Приказ об инвентаризации составляется за 10 дней до начала инвентаризации

Порядок, сроки проведения и перечень объектов устанавливаются в учетной политике. На ее основе ежегодно составляется распоряжение. Перечислите в нем состав комиссии, наименование инвентаризируемых активов и обязательств, даты начала и окончания, сформулируйте причину: «Необходимость составления годовой бухгалтерской отчетности».

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Какие цели инвентаризации являются основными и как их достигают

Если говорить о том, какая цель инвентаризации является основной, то можно утверждать, что это — удостовериться, что фактически имеющиеся на предприятии товары, материалы и основные средства соответствуют данным, указанным в бухгалтерской отчетности. Ведь реальное количество продукции или основных средств может существенно отличаться от зафиксированного в товароучетных программах. И причины для этого могут быть самые разнообразные — от ошибки при внесении данных в программу до правонарушений со стороны сотрудников компании.

При углубленном изучении вопроса инвентаризации можно сказать, что к ее основным целям относятся :

• определение фактического имущества предприятия;
• выявление точного объема сырья и материалов, использованных в производстве;
• проверка полноты и правильности отраженных в бухгалтерской отчетности сведений;
• выявление излишков или недостатков продукции и основных средств;
• контроль за сохранностью продукции, соблюдение правил ее хранения или эксплуатации;
• списание изношенных или непригодных для работы основных средств.

С изменением целей инвентаризации будет корректироваться и ее периодичность. Например, при необходимости подтвердить правильность годовой бухгалтерской отчетности проверка материальных ценностей проходит в ноябре-декабре (перед составлением документации за текущий год). Если же смысл подобного контроля — предотвращение хищения продукции, то проводятся внезапные проверки, а также ревизии по заранее установленному руководителем графику или при смене материально ответственного сотрудника.

В обязательном порядке к инвентаризации обращаются при следующих условиях :

• в момент передачи имущества организации другому собственнику (при аренде, продаже и т. д.);
• перед составлением предусмотренных законом отчетных документов (ежегодно при работе над годовой бухгалтерской отчетностью, раз в 3 года для подтверждения наличия основных средств, раз в 5 лет для проверки библиотечных фондов);
• при передаче дел другому материально ответственному лицу (при увольнении сотрудника, его переводе на другую должность и пр.);
• при подозрении или установлении факта хищения товаров, сырья, материалов или основных средств, при порче материальных ценностей;
• при возникновении обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и пр.);
• при реорганизации или ликвидации предприятия;
• при смене руководителя подразделения, управления или отдела, если на предприятии есть коллективная материальная ответственность.

На небольшом предприятии инвентаризацию можно сделать вручную — с бумажной ведомость пройтись по всем отделам и установить соответствие или несоответствие документации фактическим данным. В крупной же компании такая сверка займет огромное количество времени и с большой долей вероятности будет недостаточно точной. Ведь чем больше объем монотонной работы у сотрудника, тем быстрее он устанет и начнет делать ошибки.

Минимизировать влияние человеческого фактора и исключить механические ошибки позволит автоматизация инвентаризации. Для этого следует использовать технологию штрихкодирования продукции и основных средств или нанесение на них RFID-меток, а также приобрести устройство для считывания маркировки и установить на него соответствующее программное обеспечение.

Приказ по итогам инвентаризации

В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:

• наименование организации и ее организационно-правовая форма;
• реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
• дата и номер приказа;
• преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризационной проверки (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
• приказная часть.

В последней части приказа отражают следующие пункты:

• результаты проверки подлежат утверждению;
• необходимо обозначить требование об урегулировании расхождений, выявленных в ходе инвентаризации и зафиксированных в соответствующих документах;
• назначается сотрудник, как правило, из бухгалтерии, который ответственен за исполнение требований настоящего приказа, связанных с устранением ранее выявленных в ходе проверки расхождений;
• назначается сотрудник, ответственный за контроль выполнения распоряжений, зафиксированных в положениях приказа о подведении итогов.

После подписания приказа первым лицом компании бланк передается ответственному сотруднику, уполномоченному ознакомить обозначенных сотрудников с положениями приказа под подпись.

Оформление результатов инвентаризации

Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Сначала члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.

По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата № 26 от 27.03.2000.

