Должна ли быть подпись директора школы на выписке из протокола

Основные случаи, когда необходимо использовать выписку из протокола:

• Для доведения решений и распоряжений руководства до подразделений и работников организации
• Для подтверждения полномочий при заключении договоров от лица организации
• Для предоставления информации в государственные органы

То есть выписка нужна для того, чтобы сообщить заинтересованным лицам о конкретных решениях, принятых на собрании или заседании, без раскрытия других вопросов повестки дня.

Полезные советы по работе с выписками из протоколов

Для удобства работы рекомендуется:

• Вести журнал учета выданных выписок
• Разработать шаблон выписки
• Составлять выписки заблаговременно после заседания
• Заверять выписки в день выдачи
• Прикладывать копию выписки к протоколу в дело

Соблюдение этих простых советов позволит оптимизировать работу с выписками.

Как оформить выписку из протокола (образец) ↑

Выписка из любого протокола составляется по схожему алгоритму. Пошаговая инструкция оформления выглядит таким образом:

Дать документу заглавие«Выписка из протокола собрания…»Скопировать вводную часть из основного документаПрописав полные реквизиты оригинала (дата и место собрания, число присутствовавших и т.д.)Процитировать из общей повестки документа отдельный пунктНепосредственно касающегося нужного вопроса. При этом следует указать порядковый номер его относительно местоположения в тексте протоколаОформить основной текст выписки посредством копирования определенного отрывка основного документаНеобходима та часть, в которой разбирается надобная для выписки тема. Потребуется указание таких частей, как «Слушали», обсуждение вопроса и «Постановили»Указать должности и данные лицПодписывавших протоколЗаверить подготовленный документ—

Из общего собрания ООО

Выписка из протокола общего собрания ООО оформляется посредством копирования фрагментов основного документа.

Основные принципы соответствуют оформлению любых выписок:

Оформляется заголовокВ данном случае «Выписка из протокола общего собрания № __» (пишется номер протокола)Копируются реквизиты протоколаДата и место, название организацииУказывается число участников собрания—Копируется пункт протоколаВ котором изложены обсуждаемые вопросы. При этом указывается номер пункта в соответствии с протоколомКопируется основная часть обсуждения вопросаКто слушал, кого слушали, какие были обсуждения и предложенияКопируется пункт о принятом решении—Указываются лица, подписавшие протоколПри этом пишутся их Ф.И.О. и занимаемые должностиДокумент заверяется полномочным лицом—

При аттестационной комиссии на соответствие

Протокол аттестационной комиссии о проверке соответствия должности является главным документом в процедуре проведения аттестационной проверки в организации.

В нем регистрируются все сведения относительно процесса проверки сотрудников и полученных итогах. Законодательно форма протокола не учреждена.

Оформляется он в соответствии с принятым в организации Положением об аттестации работников.

Данный документ содержит:

• номер протокола и дата проведения аттестационной комиссии;
• список членов аттестационной комиссии и специально приглашенных лиц;
• сведения об аттестуемом сотруднике;
• короткое изложение вопросов и полученных ответов;
• следствия голосования с указанием всех голосов «за» и «против»;
• итоговое решение комиссии.

При составлении выписки из протокола аттестационной комиссии копируются все существенные реквизиты. Затем приводится список членов комиссии, индивидуальные данные аттестуемого лица.

Пункт о вопросах и ответах можно опустить либо изложить его в максимально сжатой форме. Также не особо значимым считается пункт о разделении голосов.

Главным пунктом выписки является абзац о принятом комиссией окончательном решении. Его следует скопировать полностью. Затем документ заверяется в обычном порядке.

Для педагогического совета

Заседание педагогического совета обычно предполагает выступление его членов по отдельным вопросам. При этом участники совета могут затронуть вопрос, не вынесенный на повестку дня.

