Образец произвольной формы путевого листа с 1 марта 2024 г

Это документ строгой отчетности. В нем указывают обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2020 года таких обязательных реквизитов стало больше, их утвердили Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

В форму вносят реквизиты:

• наименование и номер листа;
• срок действия;
• сведения о собственнике (владельце);
• сведения об автомобиле и водителе;
• данные о поездке.

В сроке действия указывают период использования ПЛ. Если его выдают более чем на один день, указывают начальную и конечную даты. Обязательно указывается марка горючего для путевого листа, чтобы бухгалтер списал ГСМ по организации.

Сведения о собственнике (владельце) включают:

• для юрлица — наименование, правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

В сведения о транспортном средстве вносят:

• тип ТС, марку и модель;
• для прицепов — марку и модель прицепа;
• номер ТС и прицепа;
• пробег при выезде и возвращении;
• дату проведения ТО.

В сведения о водителе вносят:

• Ф.И.О.;
• дату предрейсового и послерейсового медосмотра.

В сведениях о перевозке указывают информацию о видах сообщения и видах перевозки.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Его обязаны проходить лица, осуществляющие трудовую функцию водителя. Перечень работ, содержащий трудовую функцию водителя, утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 № 2349. При этом если трудовая функция работника предполагает разъездной характер работы и использование служебного авто или авто, которое предприятие арендует или выплачивает компенсацию работнику за использование личного транспортного средства, медосмотр обязателен.

Интересно по теме: наказание за отсутствие карты тахографа

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

Оформлением документа в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму вправе непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, уполномоченное лицо несет ответственность за наличие документа, за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением занимается сам водитель (это не запрещено), ему необходимо заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Требования к заполнению ПЛ:

1. Документ оформляют на каждое эксплуатируемое ТС.
2. Оформление происходит до начала рейса.
3. Если ТС эксплуатируют несколько водителей в течение рабочего дня, оформляют несколько ПЛ (на каждого водителя).
4. В наименовании листа указывают тип ТС, на которое он оформляется.
5. Номер документа указывают в заголовке в хронологическом порядке.
6. Даты, время и пробег заполняют лица, уполномоченные работодателем.
7. При оформлении на одно ТС нескольких путевок на разных водителей дату, время и пробег указывают при выезде первого водителя и по возвращению последнего.
8. Сведения о медосмотре заполняет медицинский работник.
9. Выданные ПЛ фиксируют в журнале регистрации. Его ведут в печатной или электронной форме.

Вот образец заполнения путевого листа легкового автомобиля по форме 3:

Порядок заполнения первой стороны путевого листа ЭСМ-2 в 2023 году

Бланк по теме:Путевой лист 2024: образецПосмотретьСкачать

Первая сторона формы путевого листа строительной машины ЭСМ-2 подлежит оформлению диспетчером либо иным соответствующим уполномоченным работником специализированной организации со строительными машинами. Здесь же проставляется подпись заправщика строительной машины (машиниста).

По закону в форму путевого листа ЭСМ-2, введенную постановлением 78, в обязательном порядке включаются следующие реквизиты (приказ 390, письмо Минтранса РФ «О заполнении» от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ):

1. Данные о лице, оформившем путевой лист.
2. Ф. И. О. водителя (-ей) строительной машины.
3. Сведения о строительной машине.
4. Вид сообщения – оно бывает городским, междугородним или пригородным.
5. Вид перевозки – в приведенном случае это будет «Передвижение и работа специальных транспортных средств».
6. День, на протяжении которого используется путевой лист. В случае оформления путевого листа на два и более дней в нем прописываются даты начала и завершения срока использования такого первичного документа (п. 3 приказа 390).

Согласно приказу 390, в путевом листе ЭСМ-2 теперь можно не прописывать его порядковый номер. Для первичного документа такой реквизит не относится к обязательным (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На первой стороне также указывается период работы и табельный номер работника – водителя строительной машины.

Путевой лист ЭСМ-2 заполняется на каждую строительную машину и до ее выпуска на линию. Причем на одну строительную машину приведенный документ можно оформить отдельно на каждого водителя.

Скачать бланк путевого листа строительной машины с учетом изменений из приказа 390 можно в начале данной статьи.

