Как списываются расходы на использование личного транспорта в служебных целях
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды). По этому договору работник передает вещь (в данном случае автомобиль) в безвозмездное временное пользование работодателю, который обязуется вернуть эту вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ст. 689 ГК РФ).
Образец договора можно скачать здесь.
Налог на прибыль. В данном случае у работодателя образуется доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом. Он включается в состав внереализационных доходов в размере, определенном исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ч. 2 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина от 19.04.2021 N03-03-06/1/29310). Стоимость самого имущества, полученного в пользование, в доход не включается (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Расходы на содержание авто можно учесть при налогообложении прибыли (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина от 24.07.2008 N03-03-06/2/91).
НДФЛ. При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования у работника не возникает налоговой базы по НДФЛ, так как работодатель ему при этом ничего не платит (ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Страховые взносы. При получении автомобиля в безвозмездное пользование страховые взносы начислять не надо по той же причине, почему и не нужно платить НДФЛ (п. 1 ст. 420 НК РФ).
- ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА
- Отражение в учете оплаты за использование личного имущества
- Какие из сумм, выплачиваемых работнику, признаются в расходах в налоговом учете
- Что надо знать о Методических рекомендациях № АМ-23-р?
- Что такое компенсация ГСМ сотруднику?
- Обязан ли работодатель выплачивать компенсацию, если сотрудник управляет автомобилем на основании доверенности?
- Что такое компенсация и транспортные расходы?
- Максимальный размер компенсации ГСМ (бензина, топлива)
- Размер и срок выплаты компенсации ГСМ (бензина, топлива) сотруднику
- Нужно ли оформлять путевые листы, чтобы учитывать компенсацию в расходах
- ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ
- Документальное оформление компенсации за использование личного автомобиля
- ���������� �� ������������� ������� ������������� �������� ��������� � ��������� �����
- Как учитывать транспортные затраты, подлежащие возмещению?
- Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета
- Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?
- Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику
- В каком размере выплачивается компенсация?
ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА
Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.
Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.
Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.
Отражение в учете оплаты за использование личного имущества
При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:
- Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
- При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
- По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).
При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.
В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).
Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).
К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).
В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:
Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).
Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:
Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.
Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.
Какие из сумм, выплачиваемых работнику, признаются в расходах в налоговом учете
Постановлением Правительства РФ установлены нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов работников (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). В отношении автомобилей они зависят от рабочего объема двигателя авто.
Рабочий объем двигателя легкового автомобиляНорма расходов, руб. в мес.до 2000 куб. см включительно1200свыше 2000 куб. см1500
По мнению Минфина, в указанные суммы входит и возмещение износа, и расходы на ГСМ и на ремонт, а также прочие эксплуатационные издержки (Письмо Минфина России от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036). Соответственно, без проблем для целей налогообложения прибыли (а также для целей расчета единого налога при применении УСН с объектом «доходы минус расходы») можно учесть именно нормированную сумму компенсации на дату ее выплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если же в соглашении будет прописана большая сумма компенсации и вы решите ее полностью учесть в расходах, то налоговики наверняка предъявят вам претензии по этому поводу.
Отметим, что в отношении грузовых автомобилей такие компенсационные нормы не установлены.
Что надо знать о Методических рекомендациях № АМ-23-р?
Методические рекомендации № АМ-23-р предназначены для любых компаний и предпринимателей, которые эксплуатируют автомобильную технику. В них приведены, в частности:
- значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автотранспорта,
- порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации,
- справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов и специальных жидкостей, значения зимних надбавок.
Методические рекомендации N АМ-23-р разделяют топлива и смазочные материалы. Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.
Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов – в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.
Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р. Но расчет с работником все равно производят по документам, которые подтверждают реальные расходы на топливо и другие ГСМ – чекам АЗС, квитанциям, счетам, путевым листам и т.д.
Что такое компенсация ГСМ сотруднику?
Компенсация ГСМ (расшифровка) – это компенсация горюче-смазочных материалов. Ее выплачивают сотруднику, который использует личный автомобиль для работы, когда работа носит разъездной характер или когда это необходимо в служебных целях.
В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) компенсация ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля прямо не названа. Просто надо понимать, что это один из видов компенсаций, положенных работнику, который использует для работы личное имущество (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ написано, что работнику на личном транспорте выплачивается компенсация за его использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного транспорта.
Под личным транспортом дальше мы будем подразумевать автомобиль, хотя им может быть и другой транспорт – например, мотоцикл.
