Как правильно заполнить табель при сменном графике по 12 часов

При окладной системе необходимо учитывать нормы, установленные в производственном календаре. Так, если сотрудник отработал больше установленной нормы, то ему оплачиваются переработанное время в виде сверхурочных часов.

Если работник не выработал установленную законом норму, то заработная плата ему пропорционально сокращается.

При возникновении переработки следует учитывать, что суммарно за год не допускается превышение более чем 120 часов, за два дня подряд – более чем 4 часа.

При этом первые 2 часа сверх нормы оплачиваются в размере 150%, а последующие – в размере 200 %.

Пример расчета

Исходные данные:

В ООО «Сторожа™» установлена 40 часовая рабочая неделя и сменный график, используется суммарный метод учета рабочего времени.

Охранник Бастионов О. М. отработал в марте 2019 за охранника Воеводина В. К. две смены.

В итоге Бастионов отработал 14 смен по 12 часов, а Воеводин – 10 смен по 12 часов.

Должностной оклад у охранников равен 22 000 рублей у каждого.

Расчет:

Расчет Бастионова О. М.

14 * 12 = 168 часов. Норма часов при 40 часовой рабочей неделе в марте 2019 – 159.

Переработка составляет 9 час. Среднечасовая ставка – 22 000/159=138,36 р.

Начислено 22 000 + (2 * 138,36 * 150% + 7 * 138,36 * 200%) = 2352,12.

Расчет Воеводина В. К.

10 * 12 = 120 часов. Норма фактически не выработана. Недоработка составляет 39 ч.

39 * 138,36 = 5 396,04.

22 000 – 5 396,04 = 16 603 рублей.

Как начислять заработную плату при почасовой оплате труда?

Почасовая оплата труда наиболее предпочтительна при сменном графике работы. При этом часовую тарифную ставку нужно умножить на число фактически отработанных часов.

При этом методе также нужно учитывать норму часов и переработки. Но расчет будет более корректным и точным, чем при окладном способе.

Кроме того, при почасовой системе возможен учет по разным тарифным ставкам в зависимости от характера выполняемых работ.

Например, ремонтные работы оплачиваются по одной ставке, а непосредственное производство на оборудовании – по другой.

Пример начисления доплаты

Исходные данные:

В круглосуточном магазине «Круглый колобок» установлен сменный режим работы сутки через трое. Установлен 40 часовой лимит в рабочей неделе.

Продавец Караваева А. Н., начав работу 1 марта, отработала 8 смен. Часовая тарифная ставка составляет 180 рублей.

Расчет:

Всего продавец отработала 24 * 8 = 192 ч.

Переработка составила 192 – 159 = 33 ч.

По стандартному тарифу оплачивается норма часов:

159 * 180 = 28 620 рублей.

Переработка оплачивается так:

2 * 180 * 150% = 540 рублей.

31 * 180 * 200% = 11 160 рублей.

Итого заработная плата продавца составит:

28 620 + 540 + 11 160 = 40 320 рублей.

Как видно, при такой учетной политике расходы на зарплату персонала значительно превышены за счет переработок (на 5 760 рублей в данном примере).

Кроме того, к начисленной сумме добавится доплата за ночное и праздничное время, о чем можно прочитать в других наших статьях.

Это нужно учитывать при составлении графиков сменности и планировании фонда заработной платы.

Как вести табель учета рабочего времени

Перед тем, как разобраться в ведении табелей разных форм, отметим общие нюансы.

• табель заполняется ежедневно, учитываются все дни месяца, а не только рабочие;
• на каждый месяц формируется отдельный табель;
• обозначение в табеле учета рабочего времени можно брать из формы Т-12, а также разработать самостоятельно;
• подробные указания по ведению табелей Т-12 и Т-13 приводятся в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Вести табель можно двумя методами: сплошной регистрации или регистрации отклонений. В первом случае заполняются все клетки табеля, во втором – фиксируют только неявки, опоздания, сверхурочные, больничные и другие отклонения от стандартного графика. Метод ведения табеля надо зафиксировать в учетной политике.

Табель, где регистрируют только отклонения, вести проще, чем при сплошной регистрации. Однако в этом случае невозможно фиксировать количество отработанных часов, поэтому этот способ используют, если сотрудники работают установленное и неизменное количество часов. Если же количество рабочих часов в разные дни и смены различается, то надо заполнять все клетки табеля.

Какой должно быть дата составления табеля? Часто документы оформляют той датой, когда в них вносят первые сведения. Однако табель рабочего времени ведут ежедневно в течение месяца, а датой его составления считается последний день этого месяца. Например, датой составления табеля за октябрь будет 31 октября.