Это обуславливает специфику оформления выписки из протокола педагогического совета:

Оформляется стандартная «шапка» документаС указанием основных реквизитовУказывается кто был заслушан в процессе совещанияКратко излагается суть выступления. Цитируется пункт, касающийся темы выступленияУказывается что было решеноВ этой части копируются дословно пункты протокола о принятых решениях, с указанием их номеров в протоколеВыписка заверяетсяОтветственными лицами совета, председателем и секретарем

К примеру, если на педагогическом совете рассматривался вопрос о награждении педагога. В выписке излагается основной вопрос о присвоении награды, обсуждения членов совета и итоговое решение.

При проведении профсоюзного собрания

Составляя выписку из протокола проведения профсоюзного собрания нужно учитывать особенности составления самого протокола:

Документ предельно подробно отображает проведение собранияОсобенности обсуждения вопросовВсе вопросы на повестке дняСчитаются значимыми и нет второстепенныхВсе вопросы обсуждаются под порядковыми номерамиАналогичные присваиваются принятым постановлениямПротокол содержит в хронологическом порядкеДетальные тексты докладов, записи прений по выступлениям, финальные выступления докладчиков, принятые постановленияПри принятии решения по вопросу без обсужденияРаздел «Выступили» пропускаетсяПостановления могут содержать ссылкиНа приложения

Выписки из протокола профсоюзного собрания могут потребоваться в нижестоящие структуры либо для предоставления работодателю.

Потому недопустимо возникновение неясностей при изучении выписки. Следовательно, выписка должна включать в себя все наиболее значимые моменты.

Инструкция по оформлению выписки выглядит примерно так:

• копируются реквизиты;
• детально излагаются вопросы повестки дня;
• в сжатой форме описывается суть выступлений и осуждений;
• детально прописываются принятые решения.

Электронные выписки из протоколов

С развитием технологий появилась возможность создавать и передавать выписки в электронном виде.

Электронная выписка должна быть подписана ЭЦП и может направляться:

• По электронной почте
• Через систему юридически значимого электронного документооборота
• С помощью сервисов госуслуг

Главное преимущество – оперативность получения выписки без потери юридической силы.

Выписка из протокола — общего собрания, образец, аттестационной комиссии на соответствие, педагогического совета

В процессе делопроизводства часто требуются выписки из протоколов. С помощью протоколов оформляются важные собрания и заседания. Но как выписку из протокола правильно подготовить?

При необходимости цитирования части протокола применяется документ, позволяющий представить итоговое решение. При этом нет необходимости предоставления полной версии протокола.

Выписка из протокола позволяет сохранить конфиденциальность основного документа. Унифицированной формы для оформления такой выписки не имеется.

Тем не менее, нужно блюсти обусловленные правила. Как же составляется выписка из такого документа как протокол?

С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.

Протокол полного вида подробно фиксирует весь процесс заседания, включая любые мнения, замечания и реплики. Используется такая форма при необходимости детальной фиксации заседания.

В основном составляются протоколы на фирменных бланках организации и охватывают следующие сведения:

• название организации;
• заглавие документа;
• номер протокола;
• место проведения заседания;
• гриф утверждения (при необходимости);
• дата собрания;
• заголовок;
• вводный текст;
• основной текст;
• подписи участников.

Вводная часть протокола содержит сведения об участниках, их персональных данных и должностях. Здесь же содержатся вопросы повестки дня и перечень докладчиков.

В основной части документа фиксируется детальное рассмотрение каждого из обсуждаемых вопросов. Пишется, кто слушал доклад, кто выступал и что было решено по данному вопросу.

Подробно излагается выступление каждого из докладчиков. При полном оформлении текст протокола может получиться весьма объемным, заняв несколько листов.

К тому же на повестку дня может быть вынесено сразу несколько вопросов, в том числе и конфиденциальной принадлежности. Именно потому удобно и целесообразно применение выписок из протоколов.

Что это такое

Выпиской из протокола именуется копия части основного документа. При оформлении выписок обязательно наличие:

• вводной части, с указанием повестки дня;
• дословное изложение нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
• реквизитов аналогичных протоколу;
• заверительной подписи (слово «верно», должность составителя, дата, подпись, расшифровка подписи).

