Порядок отпуска нефтепродукта к потребителю по талонам и топливным картам

Каждая организация определяет порядок списания бензина в период обкатки в бюджетном учете, исходя из норм расхода горюче-смазочных материалов: ГСМ списывают по фактическому расходу, но не выше установленных норм. Нормы расхода легковых и грузовых автомобилей устанавливают в приказе по учреждению. Его издают для контроля сохранности топлива и выявления перерасхода.

Может пригодиться: как составить приказ о нормах расхода топлива

Базовые нормы расхода на 100 км закреплены в рекомендациях Минтранса (Распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008). Но если нормируете расход по документам изготовителя с учетом коэффициентов корректировки по условиям эксплуатации, это не нарушение, поскольку нормы Минтранса носят рекомендательный характер (письмо Минфина № 02-10-010/55111 от 13.12.2013).

Расчет количества топлива

По данным путевого листа рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете?

Эмитент топливных карт может представлять их на платной или безвозмездной основе. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

Бесплатные карты не должны быть отражены в балансе компании. Лучше всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в плане счетов, к примеру 121. Также можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, несущего ответственность за расходование топлива.

В случае использования топливных карт на платной основе лучше всего включить их в состав ТМЦ и далее списать стоимость на расходы организации.

Так или иначе, нужно указать на каком счете и как ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики компании.

Примеры проводок по бухгалтерскому учету топливной карты.

Действие Операции

Декабрь

Капитал Кредит

Платные карты

Акт о приеме передачи (накладной) на топливные карты

10

60

Получен счёт на оплату (при применении поставщиком НДС)

19

60

По картам за текущий период стоимость топлива была учтена в сумме расходов текущего периода

20, 25, 26, 44

10

Выплаты поставщику

60

51

НДС принятый на учет

68

19

Балансовый учет (и платное обучение, и бесплатное зачисление)

Все топливные карты приняты на забалансовый учет

Склад 121склад

Сотрудник, ответственный за выдачу топливной карты, получил карту.

По данным 121 работника

Склад 121склад

На основании заявления, полученного от ООО «Топливный партнер», топливная карта была возвращена компании.

Склад 121склад

По данным 121 работника

Топливо на карте списывается.

Склад 121склад

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

При учете топлива в топливных картах используются два счета 60 и 10.

На сегодняшний день топливные карты являются неотъемлемой частью любого договора по поставкам топлива. А для отражения расчетов со своим поставщиком топлива существует 60 счет, Плана счетов бухгалтерского учета.

Это топливо входит состав товарно-материальных ценностей ( ТМЦ), на 10 счете. Поставщику должны быть предоставлены документы, на основании которых проводятся операции по счетам: зачастую это стандартный перечень документов, включающий в себя:

• Сопроводительная записка (с указанием даты и времени передачи) и акт приема-передачи;

• Отсчет, счет-фактура;

• Отчет по топливным картам об отпуске топлива (транзакционный отчет);

• UPD-универсальный передаточный документ (УПД)

Правила приема и отпуска нефтепродуктов

Нефтепродукты – это смесь углеводородов либо отдельные химические соединения, которые получают из нефтяных газов и самой нефти.

На предприятиях нефтеобеспечения (нефтебазы, автозаправочные станции и т.п.) оператор должен:

1. Проконтролировать наличие подтоварной воды в в цистерне при помощи специальной водочувствительной пасты (или ленты).
2. Убедиться в исправности резервуара и его оборудования и правильности работы запорной арматуры.
3. Измерить температуру топлива в цистерне.
4. Взять пробу топлива.
5. Измерить уровень топлива в резервуаре, с целью определения его вместимости и остатка топлива.
6. Контролировать наполнение цистерны.
7. Убедиться, что на рабочем месте имеет исправно противопожарное оборудование.
8. Убедиться, что двигатель автоцистерны находится в выключенном состоянии.

Результаты измерения температуры топлива в цистерне должна быть отображена в товарно-транспортной накладной, а также в сменном отчете. Расхождения между фактическим значением и данными товарно-транспортной накладной не должны быть выше величины, которая учитывает изменение объема нефтепродукта при изменении температуры. Объем нефтепродукта при определенной температуре можно рассчитать по следующей формуле:

$Vт = Vo * (1 +- b * j)$, где

Vo – объем топлива при температуре 20 градусов по Цельсию; b – коэффициент объемного расширения (табличное значение); j – разность температур.

Нефтепродукты запрещается принимать в случае некорректного или неправильного заполнения товарно-транспортной накладной, при неисправности сливного устройства, а также в случае нарушения и отсутствия пломбировки. Топливо, которое было доставлено в автомобильных цистернах, должно быть слито в полном объеме, в чем убеждается оператор после окончания слива. Во время приема топлива оператор должен постоянно наблюдать и контролировать уровень наполнения резервуара, не допуская его переполнения. При обнаружении расхождений между данными товарно-транспортной накладной и фактическим количеством нефтепродуктов, оформляется акт недостачи минимум в трех экземплярах. Один является приложением к сменному отчету, второй отдается водителю, а третий остается на предприятии нефтеобеспечения.

Топливные карты в налоговом учете

Налогообложение затрат на приобретение топливного пластика – важный момент учета на предприятии. Его особенности важно также закрепить в учетной политике компании, касающейся налогообложения. В частности, необходимо осветить порядок отнесения расходов на пополнение карты – это может быть прямое списание на затраты, отнесение на расходы по содержанию автомобилей или на прочие расходы компании.

Важно помнить, что НДС в части стоимости топливной карты можно предъявлять к возмещению, но только после проведения карты по учету и при наличии счета фактуры в бухгалтерии компании. Напоминаем, что вычет НДС доступнее лишь для компаний, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость, и проводят информацию по картам в налогооблагаемых операциях.

Чтобы учитывать расходы на топливо для автомобилей предприятия в расчете налогооблагаемой прибыли, необходимо выполнение следующих условий:

• Обоснованность расходов
• Соответствие расходов установленным в учетной политике нормам
• Документальное подтверждение расходов
• Использование топлива с карт исключительно в рамках основной деятельности предприятия, нацеленной на получение дохода.

В связи с обозначенными выше требованиями, для снижения размера налогооблагаемой базы работник бухгалтерии должен обязательно выполнить следующие процедуры:

• Подготовить документы, подтверждающие расходы на приобретение (пополнение) топливной карты.
• Доказать, что фактически расход средств на топливо соответствует заявленным лимитам.
• Доказать, что топливо использовалось для заправки автомобилей, которые эксплуатируются в основном производстве для получения дохода предприятия.

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Проводки по ТК будут следующими:

• ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
• ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
• ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
• ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
• ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
• ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.