В сельском совете работников заставляют собирать паспортные данные своих родственников

Законодательно этот вопрос не урегулирован. Но, конечно, удобнее, когда трудовой договор содержит актуальные сведения. Поэтому можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В котором прописать изменившиеся персональные данные работника, например новую фамилию.

Особенности работы с персональными данными соискателей

Работодатели и сотрудники должны помнить два главных момента, связанных с обработкой персданных:

1. Ответственность за их правильную обработку начинается с момента, когда соискатель присылает резюме на опубликованную вакансию. Однако согласие не нужно, если человек сам разместил резюме в Интернете или же прислал его в компанию, которая не заявляла об открытых вакансиях.
2. При устройстве на работу кандидат приносит паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом. Для того, чтобы данные из этих документов внесли в трудовой договор, согласие не требуется. Как только работник подпишет договор, работодатель имеет право по умолчанию обрабатывать информацию. Без этого невозможно начислять зарплаты и отчитываться перед налоговой, пенсионным фондом.

Право работника на доступ к собственным персональным данным

Работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника (ст. 89 ТК РФ). В частности, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой (в частности, кадровых приказов), выписки из трудовых книжек, справки о зарплате, периодах работы в данной организации, сведения о трудовой деятельности по утвержденной форме СТД-Р и т.д. Срок – в течение 3-х рабочих дней со дня поступления заявления от работника (ст. 62, 66.1 ТК РФ).

Как найти родственников по фамилии?

Предположим, из всех данных у нас есть только фамилия:

1. Зайдите в любую поисковую систему и вбейте ее.
2. Проверьте выдачу, посмотрите все новости и проиндексированные документы.
3. Добавьте предполагаемое отчество или регион, чтобы получить более точные данные.
4. Убедитесь, что полученная информация особой ценности не имеет.

Иногда можно найти заметку или новость о человеке, порой индексируются базы данных с номерами или адресами.

Если ничего не вышло:

• Открываем сразу несколько популярных социальных сетей (FB, VK, Одноклассники).
• Вводим фамилию.
• Сортируем полученные результаты.
• Пишем людям, задаем интересующие вопросы.

В этом случае с предполагаемой родней можно сразу и пообщаться, выяснив все интересующие факты. Когда «ОК» и «VK» только появились и начали приобретать популярность, именно таким способом многие восстанавливали утраченные связи.

Да и оставшиеся конторы пользуются общедоступными архивами и базами данных, направить запрос может любой желающий, ну или почти любой.

Как найти родственников умершего человека?

Для установления очереди наследования или выполнения последней воли усопшего можно:

1. Ознакомиться с домовой книгой.
2. Обратиться в паспортный стол.
3. Направить запрос в милицию.
4. Воспользоваться архивом.
5. Отправить адвокатский запрос в ЗАГС.
6. Пойти в справочное бюро.

Если нет времени и желания трепать себе нервы – обратитесь в сыскное агентство. Для них эта работа не составит никакого труда, кроме общедоступных «каналов» они могут задействовать и свои собственные. Оперативность полученного результата придется компенсировать суммой, не такой уж и значительной.

Можно прибегнуть и к помощи социальных сетей, у всех найденных личностей придется поинтересоваться, не являются ли они родственниками данного человека. Учитывая охват аудитории, вероятность успеха в этом случае достаточно велика. А главное – совершенно бесплатно и не придется ждать ответа по несколько недель, если не дольше.

Как проверять благонадежность соискателей, не нарушая закон о персональных данных?

Знать о будущем работнике как можно больше – значит, уберечь свой бизнес от убытков и потери репутации. При приеме на работу новых сотрудников крупные компании подключают службу безопасности. А организациям помельче приходится самим наводить справки о людях – например, с помощью онлайн-сервисов для проверки кандидатов на благонадежность. Однако это так же является сбором персональных данных, поэтому обязательно нужно получить от кандидата согласие на сбор и обработку информации.

