Действия при смене материально ответственного лица при уходе в отпуск

Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.

Данные, которые содержит документ :

1. Наименование организации.
2. Номер и дата составления.
3. ФИО и должности сторон процедуры.
4. Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
5. Дата, когда будет происходить процедура.
6. Перечень ценностей, которые будут передаваться.
7. Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
8. ФИО ответственного лица.

• Скачать бланк приказа о приеме-передаче материальных ценностей в связи с увольнением
• Скачать образец приказа о приеме-передаче материальных ценностей в связи с увольнением

Коллективная ответственность без проведения инвентаризации

При передаче обязанностей и материальных ценностей при уходе в отпуск часто возникает вопрос о коллективной ответственности без проведения инвентаризации. Это может быть необходимым в случаях, когда инвентаризация затруднена или невозможна, например, из-за недоступности определенных помещений или объектов.

Определение коллективной ответственности

Коллективная ответственность – это форма ответственности группы лиц за совокупные действия или бездействие, которая позволяет установить общую ответственность за возникший ущерб.

Коллективная ответственность без проведения инвентаризации предполагает, что все работники, отвечающие за определенные обязанности и ценности, несут солидарную ответственность за сохранность и правильное использование материальных ценностей.

Правовые аспекты

Коллективная ответственность может быть предусмотрена коллективным договором, внутренними документами организации или иными правовыми актами. Она основывается на принципах коллегиальности, солидарности и ответственности каждого сотрудника за общие результаты и имущество.

Меры по обеспечению коллективной ответственности

• Установление четких процедур и правил по использованию и передаче материальных ценностей;
• Обучение и информирование работников о правилах их ответственности;
• Ведение документации и учета по передаче обязанностей и ценностей;
• Проведение регулярных проверок и контроля за соблюдением правил и порядка;
• Установление мер ответственности за нарушение правил и невыполнение обязанностей;
• Создание условий для взаимоподдержки и взаимоконтроля среди сотрудников.

Преимущества и риски

Преимуществом коллективной ответственности без проведения инвентаризации является возможность упростить процедуру передачи обязанностей и ценностей, а также установить общую ответственность всего коллектива за сохранность имущества.

Однако, такой подход также несет риски невозможности точно установить, кто именно несет ответственность за возникший ущерб. Это может привести к конфликтам между сотрудниками и затруднить решение проблемы. Поэтому важно соблюдать документальное оформление передачи обязанностей и ценностей, а также осуществлять контроль и проверки в рамках организационных процедур.

Акт о приеме работником документов

Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.

Данные, которые указываются в документе :

1. Дата и место составления.
2. Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
3. Наименование организации.
4. ФИО и должности сторон процедуры.
5. Список передаваемых дел.
6. Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
7. Данные о свидетелях процесса.

• Скачать бланк акта приема-передачи дел при увольнении
• Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении

Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.

Как оформить приказ о смене МОЛ

Приказ оформляется работодателем – руководителем компании – по свободному шаблону, так как регламентированный образец в этом случае не установлен.

Важно, чтобы этот документ составлялся в письменной форме и включал следующие обязательные реквизиты:

1. Название компании.
2. Информация о лице, издавшем данный приказ от имени работодателя. Как правило, это руководитель (директор) компании. Нужно указать его ФИО и должность.
3. Название самого распорядительного акта, четко отражающее его суть.
4. Место и дата издания приказа.
5. Основание (причина) смены ответственного лица. Следует аргументировать передачу соответствующих функций другому сотруднику. Здесь необходимо уточнить, по какой причине нынешнее МОЛ не может обеспечивать сохранность ценностей, вверенных ему работодателем. При этом важно учесть период времени, на протяжении которого данный сотрудник не может являться МОЛ.
6. Указание на документ, подтверждающий необходимость смены ответственного работника.
7. Информация о работнике, передающем ответственность. Указываются его ФИО, должность и цех/отдел в данной компании.
8. Информация о работнике, принимающем ответственность. Указываются его ФИО, занимаемая должность, а также отдел/цех.
9. Запланированная дата передачи-приёма материальной ответственности.
10. Констатация факта передачи-приёма вверенных активов (ссылка на акт передачи-приёма).
11. Указание на необходимость подписания соглашения о материальной ответственности с новым МОЛ.
12. Информация о сотруднике, обязанном проконтролировать исполнение этого приказа.

