Какие документы нужно оформить при возврате денег покупателю в организации

Продавец может отказать в приеме товара, если усматривает в действиях покупателя злоупотребление правом на возврат. Например, если товар имеет явные следы использования.

В таком случае следует настаивать на составлении акта осмотра товара с указанием всех имеющихся недостатков и повреждений. Это защитит от необоснованного отказа в возврате.

Какие документы нужны для возврата денег за покупку

Чтобы вернуть товар и получить деньги, покупателю потребуются:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Оригинал кассового или товарного чека
• Заявление о возврате денежных средств

Заявление пишется в произвольной форме с указанием данных покупателя, наименования товара и причины возврата. Например:

Директору магазина “Обувь” Иванову И.И. от Петрова П.П. паспорт серия 1234 No 567890 выдан 01.01.2020 ОВД г.Москва

Прошу вернуть денежные средства в размере 5000 рублей, уплаченные мной 01.06.2022 за покупку мужских туфель размером 42. Данная обувь оказалась мне не по размеру.

Петров П.П. 01.06.2022

Если у покупателя нет чека, подтверждением покупки может послужить выписка с банковского счета при оплате картой.

Со своей стороны продавец должен составить акт о возврате товара с указанием наименования товара, причины возврата, паспортных данных и суммы возврата.

Какая проводка возврата денежных средств, возврат денег поставщику, возврат оплаты — проводки

Согласно действующему законодательству, продавец товаров, поставщик услуг обязан предоставить покупателю (заказчику) товар (услугу, работу) того качества и ассортимента, которое указано в договоре и позволяет использовать товар или результат оказанных услуг (работ) по назначению.

Какая должна быть проводка по возврату денег и товара в бухгалтерии покупателя?

В случае выявления существенных недоделок, дефектов покупатель может отказаться от исполнения условий договора в полной мере и требовать от поставщика возврата уплаченных денежных средств.

В такой ситуации покупатель должен направить в адрес поставщика письменную претензию о разрыве договорных отношений с требованием возврата уплаченных денег.

Продавец в свою очередь имеет право на возврат товара, от которого отказался покупатель.

Если необходимость возврата товара и денег произошла уже после оприходования материальных ценностей покупателем, то при положительном решении вопроса о возврате товара и денег в бухгалтерии покупателя будут сделаны проводки по соответствующим субсчетам, на основании претензии к продавцу и накладной на возвращаемый товар:

• Д-т 62 счета и К-т 90 счета — на сумму возвращаемого товара,
• Д-т 90 счета и К-т 68 — начислен НДС по возвращаемому товару.

Возврат денег поставщиком (продавцом) на расчетный счет покупателя за некачественный товар (услугу) или товар не того ассортимента будет выглядеть так:

• Д-т 51 счета и К-т 62 счета — на сумму выставленного покупателем счета на возврат товара.

Если возврат средств продавцом (поставщиком) производился непосредственно в кассе покупателя (заказчиком), то проводка возврата денежных средств будут выглядеть, как дебет 50 и кредит 62 счетов.

Проводки по возврату денег и товара в бухгалтерии поставщика (продавца)

Оприходование возвращенного товара в бухгалтерии поставщика производится на основании накладной выданной покупателем на возврат материалов (товаров):

• Д-т 60 счета и К-т 10, 41 счета — на сумму возвращенного товара,
• Д-т 19 счета и К-т 60 — отражен НДС по возвращенному товару.

Возврат денег покупателю на расчетный счет за некачественный товар или товар не того ассортимента у поставщика будет выглядеть так:

• Д-т 60 счета и К-т 51 счета — на сумму выставленного покупателем счета на возврат товара.

Если возврат средств покупателю производился непосредственно в кассе продавца то проводки будут выглядеть, как дебет 60 и кредит 50 счета.

Возврат ошибочно (излишне) уплаченных денежных средств

Возврат ошибочно перечисленных поставщику средств производится на основании письма заказчика, в котором указывается платежный документ, его номер, дата и ошибочно уплаченная сумма.

Сторона получившая ошибочную сумму производит сверку расчетов и поставки. При обнаружении лишних денег поставщик производит их возврат заказчику.

В бухгалтерии заказчика (покупателя) ошибочно перечисленные деньги отражают на 76 счете, соответствующем субсчете.

Проводка возврата денежных средств ошибочно перечисленных продавцу на расчетный счет заказчика будет выглядеть, как:

• Д-т 51 счета и К-т 76 счета — в размере излишне (ошибочно) перечисленных средств.