Основной текст выписки это точная копия нужной части протокола. Главной ее задачей является передача сведений о принятом решении по определенному вопросу.

Зачем это нужно

Выписки из протоколов применяются, когда нужно довести решения, принятые в процессе заседания, до сведения заинтересованных субъектов.

На практике создание выписок помогает осуществлять контроль за производственными процессами, исполнением административных и управленческих решений.

С помощью выписок формируется деловая документация организации. Например, основой для ведения деятельности садового некоммерческого товарищества становится выписка из протокола общего собрания.

Образец решения, СНТ-сообществом принятым, регламентирует действия ответственных лиц. Протоколами оформляются все собрания СНТ.

Председатель товарищества впоследствии посредством рассылки выписок информирует о принятых решениях ответственных лиц и заинтересованные организации.

Зачастую выписки из протоколов замещают собой распорядительные документы, например, решения. В подобной ситуации выписка становится инструментом доведения решения до непосредственных исполнителей.

Правовое регулирование

Стандартными нормами предполагается «архивная выписка». Именно эта дефиниция наиболее соответствует описанию «выписки из документа».

Непосредственно «выписка из документа» употребляется в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран – «выписка из документа это рукописная либо машинописная копия части письменного документа».

Нужно полагать, что регламент по оформлению выписок из документов, в том числе и из протокола, отвечает оформительской процедуре копий документов. Но это верно лишь отчасти.

На практике выписка составляется, когда копировать весь документ нежелательно или нецелесообразно. К примеру, при большом объеме документа или наличии в нем секретных сведений.

В делопроизводственном процессе при заверении документальных копий употребляется реквизит «Отметка о заверении копии документа».

Согласно нормам стандарта для заверения копии документа после реквизита «Подпись» пишется:

• заверительная надпись «Верно»;
• должность субъекта, который заверил документ;
• личная подпись заверителя;
• расшифровка проставленной подписи;
• дата заверения.

Поскольку выписка из протокола это разновидность документальных копий, то значит, для заверения ее может употребляться вышеозначенный порядок.

В то же время порядок оформления выписки из протокола может определяться ведомственными или локальными нормативными актами. При этом может быть учреждена специальная форма составления или заверения документа.

Как пример может быть рассмотрена выписка из протокола общего собрания трудового коллектива. Образец ее оформления максимально краток – рассмотрели, постановили.

При отсутствии таковых используются общие правила оформления выписок, учрежденные для заверения копий документов.

Как оформить выписку из протокола (образец) ↑

Выписка из любого протокола составляется по схожему алгоритму. Пошаговая инструкция оформления выглядит таким образом:

Дать документу заглавие «Выписка из протокола собрания…»

Скопировать вводную часть из основного документа Прописав полные реквизиты оригинала (дата и место собрания, число присутствовавших и т.д.)

Процитировать из общей повестки документа отдельный пункт Непосредственно касающегося нужного вопроса. При этом следует указать порядковый номер его относительно местоположения в тексте протокола

Оформить основной текст выписки посредством копирования определенного отрывка основного документа Необходима та часть, в которой разбирается надобная для выписки тема. Потребуется указание таких частей, как «Слушали», обсуждение вопроса и «Постановили»

Указать должности и данные лиц Подписывавших протокол

Заверить подготовленный документ —

Из общего собрания ООО

Выписка из протокола общего собрания ООО оформляется посредством копирования фрагментов основного документа.