Составленный приказ подписывается директором, сотрудниками, между которыми передаются ответственность за ценности, и прочими лицами, упомянутыми в этом документе.

В связи с увольнением

Увольнение сотрудника, выполнявшего функции МОЛ, является основанием для оформления приказа о смене материально-ответственного лица.

Документальное оформление этой процедура из-за увольнения осуществляется по общим правилам. Проводится инвентаризация вверенных активов, издается приказ, заключается договор о материальной ответственности с новым лицом, ему передаются вверенные активы по акту приёма-передачи.

Оба сотрудника – передающий ответственность (увольняемый) и принимающий ответственность – должны присутствовать при осуществлении ревизии (инвентаризации) передаваемых ценностей.

Дата оформления приказа и дата передачи-приёма вверенных активов должны предшествовать дате приказа работодателя об увольнении.

На время отпуска

Смена ответственного за ценности сотрудника по причине ухода его в отпуск также предусматривает инвентаризацию вверенных активов, издание приказа о смене МОЛ, подписание с новым МОЛ соглашения о материальной ответственности и передачу-прием ценностей по соответствующему акту.

Характерная особенность заключается в том, что сотрудник, который взял на себя материальную ответственность, выполняет обязанности МОЛ в течение определенного периода – на время отпуска лица, ранее выполнявшего данные функции. Ограниченный срок выполнения данных функций отражается в приказе и в соглашении о материальной ответственности.

Когда прежнее лицо выйдет из отпуска, будет проведена обратная процедура – возврат обязанностей материально-ответственного лица с оформлением всех необходимых документов (инвентаризация активов, приказ о смене, соглашение о материальной ответственности, приём-передача активов).

Скачать образец

Скачать образец приказа о смене материально-ответственого лица.

Как сменить материально ответственное лицо

Иногда возникают ситуации, когда необходимо сменить материально ответственное лицо. В этом случае следует придерживаться определенной процедуры, чтобы избежать непредвиденных проблем и конфликтов. В данной статье мы рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять для успешной смены материально ответственного лица.

1. Подготовка документов

Первым шагом является подготовка необходимых документов. Вам потребуется составить заявление о смене материально ответственного лица и подписать его. Пожалуйста, обратитесь в юридический отдел вашей компании, чтобы уточнить, какие документы требуются в вашем случае.

2. Согласование с руководством

После того, как вы подготовили необходимые документы, следует обратиться к руководству компании для согласования смены материально ответственного лица. Предоставьте им заявление и объясните причины смены. Возможно, руководство потребует дополнительной информации или проведения собеседования с новым материально ответственным лицом.

3. Обучение нового материально ответственного лица

После одобрения смены материально ответственного лица необходимо провести обучение нового сотрудника. Разработайте программу обучения, которая включает в себя правила и процедуры по управлению материальными ценностями компании. Объясните ему его обязанности и ответственность.

4. Передача материальных ценностей

Теперь необходимо осуществить передачу материальных ценностей от старого материально ответственного лица новому. Обязательно проведите инвентаризацию и составьте акт о передаче. Не забудьте также обновить документацию и учет материальных ценностей.

5. Отслеживание и контроль процесса

После смены материально ответственного лица очень важно отслеживать и контролировать все процессы связанные с управлением материальными ценностями. Регулярно проводите инвентаризацию и сверяйте данные с учетной системой. В случае обнаружения несоответствий принимайте срочные меры для их устранения.

В результате успешно смененного материально ответственного лица, ваша компания будет уверена в эффективном управлении материальными ценностями и минимизации рисков. Процесс смены должен быть полностью задокументирован и соответствовать требованиям законодательства и внутренних правил компании.