Возврат денег через кассу заказчика записывается оборотами по дебету счета 50 и кредиту 76 счета.

Консультацию по вопросам бухгалтерских проводок возврата финансов можно получить в организациях, специализирующихся на консультировании бухгалтеров, или налоговых органах. Квалифицированные сотрудники данных организаций ответят на любые возникающие вопросы по учету денежных средств предприятия.

Как оформить возврат товара: учет у покупателя и поставщика

На практике не редко возникает ситуация, когда покупатель по той или иной причине возвращает товар поставщику (в данном случае имеется в виду взаимоотношения между юридическими лицами). Как происходит оформление возврата товара от покупателя в бухучете поставщика? Как покупатель в своей бухгалтерии оформляет возврат товара поставщику? Бухгалтерские проводки, отражающие учет обеих сторон сделки рассмотрим в настоящей статье.

Итак, получив товар, покупатель проверяет его фактическое наличие, сравнивает с приложенными документами, проверяет целостность упаковки, правильность оформления документов и их наличие. Если его что-то не устраивает, то он может вернуть поставку продавцу.

Основание для возврата товара юридическим лицом:

• отсутствуют необходимые документы;
• неправильно заполнены приложенные документы;
• ассортимент и его количество по документам не соответствует действительности;
• нарушена упаковка, отсутствует тара;
• товар ненадлежащего качества.

Возврат товара между юридическими лицами должен быть надлежащим образом документально оформлен, в бухучете обеих сторон должны быть выполнены необходимые проводки.

Если покупатель при получении товара выявляет какие-то нарушения и несоответствия, то он должен составить акт о расхождении, для чего можно воспользоваться типовой формой ТОРГ-2. Составлять акт лучше в присутствии водителя-экспедитора.

К составленному акту о расхождении по количеству и качеству нужно приложить претензию, в которой изложить выявленные нарушения. Унифицированной формы претензия не имеет, составляется организацией самостоятельно.

После чего эти два документа передаются водителю поставщика. Либо, если возврат происходит позже, организация направляет продавцу эти документы иным способом.

Процедура возврата товара от покупателя должна сопровождаться соответствующим оформлением в бухгалтерии обеих сторон.

Как в бухгалтерии поставщика происходит учет возврата товара от покупателя?

Оформление возврата от покупателя

Возможны две ситуации:

• получив ТМЦ, организация оплатила их стоимость;
• получив ТМЦ, организация не оплатила их стоимость.

В бухучете поставщика есть некоторые различия в выполняемых проводках для этих двух случаев.

Если товар покупателем оплачен:

Рассмотрим ситуацию на примере:

Организация отгружает товар покупателю на сумму 23600 руб., в том числе НДС 3600 руб. Покупатель оплатил сумму поставки 23600 руб., потом в связи с ненадлежащим качеством он его решил вернуть. Какие проводки необходимо выполнить в бухучете поставщика?

Для оформления возврата откроем дополнительный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на котором будем учитывать претензию покупателя по ненадлежащему качеству. При принятии претензии выполняется проводка Д62 К76.

После этого все операции по продаже товара сторнируются, а оплаченные покупателем деньги ему возвращаются (проводка Д76 К51).

В данном случае введение счета 76 необходимо, после проведения процедуры сторнирования у поставщика образуется кредиторская задолженность перед покупателем, бывший покупатель становится кредитором, поэтому задолженность перед этим кредитором переводится на счет 76, после возврата денег счет 76 закроется.

Проводки по учету возврата товара от покупателя:

Если товар покупателем не оплачен:

Если покупатель не успел перечислить поставщику деньги за поставку, то поставщик просто сторнирует операции по продажи и всё. Счет 76 открывать не нужно, то есть процедура возврата несколько упрощается.

Как оформить возврат товара поставщику в бухгалтерии покупателя?

Оформление возврата поставщику

Учет данной процедуры у покупателя также должен быть правильно оформлен, выполнены необходимые бухгалтерские проводки.

Если организация приняла ТМЦ от поставщика, оприходовала их у себя в бухгалтерии, а потом выявила какие-то основания для возврата, то также необходимо провести процедуру сторнирования.

Если при этом организация еще успела и оплатить поставку, то нужно открыть дополнительный счет 76, на котором следует учитывать претензию поставщику и его задолженность, возникшую в связи с возвратом. Рассмотрим ситуацию на примере.