Исходя из понятия горюче-смазочных материалов, компенсация за ГСМ сотруднику компании или индивидуального предпринимателя включает в себя:
- компенсацию за топливо, при этом самый распространенный вариант – это компенсация за бензин,
- компенсацию за смазочные материалы – масла и специальные смазки,
- компенсацию за специальные жидкости – тормозные, охлаждающие, смазочно-охлаждающие.
Так что дальше, говоря о компенсации ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля, мы также будет подразумевать под ней компенсацию бензина сотруднику.
Обязан ли работодатель выплачивать компенсацию, если сотрудник управляет автомобилем на основании доверенности?
Казалось бы, в ст. 188 ТК РФ говорится исключительно о личном имуществе работника. А это обстоятельство как раз и указывает на то, что такое имущество должно принадлежать работнику на праве собственности. Кстати, Минтруд в своих разъяснениях неоднократно отмечал, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица (см., например, письма от 13.11.2015 № 17‑3/В-542, от 26.02.2014 № 17‑3/В-92). Такой же позиции придерживаются чиновники Минфина и ФНС.
В то же время прямо об обязательном наличии у сотрудника права собственности на используемое в служебных целях имущество в ст. 188 ТК РФ не сказано. Не сделано в ней и уточнений относительно того, что понимать под личным имуществом. К примеру, имущество, нажитое супругами во время брака, в соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ является их совместной собственностью (независимо от того, на кого из супругов зарегистрировано право собственности), если договором между ними не установлен иной режим для названного имущества. Поэтому в ситуации, когда работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой (супругом), при отсутствии брачного договора, такой автомобиль с точки зрения закона тоже следует рассматривать в качестве личного имущества[1].
Указанный подход подтверждается и правоприменительной практикой. Причем суды содержание ст. 188 ТК РФ зачастую истолковывают еще шире. К примеру, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013 арбитры отметили: из буквального содержания названной статьи следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Остается добавить, что Определением ВС РФ от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718 данное постановление оставлено без изменений. Вывод о том, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании, сделан также в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309‑КГ15-8423 и от 30.07.2015 № 306‑КГ15-5578.
Таким образом, ситуация, связанная с обязанностью работодателя выплатить компенсацию за использование в служебных целях автомобиля (и возместить соответствующие расходы), которым сотрудник управляет на основании доверенности, в настоящее время является спорной из‑за отсутствия четкого законодательного регулирования. Работодатель должен оценить все риски при принятии решения о выплате компенсаций.
Как признать затраты на выплату компенсаций при УСНО?
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения при УСНО налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с выплатой компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.
Указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. А значит, «упрощенцы», исчисляющие налог с разницы между доходами и расходами, затраты на выплату компенсаций за использование в служебных целях личных автомобилей должны нормировать в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92). На это, в частности, указано в Письме Минфина России от 15.01.2020 № 03‑11‑11/1198. Им следует учитывать и другие разъяснения официальных органов по данному вопросу, адресованные плательщикам налога на прибыль.
Таким образом, в случае использования легкового автомобиля работника «упрощенцы» могут признать в составе расходов только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Согласно Постановлению № 92 нормативы для легковых автомобилей таковы:
- с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 руб.;
- с объемом свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб.
И, конечно, эти расходы принимаются при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Хотя в ст. 188 ТК РФ четко поименовано два вида выплат – компенсация за использование и износ (амортизация) личного транспорта работника в служебных целях и сумма возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в рамках трудовой деятельности, а в Постановлении № 92 установлен норматив лишь для первой из них – компенсации, чиновники Минфина в Письме № 03‑11‑11/1198 настаивают, что в размерах указанной компенсации учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе на их ремонт. Поэтому названные затраты, возмещаемые работодателем сотрудникам, не могут быть повторно включены в состав налогооблагаемых расходов[2].
При том что в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ говорится исключительно о возможности признать в расходах суммы компенсации за использование (износ) личного транспорта в служебных целях (причем в пределах норматива) и ничего не сказано о праве признать расходом суммы возмещений затрат, возникающих в связи с эксплуатацией такого транспорта, полагаем, учет последних в налоговой базе по УСНО влечет за собой налоговые риски.
Следовательно, если «упрощенец» не готов отстаивать свои интересы, ему лучше осуществлять налогообложение рассматриваемых компенсаций и возмещений в соответствии с разъяснениями чиновников.
