Приказ на использование личного автомобиля в служебных целях образец 2024

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Образец приказа о закреплении автомобиля

В данном разделе материала приведен примерный образец оформления рассматриваемого распорядительного документа.

Общество с ограниченной ответственностью «Свирель»

(ООО «Свирель»)

адрес: 119017, г. Москва, ул. Новокузнецкая улица, д. 6, офис № 4

ИНН 7736509000, ОГРН 1047796579700

_________________________________________________________

Приказ № 16/2024

о закреплении служебного автомобиля

г. Москва

17 июня 2024 г.

Руководствуясь статьей 9 ТК РФ, положением об использовании автомобилей в служебных целях, утвержденным 12 января 2024 года генеральным директором ООО «Свирель» Алексеевым О.В., приказываю:

1. В целях эффективности и целесообразности использования служебного автомобиля назначить старшего специалиста отдела маркетинга Иванова Сергея Александровича ответственным за содержание и эксплуатацию служебного автомобиля и закрепить за ним:

тип ТС: XIAN BENZ С 220d,

модель: седан C-Class,

регистрационный номерной знак: Р777АЕ47,

идентификационный номер (VIN) WDB14000514А021067,

двигатель № WDB14000514А021067,

шасси (рама) № ОТСУТСТВУЕТ,

кузов № WDB14000317А021074,

год выпуска: 2022,

цвет: белый.

2. Начальнику транспортного отдела Самойлову В.И. передать по акту приема-передачи служебный автомобиль и все необходимые документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним арендованного автомобиля, старшему специалисту отдела маркетинга Иванову С.А. в течение 1 (одного) дня.
3. Начальнику отдела кадров Олейниковой А.Н. ознакомить с настоящим приказом заинтересованных лиц.
4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Скутина В.Д.

Генеральный директор ООО «Свирель» Алексеев / Алексеев О.В.

С приказом ознакомлены:

Старший специалист отдела маркетинга Иванов / Иванов С.А.

17.06.2024

Начальник транспортного отдела Самойлов / Самойлов В.И.

17.06.2024

Начальник отдела кадров Олейникова / Олейникова А.Н.

17.06.2024

Заместитель генерального директора Скутин / Скутин В.Д.

17.06.2024

Договор безвозмездного пользования автомобилем

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды). По этому договору работник передает вещь (в данном случае автомобиль) в безвозмездное временное пользование работодателю, который обязуется вернуть эту вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ст. 689 ГК РФ).

Образец договора можно скачать здесь.

Налог на прибыль. В данном случае у работодателя образуется доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом. Он включается в состав внереализационных доходов в размере, определенном исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ч. 2 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина от 19.04.2021 N03-03-06/1/29310). Стоимость самого имущества, полученного в пользование, в доход не включается (п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Расходы на содержание авто можно учесть при налогообложении прибыли (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина от 24.07.2008 N03-03-06/2/91).

НДФЛ. При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования у работника не возникает налоговой базы по НДФЛ, так как работодатель ему при этом ничего не платит (ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Страховые взносы. При получении автомобиля в безвозмездное пользование страховые взносы начислять не надо по той же причине, почему и не нужно платить НДФЛ (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Для чего нужно введение запрета?

Работодателю имеет смысл ввести запрет на использование авто для достижения этих целей:

• Обеспечение безопасности труда.
• Предупреждение излишнего расхода топлива.
• Предупреждение аварий, нанесения ущерба авто.

По умолчанию никакого запрета на эксплуатацию личного ТС нет, так как нет соответствующего положения в законах. Для введения ограничений работодателю нужно издать распоряжение.

Образец приказа

Распоряжение об ограничении эксплуатации авто составляется в свободной форме. Вид документа не регламентирован нормативными актами. Но приказ должен соответствовать стандартным требованиям: указание всей необходимой информации, наличие подписи руководителя и даты. Примерный образец распоряжения:

ООО «Транспортер»

г. Москва

23 марта 2018 года

Приказ №556

О запрете использования служебного ТС в личных целях

Для достижения целей по обеспечению безопасности труда

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить использование служебных авто в личных целях. 2. Руководителям отделов донести положения настоящего распоряжения до своих подчиненных. 3. Контроль над выполнением положений настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор (подпись) И.Л. Вихров

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.