+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Бизнес процесс заключения договора

Содержание

Контрагент — что это такое, понятие, виды

Бизнес процесс заключения договора

Если говорить упрощенно, контрагент – это тот, перед кем есть официальные обязательства. Когда две стороны заключают договор, контракт или иное соглашение, они оказываются в контрпозиции относительно друг друга. Не противостоят, но отдают что-то в обмен на обратную услугу. Такие взаимоотношения бывают разными, влекут особые преимущества и уступки.

Понятие контрагента для юридического лица

Вопрос, контрагент – это кто такой, возникает часто. В слове два корня: «контр» (что означает противопоставление) и «агент» (в переводе с латинского языка «действие»). То есть ответное, противоположное действие. Это суть понятия.

Подписание контракта в бизнесе считается успехом, но есть и подводные камни

В юридической или бухгалтерской практике правовое определение контрагента звучит так: это юридическое либо же физическое лицо, выступающее стороной заключаемой сделки.

Таким образом, контрагент по договору – тот, кто противостоит одному из участников договора, контракта. Например, частый вопрос, кто такой для ИП контрагент. Это любой, с кем ИП заключает договор.

Важно! Любая фирма, которая производит что-то или торгует, обзаводится контрагентами. В бухгалтерии на каждого из них заводят отдельную папку, где хранят финансовую документацию.

Говоря, кто такие контрагенты для предприятия, стоит отметить, что ими выступают не только компании-участники обмена, но и подрядчики, выполняющие работу за деньги.

Виды контрагентов и их отличия

Всех контрагентов делят на 2 группы:

Первые – это обычные юридические лица: организации, предприятия. Вторые – лица физические, у которых есть собственная продукция, услуги, методы работы и реквизиты. Кроме того, существуют понятия сотрудника и поставщика (соответственно персон и клиентов).

Самые распространенные виды контрагентов описаны ниже.

Покупатель и поставщик (либо продавец)

Отношения возникают по имущественному договору, а также договору купли-продажи. Контрагенты договариваются о цене и качестве товара, затем одна сторона обязана поставить его, а другая – оплатить. Кто в этом случае контрагент – поставщик или покупатель, зависит от позиции. Для поставщика им будет покупатель, и наоборот.

Покупатель принимает товар, только когда убедится, что он соответствует условиям сделки

Кредитор и заемщик

Они тоже обязуются предоставить услуги по договору. Кредитор дает определенную сумму, заемщик берет ее с обязательством вернуть. Срок и проценты обговариваются и фиксируются в договоре. Простейший пример таких взаимоотношений – кредит, который человек берет в банке.

Что здесь значит контрагент: арендодатель предоставляет недвижимость или, например, транспорт, а арендатор платит ему за это. Обе стороны контрагенты друг для друга.

Страховщик и страхуемый

В этом случае заключается договор о предоставлении услуг страхования. По нему страховщик обязан выплатить страхуемому условленную сумму, если у того наступит страховой случай. Страхуемый в ответ уплачивает взнос.

При страховании транспорта контрагент страховой компании – любой владелец машины

Заказчик и подрядчик

Стороны заключают договор подряда, в котором прописывают объем, качество работ, сроки и сумму оплаты. Подрядчик обязан выполнить все вовремя и качественно, заказчик – заплатить ему за это.

Грузоотправитель и грузоперевозчик

В таких отношениях сторонним партнером бывает грузополучатель. По контракту грузоотправитель продает (поставляет) некий товар, грузоперевозчик доводит его до места назначения, а грузополучатель получает. В этом случае контрагентами будут называться друг для друга все эти три стороны.

Даритель и одаряемый

Заключается договор безвозмездного дарения. Один участник сделки отдает другому имущество бесплатно и без ответных услуг.

Комитент и комиссионер

Первый нанимает второго, чтобы тот от его имени провел ряд сделок, заключил договоры. Выполнив работу, комиссионер получает вознаграждение.

Важно! Отношения комитента и комиссионера те же, что у принципала и агента. Агенту разрешено за счет принципала и от его имени совершать любые юридические действия.

Кто такой контрагент в этом случае? Это одна из сторон договора аренды или займа. Залогодержатель получает от залогодателя имущество, которое гарантирует исполнение обязательств по сделке.