Пример:

От поставщика получен товар на сумму 23600, в том числе НДС 3600. Товар оприходован, оплачен, после этого выявлено его ненадлежащее качество, и он полностью возвращен поставщику. Какие проводки необходимо отразить в учете покупателя?Проводки по учету возврата товара поставщику:

Обратная продажа

Если между юридическими лицами по договору купли-продажи предусмотрена возможность покупателя вернуть товар в случае его не продажи через определенный промежуток времени, то оформление возврата товара поставщику происходит не через сторнирование, а путем обратной продажи. Данная процедура заключается в том, что покупатель продает поставщику непроданный товар по цене приобретения.

Покупатель эту процедуру оформляет в виде обычной продажи с оформлением необходимых документов.

Поставщик же при этом терпит определенные убытки, ведь при продаже товар имеет одну себестоимость, а при возврате на склад он поступает уже по продажной цене за минусом НДС. Продемонстрируем это на примере:

Пример:

Организация отгрузила ТМЦ покупателю по стоимости 23600, в том числе НДС 3600. Себестоимость проданной партии 15000. Организация товар не продала и через месяц полностью его вернула по цене приобретения, то есть по 23600 руб., в том числе НДС 3600 руб.Как видим, себестоимость при продаже была 15000 руб., а возвращен товар уже по 20000 руб., что, конечно, не выгодно поставщику.

Порядок заполнения акта возврата товара

В акте указывают:

• Данные продавца и покупателя
• Наименование товара
• Причина возврата
• Сумма возврата

Акт составляется в 2-х экземплярах и подписывается сторонами. Это юридически закрепляет факт возврата.

Возврат наличными или на карту: способы возврата денежных средств

Возврат денежных средств за товар, купленный в кредит или по банковской карте, может производиться:

• На банковский счет покупателя
• На банковскую карту
• Через платежные системы

Выдача наличных денег при безналичной оплате запрещена – это считается незаконным обналичиванием средств.

Чтобы вернуть деньги на карту, магазину необходимо:

1. Составить реестр платежей на возврат
2. Передать реестр в обслуживающий банк
3. Банк производит возврат платежа на карту

При возврате на электронные кошельки, такие как Яндекс.Деньги или QIWI, процедура аналогичная.

Таким образом, оформление возврата денежных средств – процесс небыстрый, но вполне регламентированный законом. Главное – внимательно собрать все необходимые документы со своей стороны и требовать от продавца соблюдения сроков и порядка возврата. Это позволит без проблем вернуть свои деньги.

Способы ускорения возврата денежных средств:Выбор оптимального способа возврата

Самый быстрый способ – возврат на банковскую карту. Возврат безналичным платежом занимает около 10 дней. Дольше всего идут почтовые переводы.

Покупатель возвращает бракованный товар в офлайн‑магазин

Для товаров с недостатками существуют отдельные правила и особенности возврата.

В какой срок покупатель может обратиться в магазин. По закону — в пределах срока годности или гарантийного срока. Если производитель его не установил, то в течение 2 лет после передачи товара.

Гарантийный срок начинает отсчитываться с момента передачи. Это общее правило, но есть исключение — сезонные товары: для них срок пойдет с начала сезона. Конкретные даты устанавливают власти региона, в котором находится покупатель.

Ирина в марте покупает в Москве зимние сапоги. Климатическая зима там по закону начинается 1 ноября. Тогда же начнет течь гарантийный срок.

Если же Ирина сразу уедет с обновкой в Ямало-Ненецкий автономный округ, где зима длится 8 месяцев в году, гарантийный срок для покупки стартует не в ноябре, а уже в марте.

Важное условие для возврата. Товар должен использоваться строго по назначению. Если покупатель нарушит это условие, то не сможет требовать возврата.

Однако тут все не так просто, есть два ключевых момента. Во-первых, покупатель никогда не сознается, что «мешал цемент миксером». Во-вторых, даже если сознается, это не основание для отказа. Тот факт, что товаром пользовались не по инструкции, магазину придется доказать. Если доказательств не будет, суд встанет на сторону потребителя.

Это подтверждает позиция Верховного суда. Суть дела: оператор связи переоформил телефонный номер истца на другого человека. К номеру был привязан банковский счет, и с него украли деньги. Оператор утверждал, что тот, на кого переоформили номер, пришел с нотариальной доверенностью, поэтому случившееся — вина истца. Суды первой и второй инстанций эту точку зрения поддержали, хотя в материалах дела не было ни копии доверенности, ни других доказательств ее существования. Верховный суд в своем определении от 08.02.2022 № 5-КГ21-175-К2 вернул дело на новое рассмотрение, потому что вина истца не доказана.

