Как сделать справку в произвольной форме о доходах при увольнении

Когда работник увольняется, его работодатель возвращает ему трудовую книжку и окончательно рассчитывается с ним. Данные процедуры выполняются непосредственно в день увольнения трудящегося гражданина.

Если в день прекращения трудовых отношений сотрудник не забирает трудовую книжку, работодатель должен направить в его адрес уведомление о необходимости получения.

Если выбывающему сотруднику потребуются какие-либо бумаги, касающиеся его работы, он должен обратиться к своему работодателю с надлежащим письменным заявлением. Руководитель организации обязан удовлетворить просьбу, предоставив заявителю заверенные копии необходимых документов.

Данные правила четко оговорены ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, регулирующей общий порядок соблюдения формальных процедур при увольнении наемного сотрудника.

В обязательном порядке руководство организации выдает уходящему сотруднику следующие официальные бумаги, касающиеся трудовой деятельности:

1. Трудовая книжка данного гражданина.
2. Справка, составляемая по форме 182-Н. Она используется для определения соответствующих больничных пособий, предназначенных физлицу, и отражает сведения о его заработке (полученном доходе) за 2 предшествующих года.
3. Документальное подтверждение пенсионных отчислений и других страховых взносов, произведенных в пользу конкретного работника.
4. Справка 2-НДФЛ, которая показывает доходы, выплаченные данному лицу, а также суммы подоходного налога, удержанные и перечисленные с этих доходов.

Другую документацию, запрошенную увольняемым гражданином, работодатель оформляет и выдает на протяжении 3 дней, отсчитываемых с момента подачи соответствующей просьбы (она подается письменно). Такое требование четко оговорено ч. 1 ст. 62 ТК РФ, регламентирующей выдачу сотруднику бумаг, касающихся его трудовой деятельности.

Форма 182н для расчета больничных пособий

Справка, которая оформляется по стандартной форме 182н, содержит сведения о доходах, полученных работников за предшествующий двухлетний период перед увольнением.

Такие данные учитываются для расчета пособий, подлежащих выплате гражданину в связи с его временной нетрудоспособностью (то есть по больничному листу), а также в связи с материнством (декретные по беременности и родам). Информация, которая указывается в этой справке, позволяет рассчитать среднюю заработную плату человека, которая, в свою очередь нужна для определения суммы пособия.

Как известно, сумма пособия по больничному листу определяется по данным о доходах, полученных за последние два года, предшествующих тому году, в котором этот гражданин заболел. Нужно позаботиться о наличии соответствующих данных, так как есть вероятность, что они понадобятся работнику на новом месте трудоустройства. Ведь он может заболеть или, как вариант, уйти в декрет.

Если трудящийся не представит 182н своему новому работодателю до передачи листа нетрудоспособности, больничное пособие будет вычисляться для него согласно величине МРОТ, то есть будет минимальным. Такой расчет может привести к существенной потере причитающихся денег.

Именно поэтому работник должен своевременно позаботиться о наличии этой справки. Если работодатель не выдал самостоятельно форму 182н по какой-то причине, нужно ее запросить самостоятельно.

Скачать бланк

Актуальный бланк 182-н содержится в Приложении №1 к Приказу Минтруда России №182н от 30.04.2003 в последней редакции от 09.01.2017. Данный бланк можно скачать бесплатно по ссылке ниже в формате word.

Скачать образец справки форма 182-н для расчета больничного листа.

2-НДФЛ о доходах сотрудника

Форма 2-НДФЛ отражает сведения о налогооблагаемых доходах работника, удержанных с него суммах НДФЛ и оформленных вычетах по по подоходному налогу за конкретный отчетный год.

Этот бланк потребуется трудящемуся гражданину, если он будет получать вычеты через нового работодателя (при наличии соответствующих оснований) или непосредственно через подразделение налогового ведомства.

Если гражданин оформит данный вычет, фактически перечисленная налоговая сумма, которая указана в справке 2-НДФЛ, будет законно возвращена гражданину-заявителю.

Если работодатель сам не выдает при увольнении 2-НДФЛ, то для ее получения увольняющийся сотрудник подает ему надлежащее заявление.

Скачать образец

Актуальный бланк 2-НДФЛ утвержден Приказом ФНС России №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018. Данная форма для скачивания представлена ниже.

