Обслуживание в вип терминале аэропорта является расходами на служебную командировку

Служебное задание на командировку не относится к группе обязательных документов, поэтому при краткосрочных поездках можно обойтись без него. В этом случае достаточно приказа, в котором фиксируется основная цель и сроки ее выполнения. Если же предстоит длительная командировка, то рекомендуем оформить этот документ. Он необходим для детализации рабочего задания и возможности разбивки его на периоды. Расширенная версия позволит избежать недопонимания и неточностей, а также облегчит контроль над исполнением поручений со стороны работодателя.

Служебное задание относится к внутреннему документу, поэтому должно быть отражено в локальных актах. Его срок хранения составляет 5 лет. При поездках за пределы страны — 10 лет (приказ № 558 Минкульта).

Таким образом, правильно оформленное служебное задание, образец заполнения которого представлен на сайте: business-trip.online, позволяет:

• установить точные цели командировки;

• повысить шансы на выполнение всех задач;

• упростить процедуру оформления принимающей стороной;

• оперативно заполнить отчет о проделанной работе.

При отправке несколько специалистов в приказе формируется общая цель. Однако, сотрудник должен понимать свои поручения, поэтому их детализация отражается непосредственно в служебном задании.

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Кого отправить в командировку не получится

Не всех работников руководитель вправе обязать отправиться в служебную поездку. Законодательство определяет категории граждан, которых нельзя командировать:

Категория работниковЧем регламентируетсяВ период, когда действует ученический договор, если поездка не связана с ученичествомЧ. 3 ст. 203 ТК РФБеременные женщиныЧ. 1 ст. 259 ТК РФНесовершеннолетние (кроме творческих профессий: актеров, танцоров, музыкантов, певцов и т. д.)Ст. 268 ТК РФКандидаты, которые зарегистрировались и участвуют в выборах, во время их проведенияСт. 41 ФЗ № 67 от 12.06.2002

Следующие сотрудники, не согласившиеся письменно на командирование:

• инвалиды;
• женщины с детьми до трёх лет;
• воспитывающие ребенка-инвалида;
• ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медзаключением;
• матери, отцы, опекуны, которые воспитывают без мужа (жены) ребенка до 14 лет;
• родитель ребенка до 14 лет, если другой родитель трудится вахтовым методом или находится на военной службе;
• имеющие трёх или более несовершеннолетних детей, младшему из которых меньше 14

Ч. 2 ст. 167, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ

Лица, которых направить в служебную поездку допускается только с их письменного согласия, должны быть ознакомлены письменно с правом отказаться от командировки. Нарушением трудовой дисциплины такой отказ не является, уволить или привлечь к другой дисциплинарной ответственности за него нельзя.

Кого нельзя отправить в командировку

Есть категории работников, которых запрещено направлять в командировки. Это (ст. 259, 268 ТК РФ):

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет.

А некоторых работников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности (ст. 259, 264 ТК РФ):

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
• работники-инвалиды;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Расходы на проживание в командировке

Расходы на гостиницу или аренду квартиры также можно учесть в расходах в полном размере при наличии подтверждающих документов. Облагать эти суммы НДФЛ и страховыми взносами не требуется.

Если в счете гостиницы будет отдельно выделена оплата питания (например, завтрака) и руководитель примет решение возместить ее работнику, то эту сумму учесть в расходах не получится. Кроме того, ее надо обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь расходы на питание уже компенсируются работнику суточными.

Расчеты с командированным работником

Перед командировкой необходимо выдать работнику аванс. Его сумму можно рассчитать исходя из суточных за каждый день командировки и расходов, который работник самостоятельно оплачивает в командировке (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Аванс перерчисляется на банковскую карту работника или выдается наличными из кассы.

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней составить авансовый отчет о потраченных суммах (можно использовать унифицированную форму № АО-1). К отчету надо приложить подтверждающие документы (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

После того, как руководитель утвердит авансовый отчет, перерасход, то есть потраченные работником суммы с учетом уже выданного аванса, необходимо ему возместить. Можно перечислить их работнику на банковскую карту или выдать наличными.

