+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Аудит процесс формирования реестра платежей

Платежный календарь: назначение, планирование и исполнение

Аудит процесс формирования реестра платежей

Распространенная ситуация, с которой сталкиваются практически все бизнесмены: пришло время платить по счетам, а свободных денег для перечисления зарплаты, налогов и других обязательных сборов в бюджет, платежа по кредиту, аренды и др. не оказалось. Все задачи и проекты бросаются, собственникам уже не до стратегических планов – судорожно начинается поиск денег, отправляются запросы на очередные кредиты, перекредитование и др.

Всех этих текущих проблем с деньгами и «горячки» с их поиском можно легко избежать, если есть платежный календарь. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день месяца не оказалось нужной суммы для перечисления каких-то обязательных и неотвратимых платежей.

Для чего нужен платежный календарь?

Платежный календарь – один из основных инструментов оперативного финансового планирования. Для его составления используются как безналичные денежные средства, так и наличные. Период определяется для каждой компании индивидуально, в соответствии с периодичностью основных платежей.

Обычно платежный календарь составляется ежедневно с прогнозом на один или несколько месяцев. Особенностью формирования платежного календаря является его постоянная актуализация, в соответствии с фактическими данными.

Основной целью составления платежного календаря является балансирование денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления гарантировали оплату грядущих расходов, что позволяет избежать кассовых разрывов.

Кассовый разрыв – это временный недостаток денежных средств, необходимых для оплаты текущих расходов в полном объеме и точно в срок. Главные причины возникновения – неумение планировать (или полное отсутствие планирования) движение денежных потоков.

Планирование платежного календаря организации

Клиентам, находящимся у нас на бухгалтерском обслуживании, за небольшую дополнительную плату мы предлагаем воспользоваться новым сервисом управления финансами в компании – «Управленка».

Получите две недели доступа к сервису управленческого учёта “Управленка”

Все данные стекаются в «Управленку» автоматически. В сервисе клиент может видеть:

  • готовую аналитику текущих расходов;
  • календарь обязательных платежей;
  • прогноз кассовых разрывов;
  • отчетность по проектам.

Доступ к сервису осуществляется круглосуточно в режиме онлайн в личном кабинете клиента 1С-WiseAdvice.

Для целей прогноза платежей в «Управленке» есть специальный инструмент – «Платежный календарь», который позволяет планировать потоки денежных средств в наглядной и удобной форме.

В календаре можно задать два вариант отображения: «по дням» и «по неделям».

Вариант «по дням» удобен для оперативного планирования на несколько недель, вариант «по неделям» подходит для среднесрочного планирования.

В платежном календаре «Управленки» могут отображаются текущие регулярные платежи компании и рассчитанные налоговые платежи из «1С:Бухгалтерия». Добавление планируемых операций списания и поступления денежных средств осуществляется, не выходя из календаря. Операция автоматически заполнится данными выбранной строки (дата, наличные/безналичные, счет/касса, статья движения денежных средств).

Использование платежного календаря позволяет сбалансировать денежный потоки в компании простым перемещением платежей мышкой между датами и счетами.

Анализ платежного календаря организации

Проводить анализ платежного календаря в сервисе «Управленка» удобно с помощью сводного графика по денежным средствам.

Диаграмма отображает текущий по всем счетам и кассам остаток с учетом данных планирования. Если график опускается ниже нуля, запланированных поступлений недостаточно для покрытия всех выплат по организации.

Прогнозирование движения денежных средств способствует оперативному принятию мер по недопущению кассового разрыва.

Также, если на счете долгое время хранится крупная сумма денежных средств, можно запланировать ее более оптимальное использование.

Для корректировки итогового сальдо движения денежных средств в платежном календаре можно:

  • перенести платеж, перетащив значение суммы операции на нужную дату;
  • открыть операцию, и внести правки непосредственно в документ – для это достаточно дважды нажать правой клавишей мыши на сумму;
  • не открывая документа, изменить дату или счет/кассу, с которых будет проведена оплата, с помощью контекстного меню.

Важно!

Результатом формирования платежного календаря является сбалансированный план движения денежных средств, позволяющий функционировать компании без кассовых разрывов.

Исполнение платежного календаря

После подготовки платежного календаря казначей формирует реестр платежей, в соответствии с запланированными операциями. Его исполнение происходит на основании платежных поручений, отправленных в банк.

При выполнении платежа операция исключается из платежного календаря, изменяя текущий остаток денежных средств. В платежном календаре сервиса «Управленка» выводятся только запланированные суммы.

При недостатке денежных средств для выполнения всего плана платежей возможно:

  • Изменить дату планируемых платежей на более поздний срок;
  • Разделить крупные расходы на несколько платежей;
  • Запланировать получение дополнительного банковского краткосрочного кредита;
  • Использовать прочие возможности осуществления расчетов, например, расчет с помощью векселей и товарного кредита.

Автоматизация платежного календаря предприятия

Платежный календарь проще всего составить с помощью таблиц Excel.

