заводоуправления – на 26. В торговле применяется счет 44.

Учет ГСМ на АЗС ведется другим способом. Для автозаправочных станций горюче-смазочные материалы являются товаром. Они приобретаются не для собственных нужд, а для продажи. Поэтому учет ведется на счете 41, к которому могут быть открыты субсчета:

• бензин;
• дизтопливо;
• масла;
• охлаждающие жидкости;
• тормозные жидкости.

Распределение ГСМ по субсчетам ведется исходя из принятой на предприятии учетной политики. К ней прилагается рабочий план счетов.

Учет расхода топлива на автомобили в компаниях по перевозке грузов и пассажиров, а также на промышленных и торговых предприятиях ведется на основании данных остатков топлива на момент выезда из гаража и при возвращении. Путевые листы являются основанием для списания расходов, поэтому должны быть правильно оформлены.

Шаг 1. Что относится к ГСМ и где учитывается в 1С

К ГСМ принято относить три вида материалов, необходимых для эксплуатации автотранспорта:

• Непосредственно топливо – бензин, дизель, СПГ (сжиженный природный газ), КПГ (компримированный, или сжатый, природный газ).
• Масла и смазки – для двигателя, трансмиссионных механизмов, различных электронных и механических агрегатов автомобиля.
• Жидкости охлаждающие и тормозные.

Топливо по объему расхода в разы превышает расходы масел, смазок и жидкостей, поэтому для его учета на предприятиях утверждается особый алгоритм списания, обычно через документ «Путевой лист».

Для учета ГСМ предусмотрен счет 10 «Материалы» и субсчет 10.3 «Топливо»

Для удобства учета в программных продуктах 1С субсчет 10.3 также разделен на 2 подсчета:

• 10.3.1 – обычно для учета топлива, которое еще не передано МОЛ (материально-ответственному лицу), то есть условно хранится на складе;
• 10.3.2 – для ГСМ, которые уже переданы на авто или конкретному МОЛ, но привязка делается именно к ТС.

Обратите внимание. Перечисление ТС для целей учета ГСМ не связано со справочником внеоборотных активов, то есть с ТС, которые, например, отнесены к основным средствам предприятия. Даже если ТС принято к учету, в список к номенклатуре ГСМ его нужно будет внести повторно.

Как выглядит бланк акта о списании ГСМ и альтернативные ему документы?

В отношении акта и бухгалтерской справки не утверждены общеобязательные формы. Если говорить об акте, то в нем следует отражать:

• в связи с чем он составлен;
• перечень членов комиссии, подписавших акт;
• перечни учитываемых ГСМ, их физические и стоимостные показатели;
• решение комиссии — о согласии или несогласии списывать стоимость ГСМ в расходы.

Скачать бланк акта на списание ГСМ, заполненный в соответствии с рассмотренной выше структурой, вы можете по ссылке.

Бухгалтерская справка должна соответствовать всем признакам первичного документа, перечисленным в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Скачайте образец бухгалтерской справки на списание ГСМ здесь.

Ведомости, дополняющие бухгалтерскую справку, могут утверждаться на уровне отраслевых нормативных актов. Пример такого источника — Методические рекомендации Минсельхоза от 16.05.2005, которыми утверждена ведомость выдачи ГСМ.

Ниже вы можете скачать бланк ведомости на списание ГСМ (соответствующий форме, утвержденной Минсельхозом):

Скачать бланк ведомости

***

Распространенный оправдательный документ при списании ГСМ в расходы — акт, подписываемый специальной комиссией и директором. Альтернатива данному документу — бухгалтерская справка, дополняемая при необходимости ведомостями и прочими источниками сведений, имеющими отношение к факту хозяйственной жизни.

Что такое компенсация ГСМ сотруднику?

Компенсация ГСМ (расшифровка) – это компенсация горюче-смазочных материалов. Ее выплачивают сотруднику, который использует личный автомобиль для работы, когда работа носит разъездной характер или когда это необходимо в служебных целях.

В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля прямо не названа. Просто надо понимать, что это один из видов компенсаций, положенных работнику, который использует для работы личное имущество (ст. 188 ТК РФ).

В ТК РФ написано, что работнику на личном транспорте выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного транспорта.

Под личным транспортом дальше мы будем подразумевать автомобиль, хотя им может быть и другой транспорт – например, мотоцикл.