В договоре прописывается гарантия сохранности заложенного имущества с возвратом после успешного закрытия сделки

В российском Гражданском кодексе прописан принцип добросовестности. То есть участники гражданско-правовых отношений должны быть честными, придерживаться ГК и иных законодательных норм.

При этом контрагентом может быть любой человек, дееспособный и правоспособный. Он должен являться гражданином России и выполнять все обязанности, предписанные ему заключенным договором.

Любая сделка заключается добровольно, без давления, шантажа и прочих незаконных действий.

Дополнительная информация. Договор может быть как письменным, так и электронным или устным, но в любом случае он должен быть зарегистрирован так, как того требует закон.

Заключение договора с контрагентом

Контрагент простыми словами – это тот, кто чрезвычайно важен для любой организации. Успешная работа с ним – путь к долгому сотрудничеству, а значит, к стабильной прибыли.

Предварительные действия

Прежде чем подписывать контракты, стороны проверяют друг друга. Перед началом работы с новыми контрагентами обязательно просят предоставить:

  • лицензию;
  • актуальные банковские реквизиты;
  • подтверждение из налоговой о добросовестности плательщика;
  • свидетельство о регистрации;
  • выписку из госреестра.

Важно! Если одного из документов нет или он вызывает сомнения, сделку заключать не стоит, чтобы потом не потерять деньги или имущество.

Тщательная проверка контрагента убережет от серьезных проблем

Чтобы убедиться в надежности контрагента, на сайте ФНС в режиме онлайн можно посмотреть:

  • зарегистрирован ли он в ЕГРЮЛ;
  • не находится ли в списке недействующих юрлиц;
  • не входит ли его адрес в список массовой регистрации;
  • действительно ли он работает по своему юридическому адресу;
  • нет ли в его руководстве дисквалифицированных лиц;
  • не собирается ли он реорганизовать или ликвидировать фирму;
  • действительны ли его ИНН и свидетельство о госрегистрации.

Процесс заключения договора

Кто такой контрагент для любой организации, понятно, но чтобы им обзавестись, нужно оформить предложение фирме или предпринимателю. Когда другая сторона его примет, начинается подготовка документов.

Заключение договора проходит в два этапа:

  1. Оферта. Это письменное предложение, которое отправляется второй стороне для ознакомления.
  2. Акцепт. Принятие оферты, согласие второй стороны на условия договора. Получив акцепт, предлагающая сторона может считать, что сделка заключена.

Как происходит расчет между сторонами

Платеж контрагенту – это то, что положено ему по договору, – оговоренная сумма денег. Варианты расчета:

  • рубли – если участник сделки зарегистрирован в РФ;
  • иностранная валюта – если он находится в другой стране (при этом валюта может быть любой в рамках договора);
  • условные единицы – если обязательства зафиксированы в долларах или евро, но расчет идет в рублях согласно курсу валют.

Порядок расчета прописывается в договоре сразу.

Обратите внимание! Расчет может происходить путем лизинга или бартера. Эти формы не популярны, но и не запрещены.

Распространенные способы оплаты:

  • Оплата по факту – контрагент получает деньги только тогда, когда выполнены все обязательства по контракту.
  • Предоплата (аванс) – одна из сторон вносит деньги полностью или частично, а остальную сумму выплачивает после исполнения второй стороной условий сделки. Основное назначение такого расчета – доказать надежность плательщика.
  • Кредит – предоставление отсрочки для оплаты. В этом случае услуга предоставляется, пока вторая сторона гасит обязательный платеж, сумма которого тоже прописана в контракте. Если она прекращает платить, то и услугу не получает до возобновления выплат. В данном случае яркий пример того, что это – контрагенты, – это мобильные провайдеры.

Все расчеты с партнерами и их результаты фиксируются в бухгалтерии

Детализация расчетов тоже бывает разной:

  • по каждому расчетному документу (когда услуга реализуется этапами или партиями);
  • целиком по одному договору.

Если товар поступил по договору вовремя и в полном объеме, для расчета применяют поручение о платеже. Когда появляются проблемы с реализацией, используют расчет по инкассо, то есть деньги передают от плательщика получателю через третье звено – банк. В этом случае банк выступает посредником и берет комиссионные.

