Индекс приказов по административно хозяйственной деятельности

Школа Секретарш. В приказном порядке! Часть 1. ОРДы повелели

sikimora

Ну, здравствуйте, дорогие граждане и гражданки! Я тут поняла, что совсем зарутинилась, и настала наконец-таки пора снова хотя бы один разъясняющий пост в Школу Секретарш написать.

 Сподвигли меня на это несколько вещей.

Во-первых, благодарность от девочки из Казахстана, которая не поленилась и отправила свое сообщение через support моей милой компании.

СПАСИБО Вам, сударыня, за высокую оценку того, что я делаю! Мне честно распечатали Ваш текст, честно презентовали, мне даже очень приятно стало, что я «умничка», я записала на этой распечатке какой-то план будущего Школы Секретарш и… куда-то это все запихала, не могу найти.

Есть шанс, что мой прекрасный мущщина или мой замечательный кот как-то Вашу похвалу применили… Простите меня за эдакое разгильдяйское отношение к бумажному документу, ведь саму похвалу я приняла и она мне до сих пор приятна!

Во-вторых, то, что «Яндекс» на запрос «Школа секретарш» в топе выдает мой блог, а дальше выдает огромное количество рекламы всяческой разной про курсы. Так вот, все эти курсы – это не от Елены Ударцевой.

Это все не настоящая Школа Секретарш, а так… Но! Раз люди используют это сочетание, значит, на мой продукт – «Школа Секретарш от Елены Ударцевой» есть спрос.

Про дальнейшее рождающее предложения, думаю, все понимают…

 Вот про приказы мы сегодня и побеседуем.

Приказы, как и распоряжения, протоколы, решения относятся к организационно-распорядительной документации.

Что это такое? Организационно-распорядительный документ (ОРД) – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Это не я такую формулировку придумала. Это в ГОСТ Р–51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658) так написано.

Основная суть таких документов – организовать работу по тому или иному процессу, проходящему в организации. Для этого ставятся конкретным должностным лицам к конкретным срокам реальные в исполнении четкие и ясные задачи. Т.е.

основная идея: если такой-то товарищ будет делать так-то, а вот такой-то товарищ после этого сделает сяк-то, а еще один гражданин – вот эдак-то, то получится у нас лицензия на производство мотоцикла Yamaha XJ6 Diversion, а если еще вот тот тип вот это сделает, то еще и с АВС эту штуку производить можно будет.

 Основная разница, которую тут необходимо понять при разговоре непосредственно о приказах – это то, что приказ – инструмент глобальный.

Он может установить план по изготовлению фантиков для конфеты «А ну-ка, отними!» в количестве 57 000 шт.

, но какие именно действия должен совершать специалист при отпечатке рисунков на бумаге, или при нарезке листа на отдельные фантики – это уже в инструкции по изготовлению фантиков должно быть прописано.

Приказы по кругу вопросов, которые они решают в организации, делятся на приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении …»  (http://www.referent.ru/1/163725) хранится это все:

1)                Приказы по основной деятельности – постоянно,

2)                Приказы по личному составу (те, что оформляют трудовые отношения и оговаривают основные моменты работы (т.е. касаются условий трудового договора))  – 75 лет,

3)                Приказы по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет.

 [Сразу оговорюсь, что в этом перечне есть одна странная вроде бы формулировка: «Срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет», т.е.

организация, не являющаяся источником комплектования государственных и муниципальных архивов может хранить документы, которые по Перечню нужно хранить постоянно, чуть более 10 лет! Это прописывается в Инструкции по делопроизводству Компании и в номенклатуре дел Компании.