Какие данные о лице, оформившем путевой лист ЭСМ-2, указываются в этом первичном документе

В форму ЭСМ-2 добавляются и сведения о лице, заполнившем ее (п. 4 приказа 390):

• для юрлица (организации) – название компании (полностью), адрес юрлица по местонахождению, контакты (номер телефона), ОГРН;
• для ИП – Ф. И. О. руководителя ИП, адрес прописки, контактный телефон, ОГРН.

Образец заполнения путевого листа на автокран (строительную машину) представлен здесь (Документ 2).

Скачать образец

Какие данные о строительной технике указываются в путевом листе ЭСМ-2

В путевой лист ЭСМ-2 добавляются такие сведения о строительной машине:

• тип строительной машины, а также ее марка и модель;
• регистрационный госномер строительной машины (номерной государственный знак);
• модель, номерной знак и марка прицепа строительной машины (при наличии);
• колонна, участок (при наличии);
• инвентарный номер – согласно в ФСБУ 6/2020 и п. 11 Методических указаний по бухучету ОС, введенных приказом Минфина «Об утверждении» от 13.10.2003 № 91н;
• куда направляется строительная машина – адрес и название объекта;
• данные с одометра – указываются полные километры пробега;
• время (в количестве часов и количестве минут) и дата – когда строительная машина была выпущена на линию и возвращена по завершении рабочего дня (смены).

Согласно ст. 20 закона «О БДД» от 10.12.1995 № 196-ФЗ и приказу 390, в отношении строительных машин предсменный контроль техсостояния ТС не проводится.

Какие данные берутся с одометра

В путевой лист строительной машины ЭСМ-2 – 2023 включаются показания одометра строительной машины и расход топлива. Причем приведенные сведения заносятся в путевой лист (ч. 5 п. 5 приказ 390):

1. При выезде строительной машины с парковки, используемой для стоянки строительной машины (далее – парковки) – при завершении рабочего дня (смены) водителя.
2. При заезде строительной машины на парковку – после того как у водителя завершился рабочий день (смена).
3. При приеме-сдаче строительной машины следующему водителю после завершения рабочего дня (смены) прежнего водителя – в случае заполнения или составления двух и более путевых листов на одну строительную машину.

В случае заезда строительной техники (машины) на парковку и выезде с нее время (в минутах и часах), дата и данные одометра строительной машины в путевом листе указываются ИП – водителем строительной машины или соответствующим работником, уполномоченным на такие действия решением руководителя юрлица (ИП), и удостоверяется подписью ИП-водителя или уполномоченного работника соответственно. Если путевой лист оформляется в электронном виде, то он должен быть заверен подписью УНЭП (УКЭП) ИП-водителя или уполномоченного сотрудника и с приведением его Ф. И. О. (п. 14 приказа 390).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец заполнения, как заполнять путевой лист легкового автомобиля в exel

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля в pdf

Скачать бесплатно образец путевого листа легкового автомобиля в word

Скачать образец путевого листа для легкового автомобиля директора на месяц в свободной форме

• Челозерцева Александра

Содержание приказа об утверждении путевого листа

Для того чтобы форма путевого листа вступила в действие, ее необходимо утвердить приказом руководителя. Приказ составляется на бланке организации или ИП, имеет характер внутреннего документа и обязателен для исполнения сотрудниками организации. Составляется он по форме, принятой для такого рода бумаг, и должен содержать следующие сведения:

• наименование составителя (организации или ИП);
• номер и дату составления;
• название документа;
• суть события, которому посвящено издание приказа;
• дату ввода в действие;
• круг лиц, которых касается обязанность исполнения приказа
• перечень лиц, ответственных за исполнение приказа;
• подпись руководителя;
• подписи ознакомленных с приказом лиц.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

• перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Когда, по каким строительным машинам и кто оформляет путевой лист ЭСМ-2 в 2023 году

Статья по теме:Как оформить путевой лист в электронном видеСогласно п. 9 ч. II Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, путевой лист оформлять в 2023 г. можно на бумаге и в электронном виде. Как правильно это делать, обязателен ли электронный путевой лист в 2023 г., будем разбираться далее.Подробнее

Обратите внимание: с 01.09.2023 действует новый бланк путевого листа, который включает дополнительный реквизит – СНИЛС водителя. Переходите по ссылке, чтобы скачать новую форму бланка путевого листа, применимую с 1 сентября.

С 01 сентября 2023 года вступили в силу новые требования Минтранса, утвержденные приказом от 05.05.2023 №159:

• в сведениях о водителе помимо прочего следует указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
• закреплено право оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов;
• разрешено изменять сведения о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.