Правила бухгалтерского учета

Работа бухгалтера начинается, как только стороны заключили договор. На каждом предприятии ведется база, в которой фиксируются наименования контрагентов, все их реквизиты и связанные с ними документы.

При учете используют разные компьютерные программы. Самые популярные для бизнеса – «Контрагенты предприятия 3.2» и «1С». В программах записаны коды ОГРН, КПП, сведения о стране регистрации партнера, контактный телефон, юридический адрес, банковские реквизиты.

При расчетах в обязанности бухгалтера входит оформление чеков, разных платежных бумаг, векселей или аккредитивов и других необходимых документов. При работе с подрядчиками бухгалтер ведет расчет с помощью ведомостей. Их закрывают, когда все средства по договору выплачены.

Важно! Информация в базах данных должна обновляться. Необходима регулярная инвентаризация задолженности партнеров, дебиторской и кредиторской. Так можно избежать нарушения прав и финансовых проблем.

Изменение или расторжение соглашений

Что такое контрагент, как ни ценный партнер. Но иногда условия меняются, и отношения между сторонами тоже.

Когда контракт перестает устраивать одну из сторон, дело может дойти до суда

Если с изменениями в условиях договора согласны обе стороны, проблем нет.

В противном случае тот, кто выступает инициатором изменения (расторжения) договора, уведомляет об этом партнера. У контрагента есть время на то, чтобы дать ответ.

Если этот срок не установлен договором или законодательно, он составляет 30 дней.

Ответ может быть в виде:

  • извещения о согласии (с изменениями или расторжением);
  • извещения с отказом;
  • извещения о согласии с предложенными изменениями, но с внесением собственных условий.

Разница между вторым и третьим вариантом лишь в том, что в последнем можно согласиться с условиями партнера. Иначе оба этих случая ведут к судебному разбирательству.

Разобраться, что же это такое – контрагенты, несложно. Трудности наступают в процессе взаимодействия. Чтобы не пришлось ходить по судам, терять деньги и ставить дело под угрозу банкротства, каждого партнера проверяют. Знание законов, понятий и ответственная бухгалтерия обезопасят предприятие.

Источник: https://ligabiznesa.ru/business/kontragent-chto-eto.html

Создаем регламент договорной работы

Бизнес процесс заключения договора

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы). 

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет: 

  1. Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

  2. Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

  3. Улучшит качество подготовки договоров.

  4. Снизит правовые риски.

  5. Организует защиту интересов.

  6. Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

  1. Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты. 

  2. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров.

Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников.

Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них. 

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

  • В едином документе.
  • В нескольких связанных между собой локальных актах.
  • В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
  • В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров. 

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа. 

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа. 

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений. 

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний.

Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы.

Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора. 

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают. 

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений. 

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты: 

  1. Порядок подготовки проектов договоров.

  2. Процедуры проверки контрагентов.

  3. Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

  4. Согласование договоров с контрагентами.

  5. Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

  6. Организацию исполнения договоров.

  7. Контроль за исполнением договоров.

  8. Порядок претензионно-исковой работы.

  9. Хранение и архивирование.

Продумайте заранее: 

  1. Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

  2. Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

  3. Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

  4. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

  5. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. 

  6. Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст). 

  8. Порядок внесения договоров в реестр договоров. 

На что нужно также обратить внимание:

  1. Учесть особенности и условия работы компании.

  2. Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

  3. Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

  4. Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров. 

  5. Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

 Что важно юристам:

  1. Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики. 

  2. Обеспечить соответствие договора интересам компании.

  3. Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

  4. Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

  5. Подтвердить исполнение договора.

  6. Предусмотреть риски.

  7. Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

  8. Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

  1. Заключение договора с проблемными контрагентами.

  2. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

  3. Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

  4. Истечение срока полномочий.

  5. Изъяны в доверенности.

  6. Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

  7. Потеря документов в процессе согласования исполнения.

  8. Затягивание сроков согласования договорных документов. 

  9. Нарушение сроков и этапов исполнения договора. 

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

  1. Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

  2. Разработайте формы договоров и отчетной документации.