Если бы ваша организация являлась таким источником, то представители архивов уже сами к вам явились бы, сами ежегодные проверки устраивали бы и надзор всяческий за правильностью всего-всего, что связано с документами… Представляете, как тяжко в Администрации Президента – там любая каракуля, которую Президент на огрызке бумажном нарисовал, пока с Премьер-министром по телефону болтал, уже – историческая ценность! И ее надо всячески хранить и оберегать… На самом деле этот срок отсчитывается для таких документов либо с момента издания заменяющих документов, либо с момента расформирования (закрытия) организации. Сами подумайте, разве будет хорошо, если мы через десять лет после издания Устава организации, его уничтожим, а организация еще существует полным ходом, да и Устав еще действует… Вот, то-то и оно!]

 Т.е. по идее желательно приказы по разным вопросам хранить в разных папках, иначе говоря – формировать в разные дела, что по сути одно и то же. Тогда те, что уже отжили свое, можно будет со спокойной совестью уничтожить (когда срок хранения пройдет), а прочие – хранить дальше.

 И не нужно будет, как это прописано в основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002г. (http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651), полистно просматривать все дела (папки), вытаскивать из них то, что нужно хранить дальше, потом из вытащенного формировать новые дела (папки), а остальное уничтожать.

И, если чаще всего определить, какие именно приказы относятся к приказам по личному составу, не сложно, то все остальное становится диким лесом.

 Что относится к административно-хозяйственным вопросам? П. 10 этого прекрасного Перечня типовых управленческих архивных документов… говорит, что это вопросы:

1)                 соблюдения правил внутреннего распорядка,

2)                 эксплуатации служебных зданий,

3)                 по транспортному обслуживанию организации,

4)                 по внутренней связи,

5)                 по обеспечению безопасности организации.

Т.е.

административно-хозяйственные вопросы – это если мы вводим систему баллов за неопоздания, если устанавливаем, что в офисе можно находиться с 6 утра до 22 вечера или что необходимо 15 числа каждого месяца проверять канализационные трубы и лампы дневного освещения, если устанавливаем, что водителя директора вместе с его автомобилем можно посылать по разным важным поручениям, когда директор в командировке или в отпуске, но для этого нужно направить секретарю генерального директора запрос в такой-то форме за такое-то время, если устанавливаем сотрудникам денежный лимит при использовании корпоративной мобильной связи (500р. на нос, что выше – сам плати), если хотим назначить Иванова главным по обеспечению пожарной безопасности офиса, а Петрова – главным по экономической безопасности.

Именно из-за того, что сроки хранения распорядительных документов такие небольшие по сравнению семьюдесятью пятью годами или с вечностью (постоянно), то их можно даже не приказами, а распоряжениями обзывать, что, в принципе, одно и то же.

Что относится к приказам по личному составу (кадровым приказам)?

1.                 Те, что оформляют трудовые отношения и оговаривают основные моменты работы (т.е. касаются основных условий трудового договора), 75 л. хранения:

2.                 Те, что регулируют вопросы выполнения работы,  5 лет хранения:

УСПУД, на который я ссылаюсь в этих табличках – это не что иное, как Унифицированная система первичной учетной документации. Указанные в этой таблице документы были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

 Что относится к приказам по основной деятельности? По сути – все остальное! Дело в том, что они издаются при:

1)       реорганизации, ликвидации организации;

2)       утверждении и изменении организационной структуры и структуры штатов (назначение генерального директора, прочих первых лиц, упомянутых в уставе организации), в целях утверждения и (или) введения в действие каких-либо документов (инструкций, положений, правил, регламентов, типовых форм договоров, типовых форм вообще каких-нибудь документов, тарифов на услуги, товары, и т.д. и т.п.);

когда нужно установить срок списания для расходов будущих периодов, организовать комиссию по приемке какого-нибудь объекта или по списанию основных средств, назначить ответственного за ведение документооборота и пр.

).

Я отдельно выделю: приказы о назначении на должности первых лиц предприятиях, тех, что упоминаются в уставе (генеральный директор, его заместители или главный бухгалтер или еще кто-нибудь) – являются приказами по основной деятельности! (Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией, рассказала об этом тут – http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5429).