Надежный способ проверить соискателя с разных сторон – SpectrumData. Это крупнейший сервис, который расскажет о соискателе многое:

• о финансовом положении: есть ли у него кредиты, неоплаченные штрафы, долги по алиментам;
• о правовой благонадежности: не разыскивает ли его полиция, не числится ли он в списке террористов, значится ли как участник процессов в судах общей юрисдикции и арбитражных судах;
• о действительности паспорта и других документов и многое другое.

Чтобы получить информацию, необходимо взять у кандидата согласие на обработку персональных данных и потратить всего три минуты. За это время сервис SpectrumData сформирует полный отчет, опираясь на более чем 70 баз данных государственных ведомств и коммерческих организаций. Одно из преимуществ сервиса – полное соответствие ФЗ №152 «О персональных данных»

Чтобы убедиться в достоверности информации и решить, насколько SpectrumData необходим для вашего бизнеса, попробуйте сервис в тестовом режиме. Это бесплатно.

Автор: Олеся Москевич

Надо ли уведомлять РКН об обработке данных сотрудников?

В некоторых случаях уведомление НЕ нужно:

• когда данные обрабатывают на основании ТК РФ;
• когда работник согласился на обработку информации, которая будет распространена;
• когда человеку нужен пропуск, чтобы один раз попасть, например, на завод.

Во всех остальных случаях необходимо ставить в известность Роскомнадзор о том, что компания собирается обрабатывать данные сотрудника. Причем делать это нужно еще до обработки, перед тем, как оформить кандидата в штат. Иначе ждут штрафы: организацию обяжут заплатить до 5 тысяч рублей, а с руководителя потребуют 500 рублей. Форма уведомления есть на официальном сайте Роскомнадзора. Нужно просто ее заполнить и отправить.

Какие документы содержат персональные данные работников

Персональные данные попадают в руки работодателей и при приеме на работу человека, и в процессе трудовой деятельности, и даже еще на этапе рассмотрения кандидатов, претендующих на работу в конкретной организации. Персональные данные содержатся в следующих документах:

• анкеты, автобиографии, которые заполняют соискатели при приеме на работу;
• копия паспорта;
• копии документов об образовании;
• копия СНИЛС;
• трудовой договор с работником;
• личная карточка Т-2 на работника;
• трудовая книжка работника;
• сведения о трудовой деятельности, которые заполняет организация при приме на работу человека, его увольнении, кадровых передвижениях;
• копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельств о рождении ребенка;
• документы воинского учета;
• кадровые приказы в отношении работника и т.д.

Какие законы регулируют обращение с персональными данными

Большая часть информации о человеке нужна работодателю, чтобы заключить договор, перечислять налоги, оформить пропуск на предприятие. Однако использовать персональные данные работника как угодно запрещено – на их защите стоит закон. Нарушения грозят административным и даже уголовным наказанием.

В России есть несколько нормативных актов, где так или иначе затрагивается тема персональных данных.

Порядок обращения с персональными данными отражен в:

• Трудовом кодексе;
• КоАП РФ;
• Уголовном кодексе.

Главным же документом стал Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных».

Согласие на обработку персональных данных

И еще одно важное условие. По общему правилу обработка персональных данных производится с согласия физлица. Причем согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным (п. 1 ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 9 Закона от 27.07.2006№ 152-ФЗ).

Более того, в определенных ситуациях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона от 27.07.2006№ 152-ФЗ), например при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Это, к примеру, ситуация, когда работодатель получает сведения о среднем заработке работника от СФР.

Можно включить согласие на обработку персональных данных в трудовой договор. Или оформить такое согласие в форме отдельного документа.

Подробнее о согласии мы рассказали в отдельной консультации.

По общему правилу работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, а также сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ). Правда, в случае с обработкой и передачей персональных данных работников есть особенности.

Как долго хранить согласие на обработку персданных?