  3. Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

  4. Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей. 

  5. Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

  6. Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание. 

  7. Внедрите систему оптимизации договорной работы

  8. Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

  9. Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

  10. Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Источник: https://uprav.ru/blog/sozdaem-reglament-dogovornoy-raboty/

Бесплатная BPM-система вместо экселек и CRM: как мы строили клиентский сервис — Личный опыт на vc.ru

Бизнес процесс заключения договора

За 8 месяцев мы описали и автоматизировали основные бизнес-процессы взаимодействия с клиентами. Без техподдержки и помощи программистов.

Ситуация, задача и ограничения

В компании 50 человек, у нас несколько направлений деятельности — разработка и техническая поддержка сайтов, подключение информационных систем, юридические услуги. Клиенты — в основном органы местного самоуправления. Сопровождаем порядка ста организаций одновременно.

Сначала управленческий учет велся в Excel, планы продаж — на ватманах. Потом перешли на гугл-таблицы. История взаимодействия с клиентами хранилась в головах сотрудников.

Команда не успевала обрабатывать постоянно увеличивающееся количество информации. Временами клиенты бывали недовольны. Мы поняли, что так больше продолжаться не может и начали поиск инструмента для организации взаимодействия с клиентами, коммуникации сотрудников и формирования отчетности.

— Бюджет на покупку, внедрение и поддержку софта не планировался.

— Заниматься проектом внедрения должен был я (менеджер, а не программист) один.

Наш офис в Волгограде. За окном Волга

Выбор решения, установка и первые шаги в процессах

Весной прошлого года я обнаружил, что на рынке появилась бесплатная версия BPM-системы, причем отечественной разработки. В систему входили модуль CRM и внутренний портал, поэтому решено было присмотреться к этому софту получше. С мыслью, что откатиться назад к таблицам мы всегда успеем.

Установить BPM-систему оказалось несложно, по принципу «далее-далее-готово». Единственный нюанс — что такое бизнес-процессы конкретно в этом продукте, мы узнали только на деле, после установки.

Для себя мы определили, что процесс — это повторяющийся поток работ из нескольких задач с участием сотрудников различных отделов. Последовательность задач определяет владелец процесса с помощью создания графических схем. Главное, бизнес-процесс должен быть направлен на создание ценности для потребителя.

Внутренний портал BPM-системы

Разобравшись, с чем именно предстоит иметь дело, мы завели в систему оргструктуру компании и «нарисовали» первые маршруты процессов в Дизайнере ELMA (приложении для моделирования).

Сначала мы экспериментировали над процессом по обработке входящих звонков. Примерно через месяц он заработал. Мы перенесли из гугла клиентскую базу, сформировали дерево документов, справочники. Стало понятно, что с ПО «есть контакт». Можно выстраивать клиентский сервис.

Примеры бизнес-процессов взаимодействия с клиентами

Бизнес-процесс «Прием входящего звонка»

Правило нашей компании: все звонки должны быть приняты. При этом специально выделенного человека на телефоне в компании нет, звонок может принять любой свободный сотрудник.

Раньше, чтобы не пропустить звонки, мы работали по такой схеме: сначала телефон звонит у одного человека, через четыре секунды, если он не берет трубку, подключаются телефоны двух других, потом — у всей компании (вместе с директором).

Часто люди забывали спросить имя звонящего, организацию, контактный номер. Данные по звонку фиксировались на квадратном стикере и «ногами» передавались в нужный отдел. Конечно, листочки постоянно терялись.

В BPM-системе мы постарались стандартизировать обработку звонков и исключить беготню с листочками, создав процесс «Прием входящего звонка». На рабочем столе пользователей в системе появилась кнопка с изображением трубки. Во время звонка сотрудник нажимает ее, после чего появляется окно с ключевыми полями — имя, суть обращения, отдел.

Специалист выбирает клиента из базы и заполняет форму. После этого информация в виде задачи с пометкой «Взять в работу» автоматически попадает в целевой отдел. Что-то забыть стало физически невозможно. Позже в одной из форм этого процесса мы настроили дополнительные вкладки.

Например, поля с данными о всех входящих звонках по конкретным клиентам и возможностью комментирования.