Еще отдельно добавлю, что если в одном приказе у нас перемешаны пункты, относящиеся к основной деятельности и к административно-хозяйственным вопросам, то документ относится к приказам по основной деятельности и хранится соответственно…

Собственно, на сегодня – все!Люблю,Ваша Лена У.sikimoraНет! Я определенно сумасшедше просто вся насквозь хочу вот на этот фильм: http://5nevest.cosmo.ru/#top.Я посмотрела трейлер, фотокадры и всякое другое.

Главное! Я посмотрела сценаристов! Я ХОЧУ НА ЭТО КИНО!Думаю, что суббота утро-день (время ланча) мне подойдет. Кто еще хочет простого смешного кино без злости и пошлости?

Поймала себя на том, что прямо-таки закидала этот фильм надеждами про его похожесть вот на это кино – http://www.kinopoisk.ru/level/1/film/472177/.

Хорошее смешное кино в нашей стране ЕСТЬ! Его мало и оно не шибко коммерческое, но оно очень задорное!

Пойду еще чего-нибудь про это кино почитаю…И Данила Козловский опять же…

• Current Location:в предвкушении

Источник: https://sikimora.livejournal.com/121411.html

Индекс приказов по административно хозяйственной деятельности

Вы здесь В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела.

Чтобы примирить всех, нужно навести порядок. Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.

Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией. Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

> > 26 февраля 2021 Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «».

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

1. ПОД (приказы по основной деятельности);
2. ПЛС (приказы по личному составу);
3. ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

1. ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
2. ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
3. ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

1. финансовые;
2. нормативные;
3. обеспечительные;
4. информационные.
5. отчетные;
6. надзорные;
7. структурные;
8. организационные;

Структурные ПОД Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования.

Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме. Нормативные ПОД Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании.

С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д. Изучайте внутрифирменные

Классификация приказов по видам и срокам хранения

Приказы относятся к распорядительным документам фирмы. Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу.

Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т».

С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности.

Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко. Во всех организациях приказы делятся на два вида:

1. по личному составу (или по персоналу).
2. по основной деятельности;

Каждый вид можно разбить ещё на несколько подкатегорий, но тут всё зависит от направления компании. Важная рекомендация Дабы не перегружать себя лишними делами, утверждайте только те формы, которые действительно вам нужны, ничего лишнего.

Приказы по основной деятельности можно разделить:

1. по хозяйственной или административной деятельности.
2. на общие по организации;
3. по отделам;

А по личному составу приказы можно разбить на такие виды:

1. увольнении;
2. об отпусках.
3. о приёме;
4. переводе;
5. по дисциплине;

И, чтобы не теряться в бумагах, приказы нужно индексировать. Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта. Например, приказы о приёме индексируются буквой «П», об увольнении – «У» и т.п.

Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии.

Сроки, например, такие:

1. по основной деятельности – 1 год;
2. приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
3. об отпусках, командировках – 5 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же. Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете посмотреть вот тут. Если вы не хотите пользоваться

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения.

Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение. В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу.

Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред.

Источник: https://indsn.ru/indeks-prikazov-po-administrativno-hozjajstvennoj-dejatelnosti-96694/

Приказы по административно хозяйственной деятельности это

Бесплатная юридическая консультация:

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

Бесплатная юридическая консультация:

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.

), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.

Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

классификатора

классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

Бесплатная юридическая консультация:

• по основной деятельности – срок хранения постоянно;
• по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
• по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.

они имеют срок хранения 5 лет.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

• ОД — Основная Деятельность,
• ЛС — Личный Состав,
• МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
• ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
• КМ — КоМандировка (обычная),
• КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
• АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

Бесплатная юридическая консультация:

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов.

Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример 1 Классификатор приказов организации

Источник: http://finurcons.ru/prikazy-po-administrativno-hozjajstvennoj/

Классификатор приказов вам поможет

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела.

Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.