Когда магазин не согласен с требованиями покупателя. В таких случаях проводят экспертизу. Если с товаром что-то не так, по умолчанию он не признается некачественным или бракованным. Недостатки могут быть следствием не только производственного брака: как в примере выше, покупатель мог использовать товар не по инструкции. В таких ситуациях проверкой занимаются специальные центры и дают свое заключение.

Экспертизу проводят за счет продавца. Покупатель может присутствовать при ней, если захочет.

✍️ Совет продавцам

Прежде чем отправить товар на экспертизу, получите у покупателя письменный отказ от участия в ней. Это важно, потому что у потребителя есть право оспорить результаты экспертизы в суде. Если до этого дойдет, покупатель может заявить в суде, что его права нарушили: товар забрали и увезли непонятно куда, присутствовать при экспертизе не дали.

Если экспертиза докажет, что дефект, неисправность или поломка вещи появились, когда ей уже пользовался покупатель, он обязан компенсировать все расходы: стоимость экспертизы, доставку, транспортировку, хранение товара. Если же эксперты встанут на сторону покупателя и подтвердят брак, магазину придется удовлетворить требования потребителя.

Когда покупатель приходит с результатами экспертизы. Часто продавцы теряются и думают, что обязаны вернуть деньги. Это не так: у магазина тоже есть право провести экспертизу, если возникли сомнения. Например, в заключении товар признается бракованным, а продавец видит, что пуховик полинял, потому что его постирали при 60 градусах, хотя разрешена только сухая чистка.

В какой срок магазин должен исполнить требование покупателя. Сроки отличаются в зависимости от требования:

• 7 дней отводится на обмен, 20 дней — если нужна экспертиза;
• 10 дней — на то, чтобы принять решение сделать скидку или возместить расходы покупателя на ремонт, а также на возврат денег;
• 45 дней — максимальный срок ремонта товара с недостатками.

Как удаленно проверить, что кассиры не нарушают порядок возвратов

«В программе для магазинов Saby (СБИС) есть журнал безопасности. В нем отмечаются все операции, которые сделал сотрудник, оформляя возврат.

По отметкам в журнале можно перейти к записи с камеры видеонаблюдения, и посмотреть, что происходило в момент возврата.

Также фиксируются и другие опасные операции, например отмененные скидки. Получить мгновенный доступ к журналу можно через бесплатное приложение на смартфоне».

Екатерина Плесовских, эксперт по автоматизации розничных продаж

🙅‍♂️Когда магазин может отказать в возврате некачественного товара

Для этого есть три основания:

1. Покупатель нарушил срок предъявления претензии. Например, у сапогов сломался каблук, они 2 года пролежали в шкафу, потом про них вспомнили и пошли в магазин. Так как гарантийный срок истек, в возврате законно откажут.
2. Экспертиза установила, что недостатки товара возникли по вине покупателя. Например, клавиатура ноутбука перестала работать не из-за брака, а потому что на нее пролили кофе.
3. Покупатель заявил о недостатках, которые оговаривались при покупке. Например, уцененное пальто изначально продавали без одной пуговицы. Покупатель об этом знал, а через неделю пришел с претензией, что на пальто нет пуговицы. Это незаконное требование, продавец его удовлетворять не должен.

• Продать уцененный товар как обычный невозможно.

  Для покупателя уценка — это «О, скидка! Подумаешь, мелкая царапина на ноутбуке!» Но для магазина это сложная процедура, которая сопряжена с налоговыми рисками. Надо собрать комиссию, провести инвентаризацию, составить акт по форме ИНВ-3, заполнить приложение о недостатках, ведомость ИНВ-26 и еще кучу документов, чтобы доказать налоговой — товар уценили не просто так. Иначе могут доначислить налоги. Только после этого «веселого цирка с конями» — поставить в каталоге новые цены и отразить уценку в налоговой декларации.

  Факт уценки будет подтвержден документально, поэтому доказать обратное покупатель не сможет. Если хотите дополнительно перестраховаться, можно добавить информацию об уценке в чек.

Уценка ≠ снятие с гарантии

Если магазин продал уцененный товар, это не значит, что с продавца автоматически снимаются любые обязательства.

Рассмотрим на примере холодильника, который уценили из-за вмятины.

Если покупатель вернулся с требованием отремонтировать эту вмятину, магазин не обязан этого делать. Закон тут на стороне ритейлера.

Но если покупатель пришел с претензией, что не работает морозильная камера, тут обязательства магазина по обмену и возврату сохраняются в полном объеме.