Обратите внимание
В части возможности признания расходом компенсации за использование личного транспорта работника, которым он управляет на основании доверенности, Минфин дает противоречивые разъяснения. Так, в Письме от 03.05.2012 № 03‑03‑06/2/49говорится,чтоиз‑заотсутствия права собственности на автомобиль работодатель не вправе учесть компенсацию за его использование в составе расходов. Более лояльный подход изложен в Письме от 27.12.2010 № 03‑03‑06/1/812–подобнаякомпенсациявобозначеннойситуацииможетбытьвключена в налоговую базу, но в пределах норм, предусмотренных Постановлением № 92.
Полагаем, что данное обстоятельство налогоплательщики могут использовать в своих интересах. Если уж чиновники не знают, как правильно поступить в подобной ситуации, то что говорить об обычных налогоплательщиках? Ведь все сомнения, противоречия и неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).
______________________________________
[1] Добавим: аналогичное мнение на этот счет высказано Минфином в Письме от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629
[2] Аналогичные разъяснения по данному вопросу Минфином адресованы и плательщикам налога на прибыль (см. письма от 23.03.2018 № 03‑03‑06/1/18366,от26.12.2018№03‑03‑06/1/94971,от19.08.2016№03‑03‑06/1/48789)
Что такое компенсация и транспортные расходы?
Практически в каждой компании есть сотрудники, работа которых связана с поездками. К таким работникам можно отнести курьеров, водителей, менеджеров, офисных сотрудников и т.д. К примеру, бухгалтер периодически обязан сдавать отчетность в инспекцию, а кассир – финансовые средства в банк. Зачастую в своей работе они пользуются личным автомобилем.
Используя собственную машину в служебных целях, работник вправе получить компенсацию. Работодатель возмещает расходы на ГСМ и частично износ авто.
Компенсация представляет собой денежную выплату по возмещению затрат сотруднику.
Для того, чтобы работодатель мог пользоваться личным имуществом работника, необходимо соблюсти три условия:
- получить согласие от работника на использование его автомобиля;
- компенсировать сотруднику расходы по использованию авто при осуществлении им должностных обязанностей;
- отражать в бухучете понесенные затраты и выплаченные компенсации.
Так, к транспортным издержкам, подлежащим выплате, можно отнести следующие:
- компенсации за использование личного автомобиля;
- оплата арендуемого имущества работника – автотранспорта или компьютера и расходы по его содержанию;
- возмещение затрат на общественный транспорт и услуги такси;
- проезд до места работы и др.
Кроме того, при поездках сотрудник имеет право на возмещение иных расходов: проезд, аренда жилплощади, суточные и иные затраты согласно ст. 168.1 ТК РФ.
Максимальный размер компенсации ГСМ (бензина, топлива)
Многих интересует, существует ли предельный размер компенсации бензина работнику с личным автомобилем, а также лимит по возмещению расходов на ГСМ.
Сразу оговорим, что в ТК РФ такие максимальные величины отсутствуют.
Однако они могут быть определены другими нормативными правовыми актами для некоторых категорий работников, которые финансируются за счет бюджета. Тогда при выплате компенсации бензина работнику и компенсации за другие ГСМ работодатель не может превышать установленный лимит.
Размер и срок выплаты компенсации ГСМ (бензина, топлива) сотруднику
Согласно ст. 188 ТК РФ работник, который использует личный автомобиль в служебных целях, может рассчитывать на получение следующих денежных сумм:
- компенсации за использование и износ (амортизацию) автомобиля – ее, как правило, устанавливают в фиксированном размере за определенный период (чаще всего – месяц) и выплачивают вместе с зарплатой – обычно в конце месяца,
- компенсации расходов, которые сотрудник произвел для приобретения ГСМ, включая топливо. Их размер определяют согласно подтверждающим документам, которые работник представляет работодателю – чекам, квитанциям, путевым листам, отчетам, заявлениям и пр.
Потраченные на ГСМ деньги работник получает, как правило, после рассмотрения и утверждения (если оно требуется) документов работодателем. Конкретные сроки выплаты указывают в документе, заключенном с работником (например, в дополнительном соглашении к трудовому договору), или в локальном нормативном акте.
Однако работодатель может договориться с работником на другой способ и порядок выплаты компенсаций за использование личного авто. Например:
- выплачивать компенсацию за использование автомобиля в виде фиксированной суммы за месяц,
- возмещать расходы на приобретение ГСМ в сумме, которую определяют на основании подтверждающих документов,
- возмещать расходы на техобслуживание и текущий ремонт автомобиля – в сумме, которую устанавливают на основании подтверждающих документов, или в сумме, которую прописывают в дополнительном соглашении в каждом конкретном случае.