Исходя из понятия горюче-смазочных материалов, компенсация за ГСМ сотруднику компании или индивидуального предпринимателя включает в себя:

• компенсацию за топливо, при этом самый распространенный вариант – это компенсация за бензин,
• компенсацию за смазочные материалы – масла и специальные смазки,
• компенсацию за специальные жидкости – тормозные, охлаждающие, смазочно-охлаждающие.

Так что дальше, говоря о компенсации ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля, мы также будет подразумевать под ней компенсацию бензина сотруднику.

Шаг 6. Формирование авансового отчета для списания ГСМ в 1С

Если топливо приобреталось подотчетным лицом за наличные или по корпоративной карте, списать топливо и признать расходы нужно авансовым отчетом подотчетного лица с приложением кассовых чеков.

Если предприятие ведет путевые листы через программные решения 1С, то этим же документом можно сформировать и авансовый отчет по закупке, соответствующей периоду ПЛ.

При заполнении вкладки «Топливо» и наличии правильного остатка по МОЛ на счете 10.3.2 авансовый отчет сформируется автоматически, его можно распечатать как непосредственно из формы «Путевой лист», так и из Журнала операций. А/о из путевого листа по умолчанию имеют префикс «ПЛ», чтобы их можно было отличать от а/о по другим видам расходов.

Корешок авансового отчета (по линии отреза) выдается подотчетному лицу после приема денежных документов и проверки лицом, ответственным за расчеты расхода ГСМ, которое проставляет на корешке авансового отчета свою подпись в подтверждение приема расходных документов.

В приложениях авансовый отчет должен содержать оригиналы денежных документов, реквизиты которых в нем указаны. Только при правильном оформлении первичных документов — путевых листов и авансовых отчетов — расходы будут признаны для целей начисления налогов на коммерческую деятельность.

Зачем нужен акт на списание ГСМ?

Списание тех или иных активов в расходы хозсубъекта всегда должно осуществляться на основании оправдательных документов. Распространенная разновидность таких документов — акт.

Акт на ГСМ характеризуется тем, что:

1. Его составляет комиссия из компетентных в части организации учета ГСМ работников (например, главного бухгалтера, инженера по снабжению, водителей).
2. Его, как правило, заверяет руководитель фирмы.

Таким образом, акт правомерно отнести к оправдательным документам, которые способствуют тому, что ФНС не будет иметь претензий к фирме в ходе проверок.

Распространенная альтернатива акту — бухгалтерская справка, которая может дополняться ведомостью на снабжение ГСМ. Рассмотрим их особенности.

Как установить нормы расхода ГСМ

Каждая организация определяет порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете, исходя из норм расхода горюче-смазочных материалов: ГСМ списывают по фактическому расходу, но не выше установленных норм. Нормы расхода легковых и грузовых автомобилей устанавливают в приказе по учреждению. Его издают для контроля сохранности топлива и выявления перерасхода.

Может пригодиться: как составить приказ о нормах расхода топлива

Базовые нормы расхода на 100 км закреплены в рекомендациях Минтранса (Распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008). Но если нормируете расход по документам изготовителя с учетом коэффициентов корректировки по условиям эксплуатации, это не нарушение, поскольку нормы Минтранса носят рекомендательный характер (письмо Минфина № 02-10-010/55111 от 13.12.2013).

Приобретение ГСМ по ведомостям, топливным картам, талонам

Обычно такими способами закупки ГСМ пользуются организации на ОСНО и закупающие ГСМ в больших объемах, так как при таких способах оплаты поставщики топливных продуктов предоставляют полный пакет документов, в том числе товарные накладные и счета-фактуры, и покупатель может предъявить НДС к вычету.

Авансовый отчет в данном случае составляется отдельным документом «Авансовый отчет» из раздела «Покупки».

Поступление ГСМ при безналичной оплате нужно сделать документом «Поступление материалов». В общем случае проводки по учету авансового платежа, частичной фактической заправки (частичный забор топлива) и НДС будут такими:

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Организации стараются сокращать наличные расчеты с сотрудниками, в том числе в отношении подотчетных сумм. С некоторых пор водителям стали выдавать топливные карты. Они учитываются на забалансовом счете 012. В конце каждого месяца поставщиком по фактическому количеству поставленного бензина составляется товарная накладная ТОРГ-12 и счет-фактура. Если между компаниями имеется договоренность об обмене УПД, то вместо накладной и счета-фактуры предоставляется единый документ.

В остальном учет ведется как обычно. Бензин учитывается на счетах бухгалтерского учета с применением счета 10.3. Расход отражается на счетах 20, 23, 25, 26, 44, реже 91. НДС выделяется на счет 19.