Если же последний день месяца выпадает на выходной, то дата составления будет другой. Это связано с правилами выплаты зарплаты. Дело в том, что если день зарплаты совпадает с выходным днем, то заплатить работнику надо раньше (статья 136 ТК РФ).

Учитывая, что оплата труда производится на основании табеля учета рабочего времени, то датой его составления будет последний рабочий день месяца. Предположим, что 31 октября – это суббота, значит, зарплату надо выплатить 30 октября. Этой же датой закрывают табель за октябрь.

Заполненный табель подписывается лицами, ответственными за его ведение, и передается в бухгалтерию.

Как заполнить табель по форме Т-13

Начнем с табеля по форме Т-13, как более простого и часто используемого документа. Он состоит из шапки и двух разных табличных частей. В шапке указывают код по ОКПО, наименование работодателя, номер, дату составления и отчетный период.

В левой табличной части шесть граф:

1. порядковый номер;
2. ФИО и должность работника по штатному расписанию;
3. табельный номер (присваивается при приеме на работу);
4. отметки по числам месяца;
5. количество отработанных часов и дней за первую половину месяца;
6. количество отработанных часов и дней за полный месяц.

Больше всего вопросов вызывает заполнение графы 4, она действительно сложная. Напротив каждого работника есть 4 строки: в двух верхних указываются коды и количество часов для первой половины месяца, в двух нижних – то же самое для второй половины месяца.

Что касается кодов, то как мы уже сказали, стандартные обозначения можно взять с первой страницы формы Т-12. Чаще всего используются буквенные коды, но можно применять и цифровые. Например, обычный рабочий день в дневное время помечается буквой «Я», а если используются цифровые коды, то «01».

Как правило, этих стандартных кодов достаточно, но если есть необходимость, работодатель может разработать собственные значения, закрепив их в учетной политике или положении о табельном учете.

В нашем образце формы Т-13, заполненном методом сплошной регистрации, приводятся чаще всего используемые значения: «Я» – обычный рабочий день и «В» – выходной или праздничный день.

Cкачать табель учета рабочего времени по форме Т-13 (образец заполнения)

Кроме кода дня надо указать количество часов. Например, стандартная продолжительность рабочего дня – 8 часов, поэтому ниже кода «Я» вписываем цифру «8». Если работник отработал сверхурочные часы, можно указать составной код.

Предположим, рабочий день длился 10 часов, из них 8 часов входят в норму, а еще 2 отработаны сверхурочно. Значит, в табель будет вписано «Я/С» и «8/2».

В нашем примере работник отработал 11 дней в первой половине месяца и 12 дней – во второй. Значит, в графе 5 будут вписаны 88 часов для первой половины и 96 часов для второй. А в графе 6 отражается общее количество рабочих дней и часов, то есть 21 и 168 соответственно.

Вторая табличная часть включает в себя коды видов дохода работника и номера счетов из проводок. Обычно эти данные заносятся бухгалтером, поэтому если табель ведет кадровый сотрудник, он эту часть не заполняет.

Обратите внимание, что в табеле по форме Т-13 не указывается сумма выплат работнику, поэтому из него нельзя узнать фонд оплаты труда.

Как заполнить табель по форме Т-12

Форма Т-12 более объемная и состоит из трех разделов:

• условные обозначения;
• учет рабочего времени;
• расчет с персоналом по оплате труда.

Таблицу с условными обозначениями мы уже показали выше, теперь перейдем к таблице учета рабочего времени. По своей сути она такая же, как и в форме Т-13. Но поскольку здесь больше места, дни месяца размещаются в один ряд, а не два. При этом все равно выделяется два периода: за первую половину месяца и за полный месяц.

Итоги месяца отражаются по-другому:

• графа 8 – количество отработанных дней за месяц;
• графа 9 – количество отработанных часов за месяц.

Если есть необходимость, в следующих графах указывают по отдельности часы работы сверхурочно, в ночное время, в выходной или праздничный день.

В графах 14-16 показывают количество и код причины дней, в которые работник не был на работе. В последнюю графу вписывают количество выходных и праздничных дней за весь месяц.

Раздел расчета с персоналом по оплате труда заполняет бухгалтер с учетом специфики деятельности работодателя. Иногда форму Т-12 используют вместо формы Т-13, вообще не заполняя этот последний раздел, потому что расчет зарплаты ведется в другом документе.