Нужно ли оформлять путевые листы, чтобы учитывать компенсацию в расходах
Среди некоторых специалистов бытует мнение, что для получения возможности относить в состав «принимаемых» расходов нормируемую сумму компенсации необходимо оформлять путевые листы. Верно ли данное утверждение, и с чего оно вдруг возникло, учитывая, что путевыми листами обычно подтверждаются расходы на ГСМ, но никак не выплата компенсаций?
Но использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя можно подтверждать и другими документами. Минфин РФ с этим не спорит, что видно, например, из письма от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, посвященного вопросу разъяснения компенсируемых расходов водителей по использованию личного транспорта в служебных целях.
В этом письме поясняется, что « путевые листы , содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”, налогоплательщики вправе использовать для подтверждения вышеуказанных расходов, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций».
Таким образом, из указанного разъяснения следует, что использование путевых листов является правом, а не обязанностью, т.е. налогоплательщики могут использовать как путевые листы, так и другие документы, подтверждающие использование личного транспорта работника в служебных целях. В то же время хотим предупредить, что налоговики могут с этим не согласиться. Хотя риск и небольшой, но все же полностью его исключить нельзя. Наши опасения вызваны наличием определенных разъяснений столичных налоговиков и судебных прецедентов.
В письме УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 изложена следующая позиция: «Для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работником представляется заверенная копия технического паспорта машины. При управлении транспортом по доверенности представляется копия доверенности. Организации необходимо вести учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов ».
В письме от 04.03.2011 № 16-15/020447@ УФНС России по г. Москве ссылается на письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта», разъясняя, что «для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах ».
Имеются и судебные прецеденты, которые также указывают на вероятность возникновения претензий со стороны ИФНС. Однако в обнаруженных нами решениях спор разрешался судом в пользу налогоплательщика. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 по делу № А12-15477/2011 суд согласился с аргументом организации, что для отнесения на расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.
ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ
Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,
использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;
принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;
порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.
Документальное оформление компенсации за использование личного автомобиля
Какие документы должны быть в организации, выплачивающей своим работникам указанную компенсацию, чтобы относить на расходы компенсацию (в пределах норм) и не облагать ее НДФЛ со страховыми взносами?
Мы уже упомянули про письменное соглашение, в котором предусматривается размер и порядок выплаты компенсации. А обязательно ли компенсация должна быть прописана в трудовом договоре?
На самом деле не обязательно, но все же желательно. Дело в том, что имеется позиция столичных налоговиков, согласно которой выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором. Так, в письме УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1) сказано, что «выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации».
В данном письме наличие союза «и» (в отсутствие союза «или») позволяет сделать вывод, что, по мнению УФНС РФ по г. Москве, помимо приказа по организации выплата компенсации должна быть предусмотрена также и в трудовом либо коллективном договоре. Но учитывая, что это единичное мнение и более поздних по времени разъяснений с аналогичным выводом нет, данный риск представляется незначительным. Естественно, при условии, что имеются другие документы, подтверждающие наличие договоренности о выплате (Положение об использовании личного транспорта в служебных целях, Приказ по организации).
Ну и помимо этих документов в обязательном порядке должен составляться отчет о служебных поездках (или иной аналогичный документ). Он подтвердит, что личное авто действительно было задействовано в служебных разъездах. Также неплохо было бы иметь в наличии документы, указывающие на то, что выполнение трудовых обязанностей конкретного работника сопряжено со служебными разъездами (трудовой договор или должностная инструкция).
���������� �� ������������� ������� ������������� �������� ��������� � ��������� �����
��������� �������� �������� � �������������� ���������� � ��� ����� �� ������ ��� ���������� �������� ��������� � �����������, �� ����� ��� ��������� �, ��� �������, �������������� �����. �������� ������ ��������� ����� ������� �������������� ���������� �� ������������� ���������� ������� ������������� ��������. ����� ����������� ���� �������� ��� ������������� ������������ ������ ������������ �������� ��������� � �������� ���� ��������� �������� �������� ����������� ��������������. ��� ����� ���� ���������� �������� ������ ������������� �������� (� �������� ��� ���), ��� � ���������� ��������������� ���������� � ��������� ��������. ���� ����� �������� ���������� ������ ������ ������. ��� ����������� ������ ��������������� ���������� ���������� ��������� ���������, ��������� � ������������� ���������� ����� � ������������� ���������. � ������������ �� ��. 188 ��������� ������� �� ��� ������������� ���������� � �������� ��� ������ ������������ � � ��� ��������� ������� ��������� ��������� ������������� ����������� �� �������������, ����� (�����������) ������� ����������, � ����� ����������� �������, ��������� � ��� ��������������.