Скачать справку 2-НДФЛ о доходах работника.

Нужна ли СЗВ-СТАЖ?

Надо отметить, что документальный шаблон СЗВ-СТАЖ применяется с 2017 года. Данная форма содержит информацию о страховых взносах, фактически перечисленных за конкретного наемного сотрудника.

При увольнении СЗВ-СТАЖ выдается работнику непосредственно в оговоренный день ухода. Чтобы получить эту бумагу, не нужно делать особый запрос.

Если работодатель не выдает такую справку, его могут привлечь к надлежащей ответственности (руководство компании наказывается штрафом).

Скачать бланк

Актуальный бланк СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 №507п, скачать его можно ниже бесплатно в формате xls.

Скачать СЗВ-СТАЖ о страховых взносах.

Что делать, если не дают документы?

Расчет (все полагающиеся выплаты), трудовую книжку и дополнительные бумаги, касающиеся работы, увольняющийся гражданин должен получить в день своего увольнения с места работы. Дата такого выбытия всегда определяется заранее.

Часть документации предоставляется уходящему работнику без требования о подаче письменного заявления. Для получения некоторых справок (бумаг) физлицу всё же приходится оформлять нужный запрос в письменной форме, адресуя его непосредственно руководству организации.

Так или иначе, отказ работодателя от выдачи обязательных документов и удовлетворения просьбы увольняющегося сотрудника о предоставлении дополнительных справок считается неправомерным.

Если руководство не выдает справки при увольнении, придется отвечать по закону, если выбывающий работник, ущемленный в правах, пожелает реализовать соответствующую процедуру:

1. Заявитель готовит письменный запрос на получение полагающихся бумаг и адресует его руководству компании. Такую бумагу можно составить в двух экземплярах, передав её через канцелярию директора. При этом на экземпляре заявителя должна стоять отметка секретаря о принятии. Ещё один способ – переслать этот запрос почтой, то есть заказным письмом (отправитель оповещается о передаче этого письма адресату).
2. Если в трехдневный срок работодатель адекватно не отреагирует, заявитель может направить соответствующую жалобу в компетентную инстанцию – трудовую инспекцию или прокуратуру. Как вариант, можно передать эту жалобу сразу обеим госструктурам. Бумагу можно передать лично, почтой или онлайн.
3. Жалоба рассматривается контролирующим госорганом на протяжении 30 дней, отсчитываемых с момента её получения.
4. Рассмотрев жалобу, госорганы проведут надлежащую проверку. Работодатель будет привлечен к соответствующей административной ответственности (если его вина будет официально установлена и подтверждена).

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Могут ли отказать и что в этом случае делать?

Руководитель организации не имеет права отказать в выдаче перечисленных справок , обозначенных в ст.62 ТК РФ. Задержка или отказ выдачи этих документов расценивается как препятствие в трудоустройстве. В таком случае человек может обратиться в суд. В случае отказа или неисполнения запроса сотрудника работодатель привлекается к административной ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

В этих жалобах содержится просьба о привлечении работодателя к ответственности по статье 5.27 КоАП. В дальнейшем по административному делу на юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Пять подсказок: как оформить выписку

Для выдачи при увольнении персонифицированных сведений о физических лицах нужно оформить выписку. Расскажем, как сделать выписку из РСВ.

Подсказка 1. Где взять бланк для выписки

Готового единого бланка выписки из РСВ не существует. Составить ее можно в произвольной форме, включив в текст данные из раздела 3 РСВ — персонально по тому сотруднику, по которому оформляется выписка.

Образец выписки из раздела 3 РСВ при увольнении можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Выписка из расчета по страховым взносам при увольненииСкачать

Для облегчения составления выписки можно взять актуальную форму РСВ. В 2024 году действует форма, утвержденная приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (в редакции от 29.09.2023 г.)

Узнайте о том, как заполнить раздел 3 формы РСВ по уволенным сотрудникам , из нашей статьи .

Подсказка 2. Что включить в выписку

Для облегчения составления выписки можно взять за ее основу отчет РСВ, уже сданный в налоговый орган, и преобразовать его:

• удалить из отчета все разделы, кроме титульного листа и раздела 3;
• на титульном листе вместо наименования формы внести название выписки «Выписка из расчета по страховым взносам», заполнить данные, включая поле «Наименование организации…», остальные поля удалить;
• раздел 3 переименовать в «Сведения о застрахованном лице»;
• в подразделах 3.1–3.2.2 раздела 3 должна содержаться информация по работнику, которому предоставляется выписка.