Согласие на обработку персональных данных сотрудник дается на определенное время. Обычно это год. Как только срок действия закончится, документ хранят еще 3 года.

Бывают случаи, когда работник отзывает согласие раньше срока действия – в этом случае 3 года отсчитывают с момента отзыва.

Когда не нужны согласия на обработку персональных данных

По ч. 1 ст. 6, ст. 9 закона 152-ФЗ компании должны запрашивать у граждан согласие на обработку персданных, как только получают к ним доступ.

Но есть ситуации, когда компании работодателей могут не получать согласия работников на обработку персданных:

1. Обрабатывают данные для исполнения заключенного с работником трудового договора (пп. 5 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ).

   Без согласия кадровик внесет паспортные данные в трудовой договор, а бухгалтер сохранит номер карты для перечисления зарплаты. Но согласие потребуется, если компания сообщает данные работника в банк для открытия зарплатной карты.

2. Обрабатывают данные для исполнения возложенных на работодателя обязанностей, функций и полномочий (пп. 2 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ).

   Информацию о размере одежды сварщиков работодатель обрабатывает без согласия, потому что по требованиям охраны труда обязан выдавать им средства индивидуальной защиты. А если компания собирает размеры для выдачи рубашек корпоративного цвета, тогда нужно согласие работников.

   Без согласия работодатель передает данные работника в налоговую, Пенсионный фонд, ФСС, трудовую инспекцию и военный комиссариат. Но должен получить у работника письменное согласие для передачи данных водителя-работника своему контрагенту (ч. 2 ст. 88 ТК РФ).

3. Обработка сведений о состоянии здоровья работника связана с возможностью выполнения трудовой функции (п. 2.3 и 3 ч. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ).

   Школа обрабатывает данные о психическом здоровье учителей без согласия, поскольку обязана это делать по ч. 2 ст. 331 ТК РФ. Кафе обрабатывает данные о медосмотрах поваров, поскольку иначе не может допустить их к работе. В остальных случаях нужно получить согласие работников.

4. Данные нужны по условиям коллективного договора, ПВТР или других локальных нормативных актов компании (абз. 2 п. 5 разъяснений Роскомнадзора).

   Завод обрабатывает данные работников для организации пропускного режима без согласия, если порядок организации предусмотрен ЛНА работодателя.

5. Обязанность по опубликованию данных в сети Интернет предусмотрена законом (п. 1 разъяснений Роскомнадзора).

   Больница без согласия врачей публикует на сайте данные об их образовании, потому что обязана это делать в силу закона. А вот кафе может рассказывать об образовании шеф-повара только с его согласия.

6. Обрабатываются данные близких родственников работника для заполнения карточки Т-2, оформления соцвыплат, получения алиментов (п. 2 разъяснений Роскомнадзора).

   Но нельзя без согласия работников собирать сведения о датах рождения детей для вручения подарков к Новому году. Нельзя без согласия разглашать сведения о доходах сотрудника, даже если об этом просит его бывшая супруга для взыскания алиментов.

7. Обрабатываются данные уволенных работников для выполнения требований налогового, бухгалтерского учета (п. 5 разъяснений Роскомнадзора).

   Работодатели без согласия хранят заявления уволенных работников о предоставлении налоговых вычетов с копиями свидетельств о рождении детей. Поскольку по ч. 3 ст. 24 НК РФ работодатели, как налоговые агенты, обязаны 5 лет хранить документы, необходимые для исчисления налогов.

2 вида согласий работников на обработку персданных

Выше мы выявили случаи, когда можно обрабатывать данные без согласия работников. Во всех остальных ситуациях согласие нужно.

Есть 2 вида согласий на обработку:

• Согласие на обработку персональных данных.
• Согласие на обработку персданных, разрешенных работником для распространения.