Основные принципы соответствуют оформлению любых выписок:

Оформляется заголовок В данном случае «Выписка из протокола общего собрания № __» (пишется номер протокола)

Копируются реквизиты протокола Дата и место, название организации

Указывается число участников собрания —

Копируется пункт протокола В котором изложены обсуждаемые вопросы. При этом указывается номер пункта в соответствии с протоколом

Копируется основная часть обсуждения вопроса Кто слушал, кого слушали, какие были обсуждения и предложения

Копируется пункт о принятом решении —

Указываются лица, подписавшие протокол При этом пишутся их Ф.И.О. и занимаемые должности

Документ заверяется полномочным лицом —

При аттестационной комиссии на соответствие

Протокол аттестационной комиссии о проверке соответствия должности является главным документом в процедуре проведения аттестационной проверки в организации.

В нем регистрируются все сведения относительно процесса проверки сотрудников и полученных итогах. Законодательно форма протокола не учреждена.

Данный документ содержит:

• номер протокола и дата проведения аттестационной комиссии;
• список членов аттестационной комиссии и специально приглашенных лиц;
• сведения об аттестуемом сотруднике;
• короткое изложение вопросов и полученных ответов;

4. Кто подписывает и заверяет выписку из протокола

Как уже упоминалось, выписку из протокола подписывает лицо, которое вело данное заседание, либо ответственное за делопроизводство в организации.

Образец выписки из протокола общего собрания

Рассмотрим образец выписки из протокола общего собрания участников ООО “Пример”:

ВЫПИСКА из протокола Общего собрания участников ООО “Пример” от 10.01.2023 No 1

Список участников собрания:

1. Иванов И.И. – 50% голосов 2. Петров П.П. – 50% голосов

Вопрос повестки дня: О выплате дивидендов по результатам 2022 года.

Постановили: Выплатить дивиденды участникам общества по результатам 2022 года в размере 500 000 рублей. Выплату дивидендов осуществить в течение 60 дней со дня принятия решения о выплате дивидендов.

Председатель собрания: Иванов И.И. Секретарь собрания: Петров П.П.

М.П.

Как видно из образца, выписка содержит все необходимые реквизиты и данные по конкретному вопросу.

Автоматизация работы с выписками из протоколов

Для оптимизации процессов рекомендуется использовать специальные программы для ведения протоколов и выписок:

• Системы электронного документооборота
• Базы данных выписок
• Шаблоны для автоматического формирования выписок
• Онлайн-сервисы для создания протоколов

Это сокращает время на оформление выписок и минимизирует ошибки.

14. Оспаривание выписки из протокола

Хотя выписка из протокола имеет юридическую силу наравне с подлинником протокола в части отраженных в ней решений, она может быть оспорена.

Основаниями для оспаривания выписки из протокола могут быть:

• Нарушение порядка созыва и проведения собрания (заседания), по результатам которого составлен протокол
• Несоответствие выписки содержанию подлинника протокола
• Нарушения при оформлении выписки, в том числе отсутствие подписи или печати

Спор о действительности протокола и выписки из него разрешается в судебном порядке.

Что собой представляет выписка?

Выписка из протокола – это точная его копия по конкретному вопросу или части . Правом требовать ее обладает любой член организации либо его уполномоченный представитель. Органы управления при получении запроса обязаны предоставить документ в разумный срок, как правило, не превышающий 7 дней.

Выписку не нужно путать с ксерокопией, поскольку это отдельный документ, и составляется он в том же порядке, что и сам протокол с указанием присутствовавших, повестки, обсуждения по конкретному вопросу и принятому решению.

На документе ставится отметка «верно», подпись и должность заверяющего лица и дата составления. Он предоставляется в тех случаях, когда на повестке собрания было большое количество вопросов и протокол содержит большое количество информации, не относящейся к правам лица, требующего его выдачи.

Выписка из протокола общего собрания участников ООО

Как видно из примера выписки из протокола, указывается полное наименование организации, дата проведения общего собрания участников, формулировка вопроса повестки дня и суть решения по данному вопросу.

2. Какие реквизиты должны быть в выписке из протокола

Согласно правилам делопроизводства, выписка из протокола должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации, проводившей собрание или заседание;
• дата проведения заседания;
• формулировка рассматриваемого на заседании вопроса;
• принятое по вопросу решение.