Каждый лист выписки (если она содержит несколько листов) нужно надлежащим образом заверить (подробности далее).

Подсказка 3. За какой период оформляется выписка

Закон не устанавливает период, за который нужно выдать увольняющемуся сотруднику выписку.

Чтобы обеспечить полноту и достоверность данных, отраженных в выписке, следует сформировать ее за период с начала квартала по дату увольнения (п. 13.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Если сотрудник увольняется не с начала квартала, готового сданного РСВ под рукой не будет и раздел 3 этого отчета в отношении увольняемого работника придется заполнить отдельно — по состоянию на дату увольнения. Правила для таких ситуаций законодательно не закреплены, поэтому при формировании персонифицированных сведений следует применять обычные правила из приказа ФНС № ЕД-7-11/878@ в актуальной редакции.

Аналогичные правила применяются при оформлении выписки из РСВ в случае окончания договора ГПХ.

Подсказка 4. Как сделать выписку юридически значимой

Чтобы придать выписке, содержащей персонифицированные сведения при увольнении, статус официального документа, нужно заверить ее в установленном порядке.

Заверить выписку может руководитель компании, ИП-работодатель или иное уполномоченное лицо (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, пп. 1, 5 указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X) в следующем порядке:

• указать слово «Верно»;
• подписать выписку, расшифровав свои должность и Ф.И.О.;
• проставить дату заверения и место, где хранится подлинник формы РСВ, из которого сделана выписка (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Затрудняетесь в оформлении выписки из электронного документа? Воспользуйтесь разъяснениями специалистов, размещенными в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ.

Подсказка 5. Как подтвердить выдачу выписки

По закону работодатель не обязан получать подтверждение того, что выданные документы попали к застрахованному лицу. Однако получение такого подтверждения в интересах самого работодателя — в случае возможных разбирательств (в том числе судебных) оно подтвердит выполнение компании/ИП обязанности по выдаче персонифицированных сведений сотруднику при его увольнении.

Существует несколько способов такого подтверждения:

• оформлять два экземпляра выписки, один из которых передавать сотруднику, а второй (с подписью сотрудника о получении выписки) хранить в компании;
• вести записи о вручении выписок в специальном журнале;
• составлять опись с перечислением в ней полного списка документов, выданных физлицу при увольнении, и с проставлением подписи увольняющегося сотрудника.

ВАЖНО! Сведения о персонифицированном учете должны выдаваться физлицу в форме выписки, а не в виде скан-копии отчетной формы, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона от 01.01.1996 № 27-ФЗ).

Правила оформления и порядок выдачи

Форма заполнения справки о доходах физлица установлена приказом ФНС от 30 октября 2015 года. Бланк заполняется по строгим правилам, которые не терпят изменений на усмотрение работодателя или работника.

Документ имеет определенный порядок заполнения:

• в содержании документа указываются только те выплаты, которые подлежат налоговым вычетам. В верху бланка должно быть указано число выдачи и период;
• далее идет графа под названием «Данные о налоговом агенте». В ней указана информация о работодателе, полное название организации и все реквизиты;
• затем в бланке указана информация о работнике: Ф.И.О. полностью, гражданство сотрудника, статус, паспортные данные, место жительства и регистрации;
• ниже находится информация о доходах работника отдельно за каждый месяц периода. Помимо суммы, указывается код дохода;
• после доходов прописываются данные о различных вычетах, а внизу общая сумма налогового вычета;
• удержанный налог отображается только в рублях, без копеек. Суммы с копейками округляются по общим правилам: если менее 50 копеек, то не учитывается, если более 50 копеек, то округляется в сумме до рубля;
• в декларации не указываются выплаты, не облагаемые налогом, например: выходные пособия, связанные с декретом и родами выплаты, компенсации при сокращении, выплаты за нанесённый физический или моральный вред.

Выдача справки 2-НДФЛ производится не позже трех рабочих дней с момента подачи заявления в письменном виде увольняемого работника. При запросе на момент увольнения справку должны выдать в этот же день.