А вот если работник не составит авансовый отчет в установленный срок или не вернет неизрасходованный аванс по возвращении, то организация вправе удержать неизрасходованные средства из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ).

Размер и нормы суточных за каждый день командировки

Это суммы, которые должны компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Суточные платятся за каждый день командировки (и рабочие, и выходные, и дни болезни в командировке). Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте, то есть он ничем не ограничен (ст. 168 ТК РФ).

Вся сумма суточных (без ограничений) учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН. А вот для НДФЛ и страховых взносов не облагаются следующие суммы суточных (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день для командировок по РФ;
• 2 500 руб. в день для командировок за рубеж.

Отметим, что если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Оплата командировки: считаем средний заработок

За каждый рабочий день командировки и за дни в пути нужно выплатить работнику среднедневной заработок, а не зарплату (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Средний заработок, сохраняемый за дни командировки, рассчитывается так (ст. 139, 167 ТК РФ):

Средний заработок за командировку = Средний дневной заработок * Количество рабочих дней в командировке

Посчитать средний заработок для командировки можно с помощью калькулятора на нашем сайте.

Средний заработок за дни командировки выплачивается работнику в общие сроки выплаты зарплаты в организации. То есть ждать окончания командировки не надо (Письмо Минтруда от 27.06.2019№ 14-1/ООГ-4422).

Такой средний заработок в общем порядке облагается НДФЛ и страховыми взносами, учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН (п. 6 ст. 255 НК РФ).

Условия и порядок выплаты пособий по командировочным расходам и минимальных суточных

Порядок и условия возмещения расходов, понесенных при выполнении трудовых заданий, а также выплата суточных за зарубежную командировку регулируется постановлением Правительства Республики от 25.06.2009 номер 110 «Порядок возмещения расходов на командировку и минимальный размер суточных, условия и порядок их выплаты» (в дальнейшем Постановление).

Работодатель должен принять письменное решение о возмещении расходов на командировку и выплате суточных. В таком документе, который является основанием для оплаты командировочных, указываются пункт назначения, продолжительность и задание командировки, а также ставки возмещаемых командировочных расходов и суточных. Работник имеет право потребовать возмещение возможных расходов, понесенных во время командировки, в разумные сроки до начала командировки, в том числе:

• сопутствующие командировке расходы на проезд и проживание
• расходы, связанные с покупкой билетов
• страхование путешествий
• оформление визы
• транспортировка багажа

Работник имеет право отказаться от командировки, если работодатель не выплатит аванс в разумные сроки. Все расходы, связанные с командировкой, возмещаются на основании документа, подтверждающего расходы. Суточные не выплачиваются во время командировки внутри страны в соответствии с вышеупомянутым Постановлением

Минимальные суточные для заграничной командировки – 22,37 евро в день. Не облагаемая налогом часть суточных составляет 50 евро за первые 15 календарных дней и 32 евро за оставшиеся дни календарного месяца. Суточные при командировке за границу выплачиваются, если место деятельности, расположенное за границей, находится не менее чем в 50 километрах от границы населенного пункта, в котором находится место работы.

Работодатель может снизить размер суточных до 70 процентов, если командированному лицу предоставляется бесплатное питание во время пребывания в месте командировки.

Суточные выплачиваются за день выезда за границу, если транспортное средство выезжает за границу не позднее 21.00. Суточные выплачиваются в день прибытия из зарубежной командировки, если автомобиль прибывает после 3.00. Это означает, что зарубежная командировка входит в новый календарный день не менее, чем на 3 часа.

Работник может одновременно быть командированным и находиться в командировке. В этом случае должны соблюдаться как предусмотренные Законом о трудовом договоре положения о командировке, так и директивы Европейского Союза о командированных рабочих (прежде всего 96/71/EС, 2014/67/EC, 2018/957/EC). Это означает, что если работник находится в статусе командированного во время работы за границей, ему должны быть гарантированы определённые условия, действующие в стране назначения, и в то же время ему должны выплачиваться суточные.