В результате мы получили подробные истории взаимодействия с контрагентами, которые сейчас нас нередко выручают в конфликтных ситуациях. Плюс, решили проблемы качества приема звонков и скорости передачи информации из отдела в отдел.

В момент звонка специалист заполняет поля в системе и отправляет запрос в нужный отдел. Названию отдела соответствует одна из зеленых кнопок внизу

Бизнес-процесс «Заключение договора»

Как работал отдел продаж раньше. После согласия клиента на сделку, менеджеры начинали тонуть в задачах. Типичный поток работ по одному договору:

— заполнить несколько гугл-форм (для регистрации клиента);

— присвоить номер договора;

— распечатать и отсканировать документ;

— определить его в специальную папку на файловом сервере;

— отправить скан клиенту по электронной почте;

— проконтролировать возврат подписанного документа и отправить его в бухгалтерию;

— уведомить отдел обслуживания о новой сделке.

Одновременно таких потоков у каждого менеджера могло быть около 15, но самая большая проблема была даже не в количестве, а в качестве их выполнения. На каждом этапе передачи информации случались потери: пропадали документы, неверно фиксировались данные. Все это приводило к конфликтам, особенно, с бухгалтерами. Имена некоторых сотрудников в компании становились нарицательными.

Первое, что мы сделали — сформировали в системе (простым импортом из Excel) базу клиентов. Затем проанализировали продажи и составили маршрут процесса «Заключение договора».

В результате система начала поэтапно отправлять сотрудникам задачи.

Менеджеры перестали держать в голове все шаги сделки и вручную формировать договоры — система генерирует их сама, подставляя в шаблон нужные реквизиты. Потери информации снизились в разы.

Мы вошли во вкус и продолжили дорабатывать этот процесс, расширяя функционал системы. Например, недавно добавили отделам дополнительные вкладки в стандартных формах, создали подпроцессы, которые отслеживают статусы договоров и обслуживания клиентов.

Схема процесса заключения договора в ELMA. Показаны три зоны ответственности — это прямоугольники, в границах которых находятся кубики с простыми задачами и подпроцессами

Бизнес-процесс «Обработка заявок в IT-отдел»

Раньше обращения к IT-специалистам компании поступали от клиентов либо по телефону, либо из личного кабинета на отдельном сайте.

Все заявки сотрудники фиксировали в гугл-таблице, где указывали, кто звонил, тип задачи, сроки. Монотонная ручная работа. При этом, когда специалист закрывал задачу, он не получал обратной связи от клиента.

IT-услуги трудно «пощупать», и были случаи, когда человек оставался не доволен, а мы об этом не знали.

Логика нового процесса по обработке IT-заявок похожа на «Прием входящего звонка»: данные звонков и писем из личного кабинета записываются в карточки системы и попадают в виде задач к нужным специалистам.

— мы настроили чат, в котором сотрудники и клиенты оставляют комментарии по задачам и прикрепляют файлы;

— для руководителей сделали модуль, в котором они видят список всех обращений клиентов и статусы сотрудников;

— создали форму обратной связи: после закрытия заявки клиенты, автоматически получают письма и ставят в них оценки за работу.

Сложности внедрения процессного подхода

О BPM у нас в компании поначалу не задумывались.

Было представление, что автоматизация процессов оправдана для более крупных игроков, что это дорогой софт — на его внедрение потребуется много временных и человеческих ресурсов.

Тем более, что это целая управленческая концепция, которая не работает, если сотрудники ее не разделяют. Мы же просто хотели найти что-то бесплатное, поинтереснее гугл-таблиц.

Первое время команда, действительно, скептически относилась к новому софту. Нам удалось сгладить этот момент благодаря тому, что все модули, формы, процессы вводились в работу постепенно. Мы внимательно слушали все замечания и старались их учитывать.

Установить систему и получить к ней доступ в интернете было легко: купили статический IP-адрес и настроили переадресацию порта на роутере. Вся бизнес-логика в системе открыта — не было необходимости программировать. В вопросах с простыми скриптами выручают справка и форум.

Правда, как-то под Новый год мы «сломали» базу данных, и система отказалась запускаться. Бэкапов тогда не делали — опять-таки из-за недостатка опыта. Тут помогли сотрудники компании-разработчика. Сейчас у нас появился штатный программист, который работает только с системой.