При устном обращении сроки выдачи будут более размыты, все зависит от работодателя. Письменное обращение можно написать в произвольной форме, только обязательно указать саму просьбу и период.

Можно отправить по почте в электронном виде или отнести самостоятельно, его обязаны зарегистрировать. Выдача справки о доходах по запросу выполняется безвозмездно.

Справка-расчет по страховым социальным взносам

Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.

Эта бумага включает:

• величину долга организации перед ФСС по взносам;
• размер взносов, предоставленных предприятием;
• сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
• и иную информацию.

Информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М

Также при увольнении необходимо вручить бумагу о трудовом стаже в соответствии с недавно принятой формой СЗВ-М. В ней содержатся данные за месяц перед увольнением, он требуется, чтобы обеспечить точность начисления сотруднику пенсии.

В эту бумагу включаются следующие разделы:

• сведения о работодателе;
• информация об отчетном периоде;
• сведения о сотруднике (ИНН и СНИЛС).

При каких обстоятельствах требуется выписка из формы СЗВ-М

Согласно ст. 11 и 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ выписка для каждого сотрудника должна выдаваться ежемесячно не позднее последнего срока, установленного для отправки отчета в ПФР. Однако на практике мало кто из работодателей исполняет данное требование. И дело не только в отсутствии серьезных штрафов, но и в назначении самого отчета. Ведь он призван уведомлять контролеров о том, что человек трудился у данного работодателя. А сам работник и так об этом знает, поэтому уведомлять его об этом нет необходимости.

Кроме того, форма выдается сотрудникам:

• При выходе на пенсию— выписка является неотъемлемой часть комплекта бумаг, представляемых в ПФР для назначения пенсии. Документ следует выдать в течение 5 календарных дней (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ) после получения соответствующего заявления от сотрудника.
• При увольнении — выписка из СЗВ-М вместе с необходимыми справками, трудовой книжкой и прочими документами выдается работодателем в последний рабочий день или последний день действия договора.

Для подтверждения того, что сотрудник действительно получил выписку, работодателю следует заручиться его подписью либо на втором идентичном экземпляре документа, либо в специальном регистре учета выдачи выписок из формы СЗВ-М.

О том, как сделать выписку из СЗВ-М, расскажем в следующем разделе.

Обязан ли работодатель выдавать справку при увольнении?

Выдача 2-НДФЛ в перечень обязательных документов, получаемых при увольнении, не входит. Но при желании сотрудник может подать письменный запрос о выдаче справки о доходах, тогда руководство обязано предоставить ее в день увольнения.

Какие бумаги нужно взять сотруднику из бухгалтерии при уходе?

Какие же еще документы необходимо заказать на бывшей работе, имеет ли сотрудник право брать выписки из приказов, должны ли ему выдать копии личного дела и другие бумаги по его требованию?

При необходимости, согласно положениям ТК (ст. 62 и 84.1), работник может потребовать предоставить личные документы, копии приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды. Также имеет полное право не объяснять для каких целей требуются запрашиваемые бумаги.

Все документы к выдаче готовятся в отделе кадров. А справки о доходах по форме 2-НДФЛ, зарплате за 3 месяца и получении северной надбавки выдаются сотруднику в бухгалтерии.

О доходах по форме 2-НДФЛ

За какой же период выдается справка 2-НДФЛ и всегда ли она предоставляется?

Справка 2-НДФЛ выдается, согласно ст.230 НК РФ, когда работник указал ее в письменной заявке. В документе показываются сведения о заработке и о величине налоговых отчислений сотрудника за календарный год вплоть до момента увольнения.

Все коды доходов, которые требуется отразить в форме 2-НДФЛ, указаны в приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, при расчете в справке о доходах бухгалтер обычно указывает код 4800 – “Иные выплаты” .

• Скачать бланк справки 2-НДФЛ при увольнении
• Скачать образец справки о заработной плате при увольнении

О зарплате за последние 3 месяца

Документ предоставляется строго на основании заявления увольняемого из организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ). Такая справка требуется работникам, которых, например, уволили по сокращению штата, для регистрации после расчета на бирже труда в центре занятости населения. По представленным бумагам о среднем заработке определяется размер пособия по безработице.

• Скачать бланк справки о зарплате за последние 3 месяца работы
• Скачать образец справки о зарплате за последние 3 месяца работы

О получении северной надбавки

Справка о северных надбавках выдается по требованию увольняемого. В этой справке показывается сумма прибавки к заработной плате лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего севера или приравненных к ним территорий.