С марта 2023 года действуют правила, введенные приказом Минтранса РФ «Об утверждении» от 28.09.2022 № 390 (далее – приказом 390) вплоть до 1 марта 2029 г. Кроме того, с начала марта 2023 г., согласно приказу ФНС «Об утверждении» от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, допускается оформление путевых листов в электронном виде.

Путевой лист строительной машины ЭСМ-2 – это первичный документ, предназначенный для контроля работы и учета ТС, водителя в специализированной организации при почасовой оплате. Кроме того, оформленный бланк используется и при получении необходимых данных для расчета зарплаты обслуживающему персоналу (ст. 2 закона «Устав» от 08.11.2007 № 259-ФЗ, постановление Госкомстата РФ «Об утверждении от 28.11.1997 № 78, далее – постановлением 78).

Кроме того, на основании путевых листов ЭСМ-2 осуществляется списание ГСМ на себестоимость перевозок строительной машины. Приведенные расходы организации признаются расходами, учитываемыми при расчете налога на прибыль.

В путевой лист ЭСМ-2 включаются данные с одометра строительной машины и данные по расходу топлива (горючего). Такие сведения записывает механик или другое уполномоченное руководителем организации (ИП) лицо (постановление 78).

К числу строительных машин относятся (ОК 034-2014 КПЕС 2008):

• тракторы;
• бульдозеры;
• автокраны;
• экскаваторы.

Форма путевого листа строительной машины ЭСМ-2 подлежит заполнению в единственном экземпляре диспетчером или уполномоченным работником. Возврат на парковку и выезд с нее строительной техники оформляется машинистом, диспетчером, механиком (постановление 78).

Проверить правильно ли вы заполнили путевой лист можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Как осуществляется оформление на одну строительную машину двух и более путевых листов ЭСМ-2 в 2023 году

Когда на одну строительную машину оформляется два и более путевых листа ЭСМ-2 раздельно на каждого водителя данной строительной машины, при приеме-сдаче приведенного ТС следующему водителю время, дата и показания одометра указываются и удостоверяются подписью водителя – работника, принимающего от прежнего водителя ТС – строительную машину, с указанием Ф. И. О. (п. 14 приказа 390). Если путевые листы оформляются в электронной форме в соответствии с приказом ФНС «Об утверждении» от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, то они должны быть заверены подписью УКЭП (УНЭП) уполномоченного работника с приведением его Ф. И. О. Уполномоченный работник по закону назначается отдельным решением руководителя юрлица (ИП).

Итоги

Таким образом, в период с 1 сентября и с 1 марта 2023 г. и до 1 марта 2029 г. включительно в путевых листах ЭСМ-2 указываются новые реквизиты. Выписывается такой путевой лист в приведенных в статье случаях. Пример заполненного образца и бланк путевого листа строительной машины можно скачать бесплатно по ссылкам, представленным выше в статье.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать путевой лист в формате .xls

Бесплатно скачать бланк путевого листа трактора (унифицированная, необязательная форма)

Скачать образец заполнения путевого листа с 1 марта 2020 года

Скачать образец путевого листа на месяц для грузового автомобиля

Общие сведения о путевых листах

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».

Как списать расходы на ГСМ, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.

С сентября 2023 года произошли изменения в правилах выписки путевого листа. Теперь один путевой лист можно оформить на многодневный рейс или если у водителя несколько рейсов в течение одного дня. Также допускается оформление путевки на срок более месяца — п. 3 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 этот момент не ограничивает. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается.

О том, какой срок хранения действует для путевого листа, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)» .

Какую форму путевого листа использовать

Пока компания (ИП) самостоятельно решает, какой вид путевки использовать — бумажную или электронную. И закрепляет это в своей учетной политике. Постепенно государство будет вводить обязательный электронный формат (так называемый отраслевой императив). Первая отрасль, которая должна использовать электронные путевые листы с 1 июня 2024, — алкоотрасль, все производители и продавцы алкоголя.

Путевые листы формируются:

• В электронном (цифровом) виде — в бухгалтерской программе, которая умеет работать с электронными листами. Например, в СБИС. Также работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ) можно из 1С через расширение СБИС. Формат ЭПЛ — в приказе ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26-116@.
• На бумаге — по форме, которую разработали и утвердили самостоятельно, с указанием всех обязательных реквизитов (привели в таблице ниже). За основу можно взять бланк путевого листа из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Например:
• форма № 4 — для легкового такси;
• форма № 4-с — для грузового автомобиля при сдельной оплате работы водителя;
• форма № 4-п — для грузового автомобиля при повременной оплате;
• форма № 6 — для автобуса.