Эффект для бизнеса

Хотя мы и изначально были ориентированы на клиентов, при росте числа заказов старые методы работы уже не походили. Когда я один обслуживаю 10 клиентов, всю информацию охватить довольно легко. Но когда у меня 150 клиентов и всего 8 сотрудников, тут уже вопрос сохранения качества работы стоит значительно острее. ELMA помогла нам справиться с этой болезнью роста.

Снизилось количество бессмысленной ручной работы, потерянных договоров и конфликтов в бухгалтерии. Стало меньше «забытых» задач и звонков. При этом мы сделали важную вещь: собрали в одном месте все данные компании, которые в любой момент доступны через интернет. Это и документы по сделкам, и клиентская информация, и разного рода учеты, реестры, справочники.

Источник: https://vc.ru/life/46452-besplatnaya-bpm-sistema-vmesto-ekselek-i-crm-kak-my-stroili-klientskiy-servis

Договорная работа

Бизнес процесс заключения договора

Как пользоваться данным разделом — см. «Общие подходы к процессам».

Можно выделить следующие риски в процессе заключения договоров:

РискКраткое описаниеПоследствияТиповые недостатки СВК
Заключение невыгодного для компании договораЭтот самый значимый по последствиям риск процесса (в терминологии «цели-риски» – недостижение целей процесса). Реализация – самая разная. Особенность риска – то, что риск представляет из себя «скелет в шкафу» и в некоторых случаях не может быть выявлен, например, в рамках аудиторской проверки.Для крупного бизнеса – снижение EBITDA.Для малого и среднего бизнеса – вплоть до потери бизнеса (пример – «зашли в сеть», не учли всей экономики проекта).Недостатки контрольных процедур в других процессах (практически все процессы).Отсутствие регламентированной ответственности за контроль конкретных рисков при заключении договора (например, контроль лимитов при закупках).Заключение приложений, спецификаций и т.п. по упрощенной схеме (с минимальным количеством согласований).Возможность заключения договора без согласования (в рамках полномочий топ-менеджмента).Возможность злоупотреблений менеджмента (например, замена страниц в договоре перед подписанием).
Заключение ничтожного (оспариваемого) договораЕсли договор подписан со стороны контрагента лицом, не имеющим полномочия, либо компания внутри не соблюла требования законодательства и внутренних документов, может возникнуть спорная ситуация.Оспаривание сделки и прочий юридический геморрой.Отсутствие контроля полномочий подписанта со стороны контрагента.Возможность заключения договора без согласования (в рамках полномочий топ-менеджмента).Отсутствие контрольных процедур в юридическом отделе, приводящее к нарушению законодательства / устава либо других внутренних документов (положение о совете директоров и пр.). 
Потеря договораПри потере договора любой арбитраж – сомнительная затея.Невозможность применения штрафных санкций к контрагенту.Отсутствие контроля возвращения договора со стороны контрагента.Отсутствие единого места хранения договоров (в т.ч. спецификаций).
Неэффективная процедура заключения договораИзбыточные контрольные процедуры самых разных видов. Является сложно выявляемым риском, так как достаточно сложно сказать, что все плохо, когда деятельность кипуча, бумажек много и т.п.Размытие ответственности (виноватых не найти).Избыточный штат (вроде все при деле, но если улучшить процедуру, то человек 20 можно сократить. На внутреннем контроле никак не скажется).Отсутствие классификации договоров.Невозможность заключения договора в разумный срок, процедура согласования стандартного договора занимает более недели.Регламент заключения договора закольцован (например, предусматривает необходимость получения согласования от всех подразделений, при наличии замечаний договор необходимо направить заново).Обязательное заключение договоров для поставок на незначительные суммы (стоимость трудозатрат на согласование сопоставима или превышает стоимость договора).Излишне обширная форма обоснования договора.Отсутствует оценка ущерба от риска при заключении договора (более подробно см. комментарии к регламенту).
Отсутствие первичных документов при внутренних взаимоотношенияхВольное поведение казначейства в части перераспределения денег между юридическими лицами может приводить к тому, что по счетам обороты фантастические, а подтверждающих документов вообще нет. Необходимость срочного формирования комплекта документов при налоговых проверках.Отсутствие утвержденной схемы ФХД в больших холдингах (её часто называют «телевизором»). Отсутствие контроля наличия первичных документов (в т.ч. договоров) по зеркальным операциям в случае сложной юридической структуры.
Неконтролируемый рост себестоимости / стоимости капитальных затратОтсутствие контроля лимитов при заключении договоров (лимиты контролируются только по платежам)Неплановое снижение EBITDA. Снижение эффективности инвестиционных проектов.Отсутствие контроля лимитов при заключении договоров (по статье в 10 млн. руб. можно заключить договоров на 30 млн. руб.).