Такой вариант формирования платежного календаря позволяет реализовать базовые инструменты для информирования собственников и принятия управленческих решений.

При этом настройка платежного календаря становится более трудоемкой задачей при росте количества платежей, поэтому Excel используется в основном для базового финансового планирования.

После автоматизации составления платежного календаря компания может полностью использовать все возможности оперативного управления денежными средствами. Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализации, внесение оперативных изменений и существенного сокращения срока подготовки реестра платежей.

Для этих целей можно использовать сервис «Управленка», функционал которого включает интерактивное управление платежным календарем.

Причем использовать его можно сразу, без настроек.

Если необходим более широкий функционал для управления денежными средствами, можно использовать различные программы, разработанных на базе «1С Предприятие». Их функционал подбирается для каждой организации в процессе внедрения.

Одной из таких систем является продукт группы компаний WiseAdvice «WA Финансист» с модулем «Управление денежными средствами».

Платежный календарь «WA Финансист» позволяет сформировать данные оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств в виде графика платежей в наглядной форме с возможностью настройки аналитики любой глубины.

Настройки платежного календаря позволяют:

  • Установить период формирования, задать его периодичность;
  • Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных Одним кликом можно вывести либо сводную информацию, либо детализировать ее до документа оперативного планирования движением денежных средств;
  • Выбрать тип платежного календаря В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
    • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
    • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
  • Настроить группировки вывода информации;
  • Установить отборы.

Платежный календарь формируется на основании согласованных заявок на расход денежных средств и заявок на их поступление. Для каждой заявки можно указать:

  • приоритет, с помощью которого заявки можно ранжировать, если денежных средств недостаточно для оплаты всех заявок;
  • вид оплаты (наличные/безналичные).

Данная система позволяет автоматически проверять заявки на соответствие бюджетам компании, бюджету договора и выполнять согласование заявки по настроенным маршрутам.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/platezhnyy-kalendar-naznachenie-planirovanie-i-ispolnenie/

Платежный календарь предприятия и график платежей в «WA: Финансист» с примерами

Аудит процесс формирования реестра платежей

Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.

Составление платежного календаря

Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.

Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.

Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel).

Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора».

Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.

Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).

Предотвращение кассовых разрывов

цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».

Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.

Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.

Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.

Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).

Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.

Платежное поручение

На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.

Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С – «WA:Финансист. Управление денежными средствами».

Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.

Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Форма платежного календаря состоит из следующих областей

Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В настройках платежного календаря можно:

  • Установить период формирования, задать его периодичность;
  • Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных, одним кликом вывести либо сводную информацию, либо детализировав её до документа оперативного планирования движением денежных средств;
  • Выбрать тип платежного календаря. В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
    • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
    • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
  • Открыть меню настроек Платежного календаря, в котором пользователь может:
    • Управлять основными настройками; Рисунок 4. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
    • Настроить группировки вывода информации; Рисунок 5. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
    • Установить отборы. Рисунок 6. Реестр платежей в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

записи прошедших вебинаров по теме «Управление денежными средствами»

Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.

В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.

Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора.

Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам.

Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.

Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.

Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке

После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.

На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».

Источник: https://www.1CashFlow.ru/platezhnyy-kalendar-reestr-platezhey-plan-dvizheniya-denezhnyh-sredstv

Регламент исполнения платежного календаря

Аудит процесс формирования реестра платежей

1.1. Назначение документа

Регламент процесса исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Условия и ограничения

2.1. Процесс исполнения платежного календаря

Работа по исполнению платежного календаря начинается с получения:

  • сотрудником компании счета от контрагента;

  • любого другого документа-основания, на основании которого будет производиться списание или выдача денежных средств.

2.2. Ограничения

2.2.1. Реестр платежей должен быть сформирован к 18-00 дня, предшествующего оплате.

2.2.2. В случае если в ходе выполнения процесса бухгалтер по работе с банком сталкивается с необходимостью замены счета либо в случае любых непредвиденных ситуаций, при проведении платежей, то он сообщает об этом руководителю финансового департамента, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3. Требования к процедурам

3.1. Формирование запроса на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу, при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

  • проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т. д., при необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;

  • проверка того, не был ли требуемый платеж уже оплачен ранее, в случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;

  • передача счета, распоряжения или иных документов, с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним, коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18-00, минимум за 2 дня до проведения необходимого платежа.

3.2. Проверка возможности осуществления платежа

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа. При этом коммерческий директор должен:

  • проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки, при необходимости уточнить данную информацию в казначействе или бухгалтерии;

  • идентифицировать платеж в платежном календаре, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;

  • сопоставить заявленные сотрудником расходы в счете с расходами в утвержденном плане платежей;

  • проверить наличие и количество кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценить приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;

  • проверить правильность отнесения тех или иных заявок по статьям бюджета. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему заявку;

  • при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и возвратить ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором и отправлена в казначейство не позднее 14-00, за 1 день до осуществления необходимого платежа.