�� ��� �������� �������� ��� ����������� ���������
1. ���������� ������ �������� �� �������� �������, � �������� ����������� �������������� ����������, ��������� �������������� ������������� ������� ���������� ������ ���� ���������� ������ ���� ������������� ������������.
2. ���������� ������ ������������ ��������� �� ����� �������������. ������������ �� ���������� ������������ ��������� �� ����� ������������ ���������� ��� ��������� ������ ��� ����� ����������� �������� ������������.
3. ��� ����� ����� ��� ��������������� ����������� ��������� �� ������������� ������� ���������� ������������ ���������� ����� ������������� �������������� ������������� ����� ���������� � �������������� ��� ������� �������������. ����� ���������� ����� ������� ����������� ���������� ���������, ������� �����, �������� ���������.
4. ������������� ������� � ������ ����������� �� ������������� ������� ��������� ���������, � ������ ������ ����������, ����� � ��������� ������ ��������������� ����������. ��� �� ���������� ���������� � ������� ������� �����������. ��������, �������, ��� ����������� ������������� ���������� � ������� �������� ����� ���������� �� ���������� ����������� ���� � ������; �� �����, ����� �������� ��������� � �������, ������������ ��� ��� ���������������, ����������� �� �������������.
����������� �������� � ���� � ������� �� ������-��������� ���������. ������� ������ ������������ ����������� ��������� ����������� �� ������������� ������� ���������� ��� ��������� �������, � ����� ��������� ��� ������� �� ������-��������� ��������� (���), �������� � ������ ���������� (������ ���� ������ �� �. ������ �� 22.02.0 2007 � 20-12/016776)
5. ������ �����������, � ������������ �� ��. 188 �� ��, ��������������� �� ���������� ������. ������ � �������� ������������ ����� ����������� ������ ����� ����� �����������, ��������������� �� ������������ ������ � ������������ � �������������� ������������� �� �� 08.02.2002 � 92. � ���� ����������� ���� ����������� ��������� ������� �����������:
1200 ���. �� �������� ����������� � ������� ��������� �� 2000 ���. �� ������������; 1500 ���. �� �������� ����������� � ������� ��������� ����� 2000 ���. ��; 600 ���. �� ����������.
����������� �� ������������� ������� ��������� ���������� � ��������� ����� �� �����������. ��� ����� ���� ������ � ������� ������ �������� � ������ ����� �� ��������� ����. 49 �. 1 ��. 264 ���������� ������� �� (������ ������� ������ �� 18.03.2010 � 03-03-06/1/150).
� ������ ���������� ��������� ���� �������� �� ������ ������ ��� ������� ��� ������� ������ �� ������� (�. 38 ��. 270 �� ��).
6. ��� ���������� ��������������� ����������, � ����� ��� ��������� ��������������� ������ ��������� ������� ������������ ������� ������������ ��������, ������������� � ��� �����������.
7. �� ��������� ��������������� ����������, ����������� ���������� (������� ������ ��� �����), � ����� ����������, �������������� �������������� ��������� ������������� ��������, ������������ ���������� ����� ������ ������ ��� ������������ � ������������ ��������������� ������ ���������.
8. �������� ��. 235 ��������� ������� �� ��� ������ ��� ����������� ��������� �� ���� ������������ ��������� ������ ���� �������� ���������� �� ������������ �����.
��������� ������� ��������������� ���������� �������� ����������� ���������� ������ ����������.
� ������ ������ ��������� �� ��� ���������� ��� ���������� � ��� ���������, �������� ������������� ������� ����������� � ����������� ���������� ����� ����� � ������������ �� ��. 74 �������� �������� ��, ��������� �������� ��� �������������� ��������� ������������� ������� ��������� �������� � ���������� ����� ������� � ���������� �������������, ��������� ������������� ������� ������������� ��������.
�����: ������������ ������ �� 14.05.2013 | ������
�� �� ������ ��������������!
Как учитывать транспортные затраты, подлежащие возмещению?