Для итогового реестра рисков можно ограничиться риском «Заключение невыгодного договора для компании», в описание включаются первые три риска.

Для других рисков:

  • неэффективность процесса согласования договоров – к какому-нибудь операционному риску «бюрократизация деятельности»;
  • отсутствие первичных документов можно отнести к риску недостоверности отчетности.

Последний риск связан не только с отсутствием контроля лимитов при заключении договоров, но и с другими рисками (списание материалов, неэффективное инвестиционное планирование). Соответственно, должен быть риск выше уровня процесса.

Регламент договорной работы – первый регламент системы внутреннего контроля. Основная задача при постановке и пересмотре положения договорной работы – безусловно, обеспечить соблюдение интересов компании. Хочется отметить, что большинство регламентов договорной работы, которые я видел – мягко говоря, избыточны с точки зрения имеющихся контрольных процедур, не говоря об объеме.

Определение суммы договора, который должен «пропускаться» по упрощенной процедуре

Минимальная сумма (в регламенте — X рублей) нужна для того, чтобы не тратить значительное время на согласование «пустяковых» договоров. У этой идеи достаточно противников.

В первую очередь, это налоговики и бухгалтерия: есть шанс, что расходы признают необоснованными (особенно в случае оплаты по счету).

Во вторую очередь, как ни странно – это внутренние контролеры, из-за опасения разбиения договоров на несколько. 

По поводу первого, то есть признания необоснованными расходов при оплате по счету — как мне кажется, ситуация надуманная, налоговая инспекция к такому будет придираться только совсем от нечего делать, да и оспорить её действия при необходимости можно. А вот разбиение договора может встречаться. В этом случае возможно введение банальной контрольной процедуры: контроль наличия договора с данным контрагентом при осуществленных платежах на сумму, более чем X руб. за текущий год. Без автоматизации данная процедура трудоемка, поэтому дополнительную контрольную процедуру вводить не нужно. Зато находки при такой организации для внутреннего аудита будут

Источник: http://svk4u.ru/?page_id=407

Описание бизнес процесса заключение договора

Бизнес процесс заключения договора

Анализ процесса Основной задачей при анализе процесса заключения договоров является устранение бюрократической волокиты, а соответственно, сокращение продолжительности процесса. Критерием разделения на типы может служить стоимость. Вместо всех согласований ввести проверку на соответствие плану и утверждение.

Автоматизируйте процесс согласования договора с клиентом с помощью нашего шаблона бизнес-процесса в Битрикс Кейс клиента Имеется компания, которой приходится часто и много согласовывать договора с клиентами. Особенностью данного процесса является поддержка итераций согласования договора — процесс должен входить в финальную стадию тогда, когда компания и клиент придут к устраивающей всех версии договора.

Оптимизация процесса заключение договоров

Автоматизируйте процесс согласования договора с клиентом с помощью нашего шаблона бизнес-процесса в Битрикс Кейс клиента Имеется компания, которой приходится часто и много согласовывать договора с клиентами. Особенностью данного процесса является поддержка итераций согласования договора — процесс должен входить в финальную стадию тогда, когда компания и клиент придут к устраивающей всех версии договора.

Вы можете собрать и настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом, который вы можете заказать тут.

Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по схеме, приведенной ниже.

Блок-схема стартовой стадии бизнес-процесса согласования договора с клиентом часть 1 из 3 : Блок-схема основной стадии бизнес-процесса согласования договора с клиентом часть 2 из 3 : Блок-схема завершающей стадии бизнес-процесса согласования договора с клиентом часть 3 из 3 : 2. Как получить файл с готовым бизнес-процессом?