3.3. Согласование внебюджетных платежей

3.3.1. Финансовый директор согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения запросов на данные платежи от сотрудников компании.

3.3.2. В ходе согласования запроса на платеж финансовый директор может:

  • уточнить данные о необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;

  • принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;

  • перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа, при необходимости согласовать данное решение с генеральным директором компании.

3.4. Формирование реестра платежей на следующий день

3.4.1. Сотрудники казначейства проверяют заявки на платеж, поступающие от сотрудников компании, и формируют реестр платежей на следующий день, ежедневно, на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

3.4.2. При этом сотрудники казначейства обязаны:

  • проверить заявку на соответствие бюджету и наличие визы коммерческого директора;

  • сопоставить сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье расходов;

  • проверить, оплачивались ли данные счета, распоряжения и заявки ранее. В случае если данные платежи уже совершались – уточнить необходимость повторного платежа у коммерческого директора и финансового директора компании;

  • в случае если указанные расходы учтены в плане платежей на декаду, не оплачивались ранее и по ним достаточно запланированных денежных средств, заявку завизировать, на обратной стороне указать дату;

  • сделать копии завизированных документов и передать их сотруднику, оригиналы документов остаются в казначействе.

3.4.3. За 1 день до даты, на которую формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

  • формируют реестр платежей компании на следующий день, в который в обязательном порядке включают все акцептованные заявки на платеж, в том числе и заявки на внебюджетные платежи, утвержденные финансовым директором. В случае включения в реестр внебюджетных платежей, они должны быть отмечены в специальном поле реестра платежей и платежного календаря «вне плана»;

  • информация по счетам и распоряжениям на оплату должна быть занесена в реестр платежей с разбивкой по банкам и назначениям платежей.

3.4.4. На следующий день, на который формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

  • проверяют в системе «Банк-Клиент» остаток денежных средств на расчетных счетах компании;

  • указывают в реестре платежей информацию о сумме остатков денежных средств на расчетных счетах компании по каждому банку отдельно, с указанием валют;

  • сохраняют сформированный реестр платежей (проект реестра платежей) в специальной папке и по электронной почте высылают финансовому директору ссылку на сформированный реестр.

3.5. Распределение платежей

3.5.1. Финансовый директор распределяет платежи на день, после получения реестра платежей (проекта реестра платежей) от сотрудников казначейства.

3.5.2. При распределении платежей на день финансовый директор совершает следующие основные действия:

  • знакомится с информацией об остатке денежных средств на расчетных счетах компании и реестром платежей на день;

  • на основании субъективного мнения распределяет платежи, указанные в реестре платежей, по банкам (по возможности с учетом приоритетов, установленных начальниками отделов и коммерческим директором);

  • сохраняет утвержденный реестр с распределенными платежами в специальной папке.

3.6. Проведение платежей по банку

3.6.1. Сотрудники казначейства проводят оплату счетов и распоряжений после получения сообщения от финансового директора о готовности реестра платежей.

3.6.2. При этом сотрудники казначейства выполняют следующие действия:

  • делают копию утвержденного финансовым директором реестра платежей у себя на локальном диске;

  • подписывают счета у главного бухгалтера;

  • осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»;

  • указывают факт выполнения того или иного платежа в своей копии реестра платежей;

  • не оплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно, для дальнейшего включения в реестр платежей.

3.6.3. Проведение оплат должно быть выполнено до окончания текущего банковского дня.

3.6.4. В случае если в ходе выполнения процедуры казначей сталкивается с ситуацией необходимости замены счета, то он сообщает об этом сотруднику, инициировавшему платеж.

3.6.5. В случае если в ходе оплаты счета у казначея возникают какие-либо проблемы (не проходит оплата, не хватает ДС и т. п.), он сообщает об этом руководителю финансового отдела, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3.6.6. Казначей может вернуть счет на переоформление в связи с неисполнением получателем платежа своих обязательств по договору либо в связи с наличием других нарушений.

3.7. Учет произведенных платежей и оповещение руководителей

3.7.1. Сотрудник казначейства оповещает руководителей отделов об оплаченных и неоплаченных счетах и распоряжениях на следующий день после получения реестра платежей с указанием факта оплаты:

  • в виде электронного письма информирует всех руководителей отделов о том, что из их запросов было оплачено за прошедший день, а что нет (с указанием номера заявок, даты оплаты, суммы, номера счета);

  • сводит факт оплат по реестру платежей за прошедшей день. То есть на основании своей копии реестра платежей вводит факт оплаты в изначально утвержденный реестр платежей за прошедший день.

4. Контроль выполнения

Контролирует выполнение данного регламента руководитель финансового отдела компании.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента руководитель финансового отдела проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

  • если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;

  • если нарушение связано с недобросовестным выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции согласно установленному порядку (см. положение о мотивации компании);

  • если нарушение является систематическим, разрабатывает изменения данного регламента.

Источник: https://www.buh24.com.ua/reglament-ispolneniya-platezhnogo-kalendarya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.