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2024 года, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2025-го. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, то это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие бумаги:

• ведомость учета результатов;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
• инвентаризационная опись;
• объяснительная записка.

Образец приказа об инвентаризации

На нашем сайте вы можете скачать образец заполнения формы ИНВ-22. Ссылка ниже:

Скачать образец заполнения формы ИНВ-22

Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.

Как составить приказ на проведение инвентаризации основных средств

Шаг 1. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, уточняем номер приказа и дату его составления.

Шаг 2. Уточняем, какое мероприятие проводится и кто из сотрудников в нем участвует: распоряжение содержит полные Ф.И.О. сотрудников, но при перечислении допускается сокращать их имена и отчества.

Шаг 3. Указываем, что надо проверить и в каком подразделении, объясняем причины, по которым необходимо провести сравнение реальных запасов, ценностей, товаров и указанных в документах. В нашем случае пример причины инвентаризации в приказе содержит формулировку:«Выявление факта хищения ценностей со склада охранником».

Одновременно вписываем даты начала и окончания процедуры анализа состояния имущества.

Шаг 4. Последнее — определить последнюю дату сдачи отчета по итогам сверки, подписать у руководителя, назначившего проверку.

Готовый образец приказа на инвентаризацию основных средств 2024 года:

Как провести инвентаризацию, используя ПО DM.Invent

Какое бы оборудование в вашей компании не использовалось (терминалы сбора данных или мобильные телефоны), без специализированного ПО при учете материальных ценностей оно будет не полезнее записной книжки. Чтобы полностью автоматизировать проведение инвентаризации вам потребуется программное обеспечение.

DM.Invent — программное решение, которое :

• помогает проводить учет основных средств и контролировать работу материально ответственных лиц;
• умеет работать со штрихкодами и RFID-метками (модуль RFID), что позволяет использовать данное ПО на складах и в магазинах при получении, отгрузке и продаже маркированной продукции (лекарственных средств, табака, алкоголя, обуви, шуб, покрышек и шин, фотоаппаратов и пр.);
• ускоряет проверку имущества в бизнес-центрах при смене арендаторов, назначении новых руководителей и т. п., а также предусматривает фотофиксацию подотчетных ценностей и позволяет указывать причину списания основных средств.

Программа DM.Invent может быть установлена на любое мобильное устройство под управлением OS Android версии 4.0 или выше со встроенным сканирующим модулем или подключенным по USB или Bluetooth внешним сканером. По умолчанию ПО работает со штрихкодами и позволяет проводить не только учет, но и маркировку материальных ценностей.

Для работы с RFID-считывателем нужно загрузить дополнительный программный модуль DM.Invent RFID, позволяющий подключить оборудование и начать его использовать. Такое расширение ПО даст возможность проводить инвентаризацию на расстоянии, получая информацию с радиочастотных меток, которыми будут оснащены основные средства, товары и прочие ценности. Также с помощью DM.Invent RFID можно осуществлять поиск объекта по метке и привязывать ее к нему.

Делимся проектом, в котором мы автоматизировали учет и инвентаризацию основных средств в ресторане «Ривьера».

Работа с DM.Invent не требует знаний основ программирования или других особых навыков. Чтобы настроить ПО в соответствии с особенностями вашего бизнеса, достаточно поставить «галочки» напротив нужных вам опций и сохранить внесенные изменения. Также не потребуется совершать дополнительные действия для интеграции DM.Invent с 1С и другими товароучетными программами. Открытый формат обмена данных позволяет сделать это автоматически, без загрузки каких-либо программных модулей и конфигураций.

Для чего издают приказ о проведении инвентаризации

Процедуру инвентаризации инициирует руководитель компании, он определяет дату ее начала, сроки, цель и другие параметры в приказе. Основные задачи, которые решает такой документ (п.1.5, 2.1 Методических указаний о проведении инвентаризации утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49):

• Доведение до сотрудников распоряжения на проведение пересчета в письменной форме;
• Указание на причину инвентаризации;
• Назначение даты инвентаризации;
• Ограничение срока процедуры;
• Определение перечня имущества и активов, которые подлежат пересчету;
• Назначение инвентаризационной комиссии с указанием всех ее участников.

Состав комиссии может быть утвержден и отдельным приказом, но целесообразно включать эту информацию в 1 документ. После ознакомления всех причастных лиц запускают процесс подготовки и проведения инвентаризации.