Если вам нужен данный бизнес-процесс, отправьте нам заявку на его приобретение , и мы свяжемся с вами для обсуждения дальнейших действий. После получения файла выполните действия, указанные ниже.

Импортировать файл с готовым бизнес-процессом в Битрикс24 Создание бизнес-процесса в Битрикс Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов.

Выберете файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.

В результате в списке ваших бизнес-процессов для сделки появится новый, который мы только что создали: 3. Выводы Весь бизнес-процесс состоит из 3-х стадий: стартовой первая часть блок-схемы ,.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Пример процесса “Согласование договора”

Заключение договора с клиентом – процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить. Бизнес-процесс: заключение договора с контрагентом. Описав процесс заключения договора, уже проще понять (рис. ), где в нем слабые или

Написана по мотивам наших автоматизаций – постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса. Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами.

Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами: Заключили договор не по шаблонному тексту Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования И далее в этом ключе.

Заключение договора с клиентом — процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом. Согласование договора кажется максимально простым.

Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом. Зачем тут заумные бизнес-процессы? Начинаются переписки, пересылки форм, правки.

Окончил МГУ им.

Однозначного ответа на вопрос: “С какой скоростью надо менять бизнес-процессы” нет. Ответ сильно зависит от конкретной ситуации в Компании. Реинжиниринг нужен в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения.

Шаблон бизнес-процесса в Битрикс24 по согласованию договора с клиентом из сделки

Управление договорами. Бизнес-процесс: Согласование договора. В статье приводится описание схемы документооборота для договора, описание бизнес процесса и этапов работы с договором.

Описание бизнес-процессов дает прозрачность, которая необходима для проведения изменений деятельности компании без потери контроля над бизнесом. Компания Джорджа Данна помогает другим фирмам усовершенствовать их бизнес-процессы.

Описание процесса заключения договоров на предоставление рекламных услуг.

2.10. Пример. Оптимизация процесса «Заключение договоров»

Оптимизация процесса заключение договоров Абдрахманов Д. Именно разрывы в бизнес-процессах обычно приводят к конфликтам и разбирательствам на собраниях. Договор Договора услуг Финансы и банковские услуги Экономика Предприятия Договора на выполнение разных работ Организационная структура.

Необходимо провести оптимизацию процесса, сократив его продолжительность. Существующий в крупной компании процесс заключения договоров затягивается до двух недель из-за большого количества согласований. Бизнес-процесс: Заключение договора с контрагентом. Управление закупками: оптимизируем бизнес-процессы.

Описание бизнес-процесса “Заключение договоров в банке” с использованием методологии aris. Руководитель направления “Регламентация деятельности и оптимизация бизнес-процессов” “Невской.

Договор энергообеспечения предусматривает наличие определенных обязанностей каждого из участников: подача энергииресурсов потребителю К какому же типу стоит относить договор энергоснабжения?

Внутреннее регулирование бизнес-процессов по управлению долгами: основные процессы и взаимодействия, согласование и визирование договоров, регламенты и инструкции, типовые формы Каким бы длинным ни был предстоящий путь, начинается он с единственного шага.

Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять описание бизнес-процессов, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании.

Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения, например: появился или скоро появится новый продукт, заменяющий выпускаемый нашей компанией цифровые фотоаппараты пришли на смену фотоаппарату Polaroid ; на национальный рынок выходят западные банки, предоставляющие кредит в течение часа; значительно выросла заработная плата или затраты на энергоносители , и мы теряем конкурентоспособность это касается компаний, экспортирующих свою продукцию ; на региональный рынок выходят крупные столичные компании с отработанными технологиями продаж и логистики; конкуренты провели или проводят реинжиниринг и вообще готовят какой-то проект и т.

Описание и оптимизация бизнес-процессов компании

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: С чего начать описание бизнес процесса? Простая анкета вместо тех задания.

Источник: https://ano-itt.ru/ugolovno-protsessualnoe-pravo/opisanie-biznes-protsessa-zaklyuchenie-dogovora.php

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.