По какой статье налогового кодекса поставщик обязан дать закрывающие документы

Нет, их нужно выписывать обязательно. Они относятся к первичной документации, оборот которой контролирует налоговая, и подтверждают, что покупатель имеет основания перевести деньги вам.

Если закрывающих документов нет, заказчик может не рассчитаться с вами — такой пункт включен во все договоры.

Если вы покупаете товары и услуги у других ИП или компаний — тоже требуйте закрывающие документы: налоговая может запросить их для проверки. Срок хранения первичной документации — 5 лет.

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕР

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Условия предоставления закрывающих документов

• Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в личный кабинет и отправляются на email до 15 числа следующего месяца от даты начала оказания услуги.

• Оригиналы документов отправляются:

  • почтой России в течение двух недель с момента загрузки скан-копий в личный кабинет;
  • по ЭДО, если настроено взаимодействие, — до 20 числа месяца, следующего за отчетным, с момента загрузки скан-копий в личный кабинет.
• Оригиналы документов можно получить лично в московском офисе. Для получения документов напишите заявку в службу поддержки или help-чат.
• Документы датируются последним числом месяца .
• Закрывающие документы могут быть сформированы не сразу на всю сумму счета в зависимости от типа услуги.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

1. задержка бумаг поставщиком;
2. задержка покупателем первичной документации;
3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

• из рук в руки;
• по электронной почте;
• по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

• по почте
• через ЭДО
• в офисе Рег.ру

Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Ее стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:

• 1 Авторизуйтесь в личном кабинете Рег.ру.
• 2

  Перейдите в раздел Информация об аккаунте :

• 3

  Перейдите в раздел Документы :

• 4

  Во вкладке «Закрывающие документы (УПД)» нажмите Отправить повторно :

• 5

  Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить :

• 6 Оплатите счет любым удобным способом.

Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели .

Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:

• 1 Настройте обмен оригиналами закрывающих документов через систему электронного документооборота (ЭДО).
• 2 Создайте заявку в службу поддержки на отправку закрывающих документов через ЭДО.

Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.

Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе . Для заказа выполните следующие шаги:

• 1 Создайте заявку в службу поддержки или в help-чат с темой «Финансовые вопросы».
• 2 В заявке укажите ИНН организации и документы, которые вам необходимы.
• 3 В ответном сообщении специалист службы поддержки сообщит дату, когда можно будет забрать документы.

Готово, заберите документы в московском офисе Рег.ру в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщив менеджеру ИНН и наименование организации.

Адрес офиса: г. Москва, Большой Гнездниковский переулок, дом 1, строение 2 . Режим работы: с 9:00 до 18:00 в будние дни.

Адрес офиса в Москве

Налоговая оговорка в договоре – что это?

Чтобы представить примерные формулировки налоговых оговорок, для начала разберемся с самим термином.

Налоговая оговорка — это условия гражданско-правового договора, определяющие порядок уплаты налогов и сборов сторонами, а также прочие сопутствующие условия. Оговорка раскрывает порядок действий, права и обязанности сторон в части уплаты налогов, которые возникают в ходе проведения сделки.

Основное требование для налоговой оговорки: она не должна противоречить нормам действующего российского законодательства, как федерального, так и регионального или местного. Если в тексте договора появятся условия, идущие в разрез с положениями, например, Налогового кодекса, то такие условия признаются ничтожными и никаких юридических последствий не несут.

Отметим, что налоговые оговорки могут появиться в договоре, заключенном не только между российскими партнерами. Они характерны и для международных контрактов. Тогда стороны должны учитывать положения законодательных актов всех стран, резидентами которых являются стороны договорных отношений, а также соглашений об избежании двойного налогообложения, существующих в настоящее время.

В том, насколько правомерно включение налоговой оговорки в текст договора, разбирались эксперты справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» в специальной консультации. Для ее просмотра оформите бесплатный пробный доступ к системе.

Кто может получить закрывающие документы

Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП , которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчетного счета.

При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте .

Оплата счета через платежные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются . Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.

Правильно собираем закрывающие документы

Закрывающие документы оформляются по установленным законодательством формам либо по шаблонам, разработанным в компании.

В структуре бумаги должны быть следующие данные:

1. Наименование документа.
2. Данные клиента и исполнителя.
3. Где и когда оформлен документ.
4. Перечень продуктов, материалов или услуг.
5. Единицы измерения.
6. Показатели стоимости за единицу товара или услуги.
7. Должности и Ф.И.О. лиц, которые ответственны за оформление сделки.