ПРИМЕР 1 Работник (строитель) обычно работает в Эстонии, поэтому в трудовом договоре местом работы указывается Эстония. Таким образом, к работнику применяется эстонское право. Партнёром работодателя является финская компания, которому периодически предоставляются услуги. Это означает, что работодатель иногда отправляет своих работников на работу в финскую компанию (например, для установки модульного дома, изготовленного в Эстонии).

Поскольку место работы работника находится в Эстонии, при работе в Финляндии он находится в командировке за границей. Таким образом, работнику необходимо выплачивать суточные во время пребывания в Финляндии. Кроме того, работник также является командированным работником, поскольку он временно отправлен работодателем в Финскую компанию для оказания услуг. Это означает, что работнику также должны быть гарантированы перечисленные выше условия (включая действующую в Финляндии заработную плату).

Пример 2 Строитель обычно работает в Финляндии. Таким образом, в трудовом договоре работника в качестве места работы должна быть указана Финляндия, и на работника также распространяется действие Финского права (§ 35 (2) (1) Закона о международном частном праве), если в соответствии с частью 3 не будет установлено, что трудовой договор больше связан с другой страной. В этом случае мы не будем иметь дело с командированным из Эстонии работником, и ему не выплачиваются суточные за командировку за границу.

Пример 3 В случае строителя, который работает в нескольких странах, но был оформлен на работу в Эстонию, вероятнее всего, будет применяться эстонское право (§ 35 (2) (2) Закона о международном частном праве), если в соответствии с частью 3 не будет установлено, что трудовой договор больше связан с другой страной. Например, «базой» работника является Финляндия, из которой работник ездит на объекты в Норвегию и Швецию. В этом случае, к данным трудовым отношениям, будет применяться финское право. В данном случае мы не будем иметь дело с командированным из Эстонии работником, и ему не будут выплачиваться суточные за командировку. Однако, если Эстония будет являться отправной точкой на объекты, и местом работы тоже может быть Эстония, то это означает, что работник является командированным работником, отвечающим условиям директивы, а также имеет право на получение суточных за командировку заграницу.

Если сотрудник заболел в командировке

За дни болезни, если они попадают на период командировки, работнику положено пособие по болезни, а не средний заработок. Но работник должен подтвердить факт болезни и ее продолжительность больничным листом. При этом работнику нужно выплачивать суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности в связи с болезнью приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Если работник лечился в стационаре и это отражено в больничном листе, то не нужно возмещать ему расходы на проживание за эти дни (п. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Как оплачиваются дополнительные расходы на командировку

Поскольку человек находится вне места своего жительства, у него появляются дополнительные траты.

Работнику до отъезда выдается денежная сумма (аванс) на подобные расходы (п. 10 постановления № 749).

Работодатель компенсирует (ст. 168 ТК РФ):

1. Плату за проезд до места командировки и обратно. Подтверждающими документами являются билеты, посадочные талоны и квитанции.

2. Наём жилья (номера в гостинице или квартиры). Подтверждает оплату помещения договор найма, кассовый чек или расписка в получении денег, акт об оказании услуг.

3. Суточные — суммы расходов, связанных с проживанием не дома (ежедневное питание, передвижение в пределах населенного пункта). Их размер определяется:

• для сотрудников федеральных государственных органов и учреждений — соответствующими постановлениями Правительства РФ;
• для работников государственных органов и учреждений субъектов РФ, муниципальных учреждений — нормативными актами органов государственной власти конкретного субъекта России или муниципального образования;
• у остальных работодателей — коллективным договором или иным локальным актом (например, положением о командировках).

Если командированный имеет возможность каждый день возвращаться домой, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возврата решается с руководителем. Учитывается дальность расстояния, условия транспортного сообщения, особенности выполняемого задания и необходимость сотрудника в отдыхе.