Cкачать табель учета рабочего времени по форме Т-12 (образец заполнения)

Внимание, это не сменный график

Сменным с точки зрения законодательства РФ является только график, оговоренный в статье 103 ТК РФ. От него отличаются другие режимы работы, которая может производиться по гибкому графику. Главное отличие в том, что в течение рабочего дня группа работников при сменном графике обязательно должна замениться на другую, чего не происходит при других формах организации труда. Так, например, график «сутки через двое» является гибким, но не сменным.

Оплата ночных часов при сменном графике труда: норма права, нюансы

Зарплата за работу, которая выполнялась в период с 22 до 6 часов, выплачивается в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ). Законодатель закрепляет следующую норму: час рабочего времени ночью должен стоить больше по сравнению с часом работы в нормальных дневных условиях. Минимальный коэффициент увеличения оплаты устанавливается Правительством РФ на основе рекомендаций специалистов Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Сегодня коэффициент составляет не менее 20% от суммы оплаты часа дневной работы за каждый ночной час в соответствии с постановлением Правительства РФ от 22.07.2008 № 554.

Важно! Если наниматель готов компенсировать большую сумму доплаты, это должно быть отражено в коллективном договоре.

Таким образом, законодатель устанавливает 2-сторонний подход к принципу расчета вознаграждения за труд в ночные часы:

• с одной стороны, государством гарантирован минимальный уровень доплаты за труд ночью;
• с другой — законодатель предлагает сторонам трудовых отношений договариваться о применении более высоких доплат, закрепляя такую договоренность в локальном НПА.

В качестве базы для расчета суммы оплаты труда при сменном режиме принимается:

• месячный оклад;
• или дневная (часовая) ставка.

Когда при работе в смену учетный период при суммированном учете рабочего времени составляет 1 месяц, наниматель, как правило, использует для расчета месячный оклад. В этой ситуации отдельному контролю подлежит количество отработанных часов, которое не должно отличаться от нормы по производственному календарю, а также количество часов, отработанных в условиях, отличных от нормальных (например, в ночное время).

Подробнее об учете рабочего времени см. в статье «Табель учета рабочего времени – форма Т-13 (бланк)».

Если учетный период больше 1 месяца, например 2 месяца, то вполне возможна ситуация, когда в 1-й месяц работы нормальная продолжительность рабочего времени не будет соблюдена, а отклонение будет компенсировано рабочим временем во 2-й месяц, чтобы длительность фактического рабочего времени за учетный период была нормальной (ст. 104 ТК РФ).

Если для расчета применяется система окладов, каждый месяц оплачивается в одинаковой сумме, равной месячному окладу. Работник получает одинаковое вознаграждение за разное количество труда, что неправильно. Выбор принципа расчета исходя из дневной (часовой) ставки в данном случае более логичен.

График рабочего времени, порядок его составления см. в статье «Как правильно составить график рабочего времени?».

Таким образом, регламент расчета оплаты ночных часов при сменном графике работы представляется следующим:

• на основе данных табеля рабочего времени фиксируется количество отработанных ночных часов (важно учесть, что в расчет принимается количество часов, приходящихся на промежуток с 22 до 6 часов);
• определяется стоимость часа исходя из принятой системы;
• применяется повышающий коэффициент, который составляет не менее 20% от стоимости часа дневного труда (его действительный размер определяется в НПА работодателя).

Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов . Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

• В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
• Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
• В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
• Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
• 2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
• 4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
• 5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
• 8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
• В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
• 14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
• 15 – код причины неявки на работу
• 17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.

Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

Санкции при неверном заполнении табеля

По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

• данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
• данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
• использование кодов и обозначений неверное;
• не учтены переработки или сверхурочные;
• расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.

Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей . Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей .

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец графика сменности по 24 часа (сутки через трое) на 2024 год

Скачать календарь сменного графика работы 2/2 по 12 часов на 2024 год

Скачать образец графика на 4 человек по 3 человека в смене

• Olga Taiborina
• Мотрой Алена
• Елена

Права и обязанности использующих сменный график

Обе стороны, работающие по сменному графику, должны строго соблюдать прописанные в законе требования, касающиеся этой специфической формы организации режима труда.

1. Суммарная продолжительность рабочего времени не может быть выше, чем предусмотрено лимитами за выбранный учетный период.
2. Каждая смена не может длиться дольше, чем установлено Трудовым Кодексом (ст.94).
3. По нормам (ст.110 ТК РФ), в течение недели по сменам работник не может быть занятым меньше, чем 42 часа.
4. Неправильно оформленный или несогласованный график сменности – повод для его оспаривания в судебном порядке.

Как оплачивается работа при сменном графике ?