Согласие на обработку персональных данных

Это «то самое, основное» согласие, про которое многие знают. В текст включают перечень персональных данных и список действий работодателя, которые он может делать с данными. Тут важно упомянуть нужные и не написать лишние данные, которые работодателю не нужны. Поэтому текст согласия для работников отличается от согласий для клиентов компании.

В этом же документе при необходимости прописывают согласия на обработку специальных категорий персональных данных (о национальности, состоянии здоровья, религиозных взглядах), биометрических (отпечатки пальцев, фотографии, видеоизображения) и на трансграничную передачу данных (передача данных кандидата на согласование учредителю компании заграницей).

Текст согласия можно оформить в виде отдельного документа или включить в состав трудового договора, п. 5 разъяснений Роскомнадзора. Его составляют по правилам ст. 9 закона о персональных данных.

Когда нужно

Работодатель должен получить согласие на обработку в следующих случаях:

1. Запрашивает данных больше, чем ему нужно по трудовому законодательству.

   Сравните:

2. Получает персданные у третьей стороны, п. 3 ст. 86 ТК РФ.

   Например, кадровик сомневается в достоверности диплома и направляет запрос в вуз. Или получает отзыв о соискателе у его бывшего работодателя.

   До отправки запроса нужно получить у работника письменное согласие.

3. Обрабатывает информацию о национальности, состоянии здоровья, политических взглядах, религиозных убеждениях и иные специальные категории ПД, непосредственно связанные с вопросами трудовых отношений, п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 закона о персданных.

   Например, не нужно согласие педагога на обработку сведений о его состоянии здоровья, поскольку по ч. 2 ст. 331 ТК РФ работодатель не имеет права допускать к педагогической деятельности работников с психическими заболеваниями.

4. Сообщает персданные работника в коммерческих целях, абз. 3 ст. 88 ТК РФ.

   Например, передает ФИО работника-водителя своим подрядчикам.

5. Обрабатывает биометрические персданные, ст. 11 закона о ПД.

   Например, компания использует фотографии, отпечатки пальцев для организации доступа на территорию, иные сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека.

6. Осуществляет трансграничную передачу персданных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персданных, ч. 4 ст. 12 закона о ПД.

   Например, направляет анкеты соискателей учредителю компании в государство, не обеспечивающее защиту ПД.

7. Вносит персданные работников в общедоступные справочники, адресные книги, ч. 1 ст. 8 закона о ПД.

   Например, издает телефонный справочник работников компании и распространяет его среди посетителей компании.

Согласие на обработку персданных, разрешенных работником для распространения

Оно потребуется, если работодатель предоставляет данные работника неограниченному кругу лиц. Например, публикует фотографию работника на доске почета или на сайте компании.

Это самостоятельный документ, он оформляется отдельно от предыдущего согласия по требованиям ст. 10.1. закона о ПД и приказа Роскомнадзора 18 от 24.02.2021. Шаблон согласия можно составить онлайн, на сайте Роскомнадзора.

Когда нужно

Работодатель должен получить у работника согласие на обработку персональных данных, разрешенных работником для распространения, если раскрывает персональные данные работников неопределенному кругу лиц, п. 5 ст. 3 закона о ПД. И согласие не нужно, если распространение происходит по требованию закона.

Информация о дипломе на сайте компании

Нужно согласие работников на публикацию на сайте их ФИО, данных об образовании.

Без согласия врачей больница публикует ФИО медработников, их должности, даты выдачи диплома об образовании, специальности, квалификации, срока действия сертификата специалиста. Поскольку обязана это делать по подп. 7 ч. 1 ст. 79 закона 323-ФЗ от 21.11.2011 Об основах охраны здоровья граждан.

Без согласия учителей школа публикует на сайте ФИО, должность, преподаваемые предметы и информацию об образовании педагогического работника. Поскольку обязана это делать по п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства 1802 от 20.11.2021.

Публикация ФИО и телефона

Нужно согласие менеджера на публикацию его ФИО, электронной почты, телефона.