Также рекомендуется указывать номер и дату протокола, из которого сделана выписка. Это облегчит поиск исходного документа в архиве при необходимости.

10. Порядок хранения выписок из протоколов

Выписки из протоколов после подписания регистрируются в журнале учета исходящей документации.

Первые экземпляры выписок из протоколов вместе с подлинниками протоколов хранятся в отдельных папках в архиве организации в течение установленных сроков хранения для протоколов.

Сроки хранения выписок из протоколов:

• Выписки из протоколов общих собраний акционеров (участников) – постоянно
• Выписки из протоколов заседаний советов директоров (наблюдательных советов) – постоянно
• Выписки из протоколов заседаний и совещаний у руководителя организации – 10 лет

12. Выписка из протокола для государственной регистрации

Одним из распространенных случаев использования выписок из протоколов является предоставление их в регистрирующие госорганы – ФНС, ПФР, ФСС и др.

Например, для госрегистрации внесения изменений в устав организации или смены гендиректора требуется предоставить выписку из протокола общего собрания участников.

Особенности выписок для госорганов

Выписки, выдаваемые государственным органам, должны полностью соответствовать требованиям:

• Без сокращений наименования организации
• Ссылка на конкретный протокол
• Полные ФИО и должности подписантов
• Четкая формулировка вопроса и решения
• Наличие печати

Рекомендуется заранее уточнить требования конкретного ведомства.

16. Выписка из протокола в трудовых спорах

Выписки из протоколов заседаний аттестационных комиссий, комиссий по соблюдению трудовой дисциплины и др. могут использоваться в качестве доказательств при рассмотрении трудовых споров в судах.

Особенности выписки из протокола педсовета

Выписки из протоколов педагогических советов школ чаще всего требуются для подтверждения:

• Присвоения квалификационной категории учителю
• Предоставления академического отпуска ученику
• Перевода в следующий класс

В выписке указывается состав педсовета, формулировка вопроса, по которому принималось решение, и текст самого решения.

Выписка заверяется подписью председателя и секретаря педсовета.

Оформление выписки из протокола ООО

При составлении выписки из протокола органа управления ООО указываются:

1. Наименование общества
2. Вид документа
3. Дата и номер протокола
4. Краткое содержание вопроса
5. Принятое по вопросу решение
6. Должности и подписи председателя заседания и секретаря
7. Печать ООО

Например, может потребоваться выписка решения общего собрания участников об увеличении уставного капитала.

Зачем нужна выписка из протокола

Выписки из протокола используются в следующих случаях:

• Для подтверждения какого-либо решения или факта, принятого на собрании
• При необходимости предоставления информации третьим лицам (госорганам, контрагентам и др.)
• Для оперативного донесения решения до исполнителей
• Чтобы не раскрывать второстепенную информацию из протокола
• При большом объеме протокола, чтобы не переписывать его полностью

Таким образом, выписка решает сразу несколько задач.

Протокол заседания трудового коллектива

Протокол заседания трудового коллектива — это это из видов организационно-распорядительных документов, отражающий информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Содержат постановляющую часть, используется для документирования постоянных заседаний.

Протокол заседания трудового коллектива обязательно должен включать в себя: наименование учреждения (организации предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту. Таким образом, заголовок имеет вид:

Общество с ограниченной ответственностью “________________” П Р О Т О К О Л заседания трудового коллектива 07.02.2011 ________________________________________________ № 1

Москва

Также в вводной части протокола после заголовка указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, наименование должности можно не указывать.

Далее с новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников заседания, членов комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. Если на заседании присутствуют должностные лица из сторонних организаций, в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

Датой протокола является дата заседания! Если заседание трудового коллектива продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Следующим абзацем указывается перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Повестка дня заседания трудового коллектива, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности.

Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

Основная часть протокола заседания состоит из нескольких разделов, каждый из которых относится к соответствующему пункту повестки дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”), в каждой из этих частей выделяют запись речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.