Унифицированной бумажной формы путевого листа нет.

Зачем в добровольном порядке переходить на ЭПЛ в 2024 году

Государство планирует постепенно сделать электронный формат обязательным для всех отраслей бизнеса. Поэтому уже сейчас логично осваивать новый вариант, не дожидаясь, когда вашу отрасль переведут на эксперимент по электронным перевозочным документам (ЭПД). В частности, важно быть начеку, если водители возят маркированные, подакцизные товары.

Оформление путевых листов в СБИС упрощает документооборот. Такой вариант исключает ошибки при заполнении путевого листа и ускоряет рабочие процессы. Электронные путевые листы можно создать и заполнить в СБИС за пару кликов: выбирайте автомобиль, водителя, виды сообщения и перевозки из доступных. Документ не нужно передавать от специалиста специалисту: ЭПЛ автоматически доступен сразу всем ответственным, включая водителя. Для разных сотрудников можно настроить доступ с разными правами.

Электронный путевой лист не нужно печатать для водителя, хранить в архиве — после всех подписаний программа передает данные в госсистему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). У водителя в мобильном приложении или мессенджере формируется QR-код, который может работать без интернета, офлайн.

Электронные путевые листы в СБИС

Для быстрых и бережливых компаний

Как перейти на электронные путевые листы

Обсудите внедрение ЭПЛ с аккредитованным оператором ЭДО. Например, с оператором СБИС (Saby).

Для перехода на электронные путевые листы получите электронные подписи на ответственных сотрудников. Сделать это можно прямо в программе.

В учетной политике пропишите, что составляете путевки в электронном виде. Укажите, какая используется программа для путевых листов.

Кто подписывает путевой лист в электронном виде

ЭПЛ подписывают с компьютера или телефона (смартфона):

• собственник авто (усиленной квалифицированной (УКЭП);
• медработник (УКЭП);
• механик (УКЭП или неквалифицированной электронной подписью (УНЭП);
• выпускающий (может быть механиком — УКЭП или УНЭП).

Простой переход на ЭПЛ

Вместе со СБИС (Saby)

Сроки действия путевых в 2023 г.

Статья по теме:Как оформить путевой лист в электронном видеСогласно п. 9 ч. II Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, путевой лист оформлять в 2023 г. можно на бумаге и в электронном виде. Как правильно это делать, обязателен ли электронный путевой лист в 2023 г., будем разбираться далее.Подробнее

Обратите внимание: с 01.09.2023 действует новый бланк путевого листа, который включает дополнительный реквизит – СНИЛС водителя. Переходите по ссылке, чтобы скачать новую форму бланка путевого листа, применимую с 1 сентября.

Напомним : с марта 2023 г. необходимо указывать новый состав сведений и соблюдать иной порядок оформления бумажного и электронного путевого листа.

Данные изменения привнесены Приказом № 390 от 28.09.2022, действие которого заканчивается 01.03.2029. Обновленный состав сведений обозначен также Уставом автотранспорта, утв. ФЗ № 259.

Следует заметить, что новые нормы не содержат прямого запрета либо разрешения по оформлению путевого листа на месяц. Исходя из п. 3 ч. I Состава сведений из Приказа № 390, где говорится о сроке действия данного транспортного документа, следует, что:

1. Путевой лист может оформляться на один и более календарных дней (разный срок). То есть месячный срок действия допускается.
2. Если он оформляется на несколько дней, то следует конкретизировать период его использования. Нужно указывать даты начала и окончания срока.

Таким образом, водитель может совершать за один день (смену) несколько поездок (рейсов) и в этом случае оформляется путевой на день. На несколько календарных дней (месяц) его могут оформить, по сути, в двух случаях. Первый: если продолжительность поездки (рейса) больше дня, его оформляют на весь период рейса. Второй: когда смена (рабочий день) приходится на более чем один календарный день, тогда его оформляют на число календарных дней такой смены (рабочего дня).

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

• обоснованность рейса;
• законность перевозки груза и пассажиров;
• исправное состояние транспортного средства;
• право водителя управлять ТС.

Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.