Но без согласия администрация города публикует ФИО и телефон должностного лица, которое обязано вести приемы граждан. Это предусмотрено пп. б ч. 1 ст. 13 закона 8-ФЗ от 09.02.2009 об обеспечении доступа к информации о деятельности госорганов и ОМСУ.

Предоставление персданных по запросу адвоката

Нужно согласие работника на передачу его данных третьим лицам, в том числе адвокату.

Но согласие не нужно, если адвокат действует по поручению работника. Например, по доверенности от этого работника, на основании соглашения об оказании юридической помощи с этим работником или ордера на оказание услуг этому работнику. См. п. 1 ст. 6.1 закона 63-ФЗ от 31.05.2002 «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ», Постановление Костромского областного суда 4А-97/2018 от 21.03.2018.

Предоставление персданных по запросу полиции

Нужно согласие, если запрос полицейского не соответствует закону, не содержит нужных реквизитов, подписан неуполномоченным лицом.

Но без согласия работника работодатель обязан передать персональные данные полиции, если запрос корректно оформлен и поступил в связи с расследованием уголовных дел, административных правонарушений, проверкой зарегистрированных сообщений о преступлениях (ч. 1 ст. 13 закона о полиции 3-ФЗ от 07.02.2011). Работодатели обязаны предоставлять персональные данные граждан по запросам госорганов в случаях, установленных федеральными законами (п. 2 ст. 88 ТК РФ).

Виды согласия работников на обработку их персональных данных

Законом предусмотрено два типа согласия:

1. Согласие на обработку персональных данных
2. Согласие на обработку персональных данных, которые сотрудник разрешает для распространения

Разберем их подробнее.

Согласие на обработку персональных данных

Его составляют как отдельный документ или включают в трудовой договор. Помимо информации из паспорта, ИНН, СНИЛСа, номера телефона он может содержать также, если в этом есть необходимость, медицинские данные, национальность, религиозные взгляды, фото и видео.

Согласие обязательно получают в следующих ситуациях:

• Список данных выходит за пределы требований ТК РФ.

Пример: нужно фото для создания пропуска или личная электронная почта, которую укажут в визитке.

• Необходимо уточнить информацию у третьих лиц.

Пример: согласие просят у кандидата, если собираются наводить справки о нем у бывшего начальства.

• Запрашивается информация о здоровье, религиозных и политических взглядах специалиста.

Исключение – профессии, для которых эти данные входят в список обязательных для найма на работу.

Пример: у менеджера согласие просят, а вот у учителя – нет, потому что без справки от психиатра работать в школах запрещено по закону.

• Данные будут использованы в коммерческих целях.

Пример: компания передает информацию о водителе-экспедиторе своим партнерам.

• Нужны биометрические данные.

Пример: на территорию завода можно попасть только по отпечаткам пальцев или пропуску, для которого используют фото сотрудника.

• Информация будет опубликована в общем доступе.

Пример: в выходных данных газеты указывают личные номера и электронные почты рекламных менеджеров.

Скачатьсогласие на обработку персональных данных, образец

Согласие на обработку персональных данных, которые сотрудник разрешает использовать для распространения

Представляет собой отдельный документ. Согласие нужно, когда персданные сотрудника увидит неограниченный круг лиц.

Согласие обязательно получают в следующих ситуациях:

• На сайте собираются опубликовать информацию о дипломе работника.

Исключение: данные об образовании медиков публикуют без согласия, потому что это требование закона.

• На сайте указывают ФИО, телефон, почту.

Исключение: если речь идет о должностном лице, в чьи обязанности входит прием жителей населенного пункта, то согласие не нужно.

• Данные просят госорганы, но запрос от них составлен неправильно – нет подписи ответственного лица, адреса ведомства.

Исключение: если запрос составлен верно, то согласие не нужно. Например, персональные данные компания должна передать полиции, которая проверяет сотрудника в рамках расследования уголовного или административного дела.