Закрывающие документы можно подготовить вручную, либо использовать специальные онлайн-сервисы.

Закрывающие документы ИП на упрощенке

Форм не так много, они есть в программах учета либо их можно заполнить, пользуясь банковскими сервисами ЭДО для бизнеса.

Если вы продаете товары, с отгрузкой необходимо передать:

• ТОРГ-12, 2 экз. — заполняются реквизиты сторон, дата и номер документа, основание (договор или номер счета, по которому производится отгрузка), перечень товаров, цена за единицу, сумма, дата отгрузки и приемки, ФИО ответственных лиц.

Если покупатель просит заполнить товарку по их форме, так можно: попросите бланк и работайте с ним.

Если вы оказываете услуги, после выполнения работ передается:

• Акт выполненных работ, 2 экз. — как правило, стороны при подписании договора сами согласовывают формат документа. Обязательными являются реквизиты сторон, дата, наименование услуг, их количество или объем, стоимость и сумма.

К акту могут быть разработаны дополнения: отчет о проделанных работах — список и подробный состав услуг или медиафайлы, подтверждающие завершение очередного этапа (фото строящегося объекта, например).

Если вы доставляете грузы, при получении их заказчиком необходимо предоставить:

• Акт выполненных работ, подтверждающий завершение заказа на перевозку, 2 экз. Форму стороны составляют самостоятельно.
• Товарно-транспортную накладную (ТТН), 3 экз. В ней содержатся данные о товаре, условиях перевозки, транспортном средстве и водителе — третий экземпляр для него. Если список товаров большой, ТТН может быть на нескольких листах.

Если груз идет транзитом или вы используете нанимаете чужие машины для доставки, необходимо заполнить еще одну транспортную накладную — по форме 1-Т. В ней кратко указывается наименование и стоимость груза, отправитель, получатель и перевозчик. Нужно 4 экземпляра: по одному для каждой из сторон и 4ый — водителю.

Зачем нужны закрывающие документы

Организациям нужны закрывающие документы при заключении сделок по:

• купле-продаже комплектующих, продуктов или материалов;
• выполнению работ;
• оказанию услуг;
• аренде спецтехники, автомобилей или строительного оборудования;
• отправке товаров, которая совмещена с оказанием услуг.

Закрывающие документы нужны для подтверждения:

• отсутствия претензий у обеих сторон,
• предоставления услуги,
• завершения работ,
• передачи продукции,
• перевода подотчетных денег.

Документы нужны организациям, чтобы вести отчетность. По закону «О бухучете» каждую операцию необходимо подтверждать первичными учетными документами. На их основе специалисты фирмы ведут отчетность после завершения каждого квартала.

Можно ли не включать налоговую оговорку в текст договора?

Наличие налоговой оговорки не является обязательным, стороны сами определяют ее необходимость в договоре. Хотя в том или ином виде налоговая оговорка все равно будет присутствовать в тексте.

Особое внимание следует обратить на оговорки, касающиеся возмещения одной стороной договора налоговых потерь, связанных с неисполнением обязательств по договору или несоблюдением требований законодательных актов. Это прежде всего касается НДС. На практике часто возникают ситуации, когда независимо от формулировок подобные оговорки не срабатывают и недобросовестные партнеры отказываются возмещать налоговые потери контрагентов. Нужно признать, что и суды не всегда поддерживают пострадавшую сторону даже при наличии специальной оговорки. Поэтому не нужно полностью полагаться на честность партнера и его подпись в договоре. Если есть возможность, то лучше проверить добросовестность контрагента самостоятельно, законными методами, чтобы впоследствии не кусать локти, например, из-за несостоявшегося налогового вычета.

Составляем письмо на возврат акта

Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт.

Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре. Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту. Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов.

Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения.

Пред. / След. Скачать форму письма о возврате подписанных актов можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не говорится о том, что бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Их, как и раньше, необходимо составлять, но теперь в связи с каждым фактом хозяйственной жизни. Закон не требует при оформлении «первички» пользоваться исключительно унифицированными формами документов. Можно их разрабатывать самостоятельно, но при этом соблюдать требование об обязательных реквизитах. Это (часть 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

И, разумеется, первичный документ просто должен быть.