Возмещение оплаты бензина необходимо отразить в бухучете, поскольку они относятся к коммерческим либо общехозяйственным расходам. Компенсации по возмещению затрат при исполнении трудовых обязанностей учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами.
Основные проводки по ГСМ:
- Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 73 – отражение начисленной по расходам компенсации на ГСМ;
- Дт 73 Кт 50, 51 – отражение выплаченной компенсации на ГСМ.
Учет расходов происходит по каждому конкретному работнику и по документально подтвержденным фактическим затратам.
Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета
Организации, которые не финансируются из бюджета, и предприниматели могут установить лимиты компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля по своему усмотрению, в любых размерах. А могут вообще не устанавливать их и выплачивать сотруднику компенсацию ГСМ (бензина, топлива) без учета каких-либо предельных размеров, в соответствии с реальными тратами.
Однако здесь есть тонкость с налогообложением, а именно – с уплатой работодателем налога на прибыль организаций (ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Работодатель может заплатить сотруднику в счет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях любую согласованную сумму, основанную на расходных документах – чеках, квитанциях и т.п. Но при расчете налога на прибыль компания сможет учесть расходы на компенсацию только в пределах норм, которые обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Эти нормы совсем небольшие:
- 1 200 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно,
- 1 500 рублей в месяц – для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя больше 2 000 куб. см,
- 600 рублей в месяц – для мотоциклов.
Важно, что в размерах указанных компенсаций учитывается возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей – износ, горюче-смазочные материалы, ремонт. Так что работодатель не сможет повторно включить в состав расходов стоимость ГСМ и ремонта, которую возместит сотруднику с личным автомобилем. Этот момент прояснял Минфин России (письма от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502, от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).
В связи с этим многие работодатели стремятся выгадать при налогообложении прибыли. И для этого предлагают сотрудникам, которые ездят на личном автомобиле, компенсацию за его использование (включая компенсацию за ГСМ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?
Если при приеме на работу, которая носит разъездной характер, стороны сразу договорились, что сотрудник будет ездить на собственном автомобиле, соответствующие положения надо включить в трудовой договор.
Бланк по теме:Трудовой договор с водителем-экспедиторомПосмотретьСкачать
Однако иногда необходимость использовать личный автомобиль возникает уже после его заключения. Тогда с сотрудником можно оформить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору,
- соглашение об использовании своего автомобиля для служебных целей.
В этих документах обычно указывают:
- автомобиль с идентифицирующими признаками (марка, модель, год изготовления, государственный регистрационный знак, идентификационный номер – VIN, цвет, рабочий объем двигателя),
- право работника на автомобиль – право собственности или другое право (например, право пользования),
- документ – основание, по которому работник владеет автомобилем – например, ПТС (паспорт транспортного средства), СРТС (свидетельство о регистрации транспортного средства),
- виды и размер компенсаций, которые положены работнику за использование личного авто и за несение расходов по нему – чаще всего это компенсация за использование, износ (амортизацию) в фиксированной сумме и расходы на приобретение ГСМ в размере, который определяют на основании подтверждающих документов,
- обязанность работника представлять работодателю документы, подтверждающие соответствующие расходы за ГСМ, виды таких документов, сроки и условия их представления,
- порядок и срок выплаты компенсации.
Если у компании или ИП есть внутренний документ о компенсации расходов ГСМ сотруднику
В компании или у индивидуального предпринимателя может действовать локальный нормативный акт, в котором фиксируются:
- размеры компенсации расходов сотруднику за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, за приобретенные ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,
- условия, порядок и сроки выплаты такой компенсации.
В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.
В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.
В каком размере выплачивается компенсация?
Размер компенсации определяется сторонами самостоятельно. Он указывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
При определении размера работодатель применяет общие нормы компенсации за использование личной машины (ПП РФ № 92 от 08.02.2002 г). Согласно данным нормам при использовании легкового авто с объемом двигателя до 2000 см³ ежемесячная компенсация составляет 1200 рублей, при двигателе авто более 2000 см³ — 1500 рублей, при использовании мотоцикла – 600 рублей.
Стоит отметить, что для грузового автотранспорта нормативы не установлены.
Работодатель вправе увеличить сумму выплат работнику и определить ее по своему усмотрению. Важно, чтобы они были в пределах разумного, чтобы у налоговых инспекторов не возникло подозрение о том, что это вторая заработная плата сотрудника. А потому, в бухгалтерии должны быть все необходимые подтверждающие документы.