Предоставляется новому работодателю и служит основанием для начисления работнику определенного процента к его зарплате.

Справка о северных надбавках понадобится и при начислении пенсии по возрасту. На основании этого документа производится расчет и увеличение размера ежемесячных пенсионных выплат. Законодателем не предусмотрена унифицированная форма справки о северных надбавках. Бумага составляется бухгалтером в произвольной форме, подписывается руководителем организации и скрепляется печатью.

• Скачать бланк справки о серверной надбавке при увольнении
• Скачать образец справки о северной надбавке при увольнении

Форма справки об официальных доходах ИП для соц. защиты с отметкой ИФНС

Соцзащита запрашивает данные о доходах, чтобы оценить финансовое положение семьи. В законе № 44-ФЗ говорится о том, что доходы ИП рассчитываются путем деления полученной суммы на число месяцев получения дохода. То есть законом разрешено пользоваться сведениями из годовых отчетов ИП. Но обычно региональные соцорганы требуют выдачу готовой справки о доходах ИП из налоговой (ФНС) о доходах за 3 месяца, чтобы не утруждать себя сложными подсчетами.

Поэтому для получения пособий, льгот, компенсаций и т.п. необязательно предоставлять налоговые декларации или КУДиР, закрепленные подписями и печатью ИП, а также отметками о принятии в ИФНС. Достаточно выдать готовую справку о доходах.

ИФНС не обязаны предоставлять подобные справки, но некоторые из них все же выдают такие документы по запросу ИП, который отправляется в произвольной форме.

Выдача справки производится не позднее чем через 30 календарных дней с момента получения запроса. Но помните — ФНС может отказать в выдаче документа, потому что делать это по закону она не обязана.

В таком случае предприниматель может выписать справку для соцзащиты самостоятельно и закрепить ее своей подписью и печатью. Иногда этого бывает достаточно. Но для официального подтверждения дохода рекомендуем обратиться в ИФНС с готовой справкой, чтобы специалист заверил доходы и поставил на документе отметку.

Справка о доходах ИП из налоговой составляется в произвольной форме, но в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты ИП, паспорт, свидетельство о регистрации, доходы за три последних месяца и общий доход за период. Можно приложить копию КУДиР.

Рис. 1 — Образец справки о доходах от ИП

Обратите внимание

За недостоверные сведения в справках о доходах ИП могут оштрафовать на значительную сумму, лишить свободы или отправить на принудительные работы.

Справка с места работы при увольнении и другие документы по заявлению работника

Помимо обязательных копий, работник вправе попросить и другие бумаги, касающиеся его трудовой деятельности в конкретной компании. В этом случае работодателю следует получить заявление от работника в произвольной форме с перечислением тех документов, которые ему необходимы. Иногда, возможно, придется помочь бывшему коллеге, уточнив, для чего ему нужна та или иная справка, чтобы корректно ее сформировать.

Чаще всего экс-сотрудники запрашивают:

• копии распоряжений о приеме на работу и переводе на другую должность (в другую местность), приказа об увольнении;
• сведения о стаже при выходе на пенсию;
• форму 2-НДФЛ — для самостоятельного оформления вычетов, например (напомним, что в 2020 году работникам выдается документ по новой форме, которая отличается от обновленной 2-НДФЛ);
• сведения о среднем заработке, если работник уволен в связи с сокращением штата либо он собирается получать пособие по безработице;
• другие бумаги, в которых отражены факты трудовой деятельности в организации

Может пригодиться: как выглядит справка для детского лагеря с места работы

Срок действия справки о доходах индивидуального предпринимателя

Каждый гос. орган и кредитная организация предъявляет свои установленные требования к сроку действия справки. Поэтому рекомендуем уточнить их в той организации, куда вы представляете справку о доходах ИП .

Резюме

Самый надежный способ подтверждения доходов — предоставление налоговой декларации с отметкой ФНС. Но в случае ее отсутствия или по требованию официальных органов ИП может предоставить документальное подтверждение доходов, первичные документы или справку в произвольной форме. Поэтому мы рекомендуем вести полноценный учет доходов при любой системе налогообложения и сохранять первичные документы в течение 3-х лет.