Подробнее: как рассчитать и оформить суточные в командировку

4. Иные расходы, которые произведены с разрешения работодателя или с его ведома. Например, это:

• при направлении за границу — траты на изготовление загранпаспорта, визы, покупку медицинской страховки;
• мобильная связь, оплата интернета.

Если руководитель решит, что расходование денежных средств необходимо и обоснованно, то компенсирует их.

После возвращения из командировки работник самое позднее, чем через три рабочих дня, предоставляет авансовый отчет об израсходованных суммах. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие траты.

Подробнее: как составить авансовый отчет о командировке

Продление или перенос командировки

Если возникла необходимость продлить период командировки или перенести командировку на другое время, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. После этого командированного надо ознакомить с приказом. Если работник уже в командировке, можно сделать это посредством электронной почты, а с оригиналом приказа ознакомить человека после его возвращения из командировки.

Кстати, если командированный попадает в категорию работников, для направления которых в командировку требуется их письменное согласие, то при продлении командировки также требуется письменное согласие работника.

Как составить приказ об отмене командировки, читайте здесь.

Порядок и правила оформления командировки

Оформление поездки состоит из этапов.

Шаг 1

Принятие решения о необходимости отправиться в командировку. Оно принимается руководителем самостоятельно либо на основании обращения работника или его непосредственного начальника.

На заметку: как сформулировать цель командировки

Шаг 2

Издание приказа о командировке.

Подробнее: как составить приказ о направлении работника в командировку

Документ содержит информацию:

• название организации-работодателя;
• номер, дату составления;
• сведения о работнике: ФИО, должность и структурное подразделение;
• пункт назначения (указывается страна, город, название и адрес принимающей организации);
• срок поездки (количество календарных дней, период);
• цель;
• источник финансирования;
• основание;
• подпись руководителя;
• подпись работника, дата ознакомления с распоряжением.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 3

Покупка билетов и бронирование жилья.

Кто занимается заказом — сам командированный или уполномоченный работник отдела кадров или бухгалтерии, может определяться локальным актом, таким, как положение о командировках.

Может пригодиться: как составить положение о командировках

Однодневная командировка: какие особенности

Даже если работник направлен в командировку всего на 1 день, то оплата происходит в том же порядке, что при многодневной командировке. То есть за этот день выплачивается средний заработок или двойная дневная ставка в зависимости от того, работал сотрудник в свой рабочий день или в выходной.

При однодневных командировках по России суточные не платят. А вот при загранкомандировках выплачивают 50% установленной нормы (п. 11, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Можно ли продлить или перенести командировку

Трудовое законодательство такого запрета не содержит. Изменение может произойти по различным причинам:

• болезнь работника;
• перенос даты переговоров, судебного заседания;
• чрезвычайные ситуации, ухудшение погодных условий и т.д.

О продлении или переносе служебной поездки издают приказ в свободной форме. В документе прописывают актуальные даты, знакомят с ними работника. Если гражданин уже находится в поездке, то ознакомиться с новым распоряжением допустимо в электронной форме (по e-mail или в мессенджере). После возвращения сотрудник распишется в бумажной версии документа.

Кроме продления и переноса, служебный выезд можно отменить, если отпала его актуальность. В таком случае издают приказ об отмене предыдущего распоряжения целиком, с которым сотрудник знакомится под роспись.

Что делать, если сотрудник заболел в командировке

За период болезни командированному выплачивается не средний заработок, а пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 постановления № 749). Для его назначения и выплаты гражданин предъявляет больничный лист. Размеры пособия, как и при обычной работе, зависят от стажа:

Страховой стаж, летПроцент от среднего заработкаВосемь и более100От пяти до восьми80Менее пяти60

Помимо пособия по нетрудоспособности, работнику возмещаются:

• расходы по найму жилья (кроме случаев лечения в стационаре);
• суточные — до выздоровления и восстановления способности продолжить выполнять поручение или вернуться в место постоянного жительства.